Rapport fra landsomfattende tilsyn med Barneverntjenesten i Evenes kommune 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Undersøkelser i barneverntjenesten, jf. barnevernloven § 4-3

Evaluering av hjelpetiltak, jf. § 4-5

Barns medvirkning i forhold til disse temaene, jf. § 6-3

Avvik 1

Evenes kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Avvik 2

Evenes kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Heidi Beate Sørensen
revisjonsleder

Lise Tymi 
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Evenes kommune i perioden 08.02.2011-11.04.2011. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn initiert av Helsetilsynet. Alle fylkesmannsembetene skal gjennomføre systemrevisjon med minst tre kommuner inneværende år. Revisjonstemaene er de samme i samtlige kommuner.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Evenes kommune ligger helt nord i Nordland fylke på grensa til Troms. Det er en liten kommune på 252 kvadratkilometer med 1342 innbyggere pr. 01.01.11. Kommunen ligger i en av de mest folkerike områdene i Nord-Norge ca seks mil fra både Harstad og Narvik. Administrasjonssenteret Bogen har rundt 450 innbyggere.

Evenes kommune har et utstrakt samarbeid med nabokommunene Tjeldsund og Skånland. Mellom Evenes og Skånland kommuner er det inngått samarbeidsavtale om drift av felles barneverntjeneste fra 2009 med Evenes som vertskommune og Skånland som samarbeidskommune (ES barneverntjeneste), jf. kommuneloven § 28 b. Dette innebærer at vertskommunen får delegert myndighet til å ta avgjørelser eller å utøve virksomhet på vegne av samarbeidskommunen.

Barneverntjenesten er organisert inn under kommunens Helse- og omsorgsavdeling. Avdelingen er inndelt i åtte seksjoner: miljøtjeneste, psykisk helsevern, legetjeneste, helsestasjon, Evenes syke- og bygdeheim, kjøkken, hjemmetjeneste og barneverntjeneste. Barnevernleder innehar daglig ledelse av seksjonen både administrativt og faglig, men har ikke budsjettansvar. Dette er tillagt enhetsleder.

På tilsynstidspunktet hadde tjenesten tre saksbehandlerstillinger i tillegg til barnevernleder.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Rapporteringer fra kommunen til Fylkesmannen i Nordland på fristbrudd og antallet tiltaksplaner
• Rapporteringer fra Skånland kommune til Fylkesmannen i Troms på fristbrudd og antall tiltaksplaner
• Utskrift fra nøkkeltall fra fagprogrammet Familia pr. 28.03.11
• Saksmapper for 18 barn hvor undersøkelse enten ble avsluttet i 2010 og frem til 20.02.2011 og/eller barn som mottok hjelpetiltak pr. 31.12.2010
• Organisasjonskart
• Oversikt over møtestruktur
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Funksjonsbeskrivelser – barnevernleder og barnevernkonsulent
• Samarbeidsavtale – felles drift av barneverntjenesten i Evenes Skånland
• Sikkerhetsrutiner Evenes Skånland barneverntjeneste
• Bekreftelse på grunnopplæring i terapeutisk mestring av aggresjon
• Utskrift fra Evenes kommunes hjemmeside
• Årsmelding
• Skriftlige rutiner for saksbehandling i barneverntjenesten: mottak og behandling av meldinger, undersøkelse, plan for gjennomføring av undersøkelse, foreløpig svar, hjelpetiltak, journalføring, akutte situasjoner, krav om refusjon, samarbeid med helsestasjonstjenesten, støttekontakt, besøkshjem, tiltaksplan, arbeid med fylkesnemndssaker, godkjenning av fosterhjem, tilsynsfører, sjekkliste for refusjonsmulighet, foreløpig/fremtidig omsorgsplan, oppfølging av fosterhjem, oppfølging av vedtak om omsorgsovertakelse
• Beskrivelse av internkontrollen (ikke ferdigstilt)

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 8. februar 2011.

Åpningsmøte ble avholdt den 28. mars 2011.

Intervjuer ble gjennomført samme dag som åpningsmøtet. I alt 6 personer ble intervjuet.

Se for øvrig oversikt over deltakere under tilsynet under kap. 6.

Verifikasjoner
Tilsynsteamet gikk gjennom 18 barnevernmapper og øvrige dokumenter som nevnt under kap. 3.

Sluttmøte ble avholdt den 29. mars 2011.

5. Reviderte områder og funn

Avvik 1

Evenes kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Avvik fra følgende myndighetskrav: Barnevernloven §§ 4-3 første ledd, 6-9 første ledd, 6-4, 6-3, 6-7a tredje ledd, 2-1 andre ledd og internkontrollforskriften § 4

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen sikrer ikke at undersøkelsene gjennomføres snarest
• Kommunen undersøker ikke alle saker senest innen tre måneder. På tilsynstidspunktet var tre-månedersfristen utløpt i 10 av 20 saker, dvs 50 % av alle sakene
• Kommunen sørger ikke for at alle barn som har fylt 7 år og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, blir informert samt gitt anledning til og uttale seg før det tas avgjørelser som angår ham eller henne
• Kommunen dokumenterer ikke nødvendige og relevante opplysninger og vurderinger fortløpende i arbeidet med undersøkelsen. Det fremgår ikke alltid av dokumentasjonen hvilken hypotese kommunen har ved oppstart av undersøkelse, hvorfor det ikke er gjennomført hjemmebesøk eller samtaler med barnet
• Kommunen opplyser ikke om alvorlighetsgraden i saken ved innhenting av opplysninger og det fremkommer ikke om innhentingen skjer i form av pålegg
• Det innhentes ikke alltid skriftlig samtykke til innhenting av opplysninger i saker etter §§ 4-3, jf. 4-4
• Kommunen gir ikke systematisk skriftlig tilbakemelding til melder
• Kommunen sørger ikke systematisk for at ansatte er kjent med hvordan arbeidet med undersøkelsessaker skal gjennomføres, eventuelt ved rutiner, retningslinjer, sjekklister eller annet. Det er ikke iverksatt systematisk opplæring av nyansatte
• Kommunen sørger ikke for at alle ansatte har nødvendig kompetanse innenfor tjenestens fagprogram Familia. Det er ikke utarbeidet opplæringsplan
• Kommunen har ikke oversikt over brudd på myndighetskrav i saker vedrørende undersøkelser
• Kommunen har ikke beskrevet mål på det reviderte området, herunder mål for forbedringsarbeidet
• Kommunen har ikke gjennomført vurderinger av sårbare områder knyttet til undersøkelser, til bruk i eget forbedringsarbeid. Kommunen har utviklet skriftlige prosedyrer på området, men disse er ikke evaluert og det er uklart hvilke prosedyrer som skal følges

Avvik 2

Evenes kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Avvik fra følgende myndighetskrav: Barnevernloven §§ 4-5, 6-3, 2-1 andre ledd og internkontrollforskriften § 4

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen holder seg ikke systematisk orientert om hvordan det går med alle barn etter at hjelpetiltak er vedtatt
• Kommunen utarbeider ikke alltid tiltaksplan for alle barn med hjelpetiltak. På tilsynstidspunktet manglet det ifølge nøkkeltall tiltaksplan for 11 barn med vedtak om hjelpetiltak
• Kommunen har ikke iverksatt systematisk evaluering av hjelpetiltakene for å vurdere om de er tjenlige
• Kommunen iverksetter ikke alle vedtak om hjelpetiltak på grunn av mangel på tiltak i kommunen, herunder foreldrerettede tiltak
• Kommunen dokumenterer ikke nødvendige og relevante opplysninger og vurderinger fortløpende i arbeidet med evaluering av hjelpetiltak. Det fremgår ikke alltid av dokumentasjonen begrunnelsen for videreføring av tiltaket eller om det er gjennomført samtaler med barnet
• Kommunen sørger ikke for at alle barn som har fylt 7 år og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, blir informert samt gitt anledning til og uttale seg før det tas avgjørelser som angår ham eller henne
• Kommunen har ikke oversikt over brudd på myndighetskrav i saker vedrørende evalueringer
• Kommunen har ikke beskrevet mål på det reviderte området, herunder mål for forbedringsarbeidet
• Kommunen har ikke gjennomført vurderinger av sårbare områder knyttet til oppfølging av hjelpetiltak, til bruk i eget forbedringsarbeid. Kommunen har utviklet skriftlige prosedyrer på området, men disse er ikke evaluert og det er uklart hvilke prosedyrer som skal følges

6. Deltakere ved tilsynet

Fra Fylkesmannen deltok: rådgiver Kristin Andersen, rådgiver Lise Tymi og seniorrådgiver Heidi Beate Sørensen