Rapport fra tilsyn med Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, behandling av søknader om økonomisk stønad. Evenes kommune og Tjeldsund kommune v/Nav Evenes og Tjeldsund

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Økonomisk stønad i medhold av §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, med fokus på:

• Håndtering av henvendelser/søknader.
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger.
• Vurderinger, vedtak og utbetaling av stønad, herunder fokus på barnefamilier, vilkår for stønad og refusjon i etterbetalinger av statige ytelser.

Det ble konstatert ett avvik.

Avvik:

• Evenes kommune og Tjeldsund kommune sikrer ikke at beslutninger om økonomisk stønad i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen blir foretatt i henhold til lov og forskriftskrav.

15. september 2011.

Leif Aronsen
revisjonsleder Hildegunn Estensen
revisor

 

 

Gry Roland Kjelstrup
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Evenes kommune og Tjeldsund kommune v/Nav Evenes og Tjeldsund i perioden 25. mars – 9. juni 2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med Nav etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Tilsynet vurderer virksomhetens praksis. Dersom det konstateres avvik vurderer tilsynet også om og hvordan virksomheten gjennom sin internkontroll har søkt å forebygge svikt i forvaltningen av tjenestene.

Revisjonen omfattet undersøkelser av virksomhetens praksis innen de reviderte områder, herunder:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser, som for eksempel gjennomgang av klientjournaler.

Rapporten omhandler avviket som ble funnet i revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Samarbeidsavtale om felles drift av Nav-kontor mellom Evenes og Tjeldsund kommuner ble undertegnet av kommunene henholdsvis 9. september og 23. oktober 2008. De kommunale tjenestene ved Nav-kontoret tilsvarer den minimumsløsningen som er satt i Nav-loven.

Avtalen mellom kommunene er regulert i henhold til bestemmelsene i kommuneloven kapittel 5 om vertskommunesamarbeid.

Kommunene har over tid samarbeidet om øvrige kommunale tjenester sammen med Skånland kommune i Troms, det såkalte ETS-samarbeidet.

Tjeldsund er vertskommune og Evenes samarbeidskommune. Vertskommunen er arbeidsgiver for kommunalt tilsatte ved det felles Nav-kontoret, og har fått delegert de nødvendige fullmakter fra samarbeidskommunen i henhold til dette.

Driftsutgiftene til kommunenes andel av Nav-kontoret deles mellom kommunene med halvparten på hver. Kostnader knyttet til tiltak dekkes av den kommune som tiltaket angår, og føres direkte i respektive kommunes regnskap.

Nav Evenes og Tjeldsund er lokalisert i Evenes, Bedringens vei 2, 8534 Liland.

Der er fem årsverk ved kontoret fordelt på seks stillinger. Lederen for Nav er for tiden i ett års permisjon – 90 %. En av de øvrige medarbeiderne er konstituert som leder i det aktuelle tidsrom. Kontoret er tilført vikar i 75 % stilling i denne perioden. Leder for Nav, som er ute i permisjon, og en av de øvrige medarbeiderne er kommunalt tilsatt.

Kommunene har hver for seg om lag 1350 innbyggere. Evenes er et trafikknutepunkt med Harstad/Narvik lufthavn sentralt i kommunen. I Tjeldsund er Ramsund Orlogsstasjon og Norges Brannskole lokalisert.

Det er forholdsvis få brukere av kommunale tjenester ved Nav-kontoret. Det ble oppgitt 15 til 20 personer innom kontoret i løpet av en måned. Per 1. juni var det truffet 32 vedtak i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel

Utsendt 23. mars 2011.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte

Gjennomført 8. juni 2011.

Intervjuer

Sju personer ble intervjuet herunder både leder for Nav og konstituert leder, og rådmannen i begge kommunen.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Under tilsynet ble et utvalg klientmapper gjennomgått.

Det ble gjennomført befaring ved lokalene til Nav-kontoret.

Sluttmøte

Gjennomført 9. juni 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Området for tilsynet var økonomisk stønad i medhold av §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfelle. Samt de saksbehandlingsreglene som følger av forvaltningsloven ved behandling av stønad som nevnt.

Temaet var videre avgrenset til forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger samt ivaretakelse av taushetsplikt, og avgrenset til:

• Hvordan henvendelser/søknader håndteres.
• Hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer.
• Hvordan vurderinger foretas og beslutninger treffes. Herunder fokus på barnefamilier, vilkår for stønad og refusjoner i etterbetalinger av statlige ytelser.

 

5.  Funn

Avvik:

Evenes kommune og Tjeldsund kommune sikrer ikke at beslutninger om økonomisk stønad i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen blir foretatt i henhold til lov og forskriftskrav.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• I vedtak om å tilstå økonomisk stønad settes det som hovedregel ”vilkår”.

Kommentar:

Dette er ikke vilkår i medhold av lovens § 20, men generelle opplysninger om betingelser for stønad i medhold av loven.

• I tilfelle der stønadsmottaker har utsikter til statlig ytelse med tilbakevirkende kraft tilstås stønaden som lån.

Kommentar:

Eventuell refusjon i etterbetalte ytelser er regulert i lovens § 26.

• Det ytes stønad i form av lån uten at en samtidig tar stilling til lånevilkårene, jf, § 21.

Kommentar:

Er stønaden gitt som lån eller garanti for lån, skal det i vedtaket tas inn bestemmelser om lånevilkårene, jf. § 21 tredje ledd.

• Det skilles ikke mellom vurderinger etter henholdsvis § 18 og § 19.

Kommentar:

Lovens § 18 kommer bare til anvendelse i tilfeller der vedkommende ikke selv ”kan sørge for sitt livsopphold. Selv om vilkårene i § 18 ikke er oppfylt kan det være aktuelt med stønad etter § 19. Økonomisk stønad kan i henhold til § 19 ytes i ”særlige tilfelle” til personer som ”trenger det for å kunne overvinne eller tilpasse seg en vanskelig livssituasjon.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften)
• FOR 2002-12-20 nr. 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Rundskriv 1-34/2001 – Sosial og helsedepartementet, Sosialtjenestelovens kapittel 5
• Rundskriv A-1/2011 – Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold i 2011.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom kommunene Evenes og Tjeldsund om drift av felles Nav-kontor.
• Samarbeidsavtalen mellom Nav Nordland og kommunene Evenes og Tjeldsund.
• Delegasjon fra Evenes til Tjeldsund kommune som vertskommune.
• Delegasjon fra Tjeldsund kommune til leder for Nav Evenes og Tjeldsund.
• Oversikt over tilsatte ved Nav Evenes og Tjeldsund pr 24. mai 2011.
• Rutinebeskrivelse for forvaltning av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Skjema for søknad om økonomisk stønad.
• Regnskapsoversikter for 2010:
  - Kommunale utgifter til drift av Nav Evenes og Tjeldsund fordelt på kommune.
  - Kommunevis oppsett over utgifter til sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Kommunens satser for økonomisk stønad.
• Alle vedtak om tildeling av stønad i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen for perioden 7. mars – 26. mars 2011, samt avslag på søknader om økonomisk stønad for perioden 14. februar – 26. mars 2011. (Tilsynet mottok 15 vedtak).

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tilsynet gjennomgikk et utvalg av journalnotater/mapper for enkeltbrukere, samt elektronisk journal for de samme brukerne.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Tilsynet ble meldt i brev av 23. mars 2011, det ble samtidig anmodet om oversending av dokumentasjon til tilsynet.
• Dokumenter fra Nav Evenes og Tjeldsund, oversendelse av 10.mai 2011.
• Telefonhenvendelse fra Fylkesmannen om ytterligere dokumentasjon.
• Ettersendte dokumenter fra Nav-kontoret av 24. mai 2011.
• Program for tilsynet av 24. mai 2011.

8. Tilsynet har ellers merket seg følgende:

Ressurser/intern arbeidsfordeling:

Den kommunale saksbehandler/veiledningsressursen ved Nav Evenes og Tjeldsund utgjør ett årsverk. Dette framstår som akseptabelt sett opp mot saksmengden på kommunale tjenester.

Ved kontoret skulle en i prinsippet jobbe etter en generalistmodell. Hver av medarbeiderne med ansvar for brukere fordelt etter fødselsdato, i utgangspunktet uavhengig av hvilke tjenester det var spørsmål om. I praksis var det kun den kommunalt tilsatte medarbeideren som jobbet med saker etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Øvrige medarbeidere (med unntak for leder som var i permisjon) ga uttrykk for stor usikkerhet i forhold til forvaltning av disse tjenestene. De opplevde å stå overfor en kritisk situasjon de den aktuelle medarbeideren skulle slutte og ville ha sin siste arbeidsdag ved kontoret et par uker fram i tid.

”Bakvakttelefon - sosialtelefon.”

For å være tilgjengelig på telefon hadde kontoret etablert en bakvaktsordning ved henvendelser om kommunale tjenester i Nav. Dersom den aktuelle sakebehandler ikke var tilgjengelig ble henvendelsen satt over til bakvaktstelefonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

9. Deltakere:

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Steinar Sørensen	Rådmann, Evenes	X	X	X
Geir Halvorsen	Tidligere rådmann, Tjeldsund		X
Bjørn Alling	Nylig tiltrådt rådmann, Tjeldsund	X		X
Eli Tyldum	leder for Nav p.t. i 90 % permisjon	X	X	X
Gunnar Flygel	Konstituert leder for Nav	X	X	X
Wenche Stake	Veileder	X	X	X
Bjørg Bonk	Veileder	X	X	X
Eldbjørg Berglund	Veileder	X	X	X

Fra tilsynsmyndigheten deltok:

Leif Aronsen revisjonsleder
Hildegunn Estensen revisor
Gry Roland Kjelstrup  revisor