Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav – behandling av søknader om økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19 ved Nav Hadsel 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Dette var igjen avgrenset til temaene forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten.

Tilsynet hadde fokus på tre underemner:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger i saksbehandlingen av søknader

Det ble funnet avvik og merknader på følgende områder:

Avvik 1

Hadsel kommune sikrer ikke at saksbehandlingen knyttet til vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad, gjøres i henhold til lov- og forskriftskrav.

Dato: 18.1.2012

Audun Hole
revisjonsleder

Gry Roland Kjelstrup
revisor

Vanja Ailin Os
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Hadsel i perioden 27.4.2011 – 17.1.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet for 2011.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hadsel kommune er en middelstor kommune i nordnorsk sammenheng, med rundt 8000 innbyggere. Næringsgrunnlaget i kommunen er knyttet til fiskerier og tjenesteproduksjon. Det offentlige servicetilbudet er relativt stort, spesielt innenfor undervisning, helse, pleie og omsorg.

Hadsel kommune inngikk samarbeidsavtale med Nav Nordland i 2008 gjennom etablering av Nav Hadsel. Etaten er organisert i 2 team; markedsteam og oppfølgingsteam. Det er omlag 8 ansatte på Nav Hadsel som på ulike måter har ansvar i forhold til forvaltningen av lov om sosiale tjenester i Nav.

I front har Nav Hadsel eget mottak hvor publikum kan henvende seg for å få informasjon, eventuelt treffe veileder/saksbehandler i tilfeller hvor dette vurderes som nødvendig. Publikum kan også henvende seg på telefon til Navs kontaktsenter.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.4.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble holdt 5.10.2011.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble holdt 6.10.2011.

Rapport sendt ut 18.1.2012

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Dette var igjen avgrenset til temaene forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger, samt ivaretakelse av taushetsplikten.

Tilsynet var delt i tre underemner:

• hvordan henvendelser/søknader håndteres
• hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• hvordan vurdering og beslutninger gjøres

5. Funn

Avvik 1:

Hadsel kommune sikrer ikke at saksbehandlingen knyttet til vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad, gjøres i henhold til lov- og forskriftskrav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 18 (stønad til livsopphold)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 19 (stønad i særlige tilfeller)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 20 (bruk av vilkår)
• Lov om sosiale tjenester i Nav § 5 (internkontroll)
• Internkontrollforskriften § 4 bokstav c, g og h (innholdet i internkontrollen)
• Forvaltningsloven § 24 (når enkeltvedtak skal grunngis) og § 25 (begrunnelsens innhold)

Avviket bygger på følgende:

• Gjennomgang av vedtakene viste manglende eller mangelfull begrunnelse i vedtak om økonomisk stønad, både i avslag og innvilgelser.
• Grunnlaget for utmåling av økonomisk stønad fremkommer som hovedregel ikke i vedtakene. Oversikten ligger ofte i saken, men sendes ikke til brukeren.
• Vedtakene viser ikke om § 18 eller § 19 er brukt som grunnlag for å innvilge stønad.
• Saksbehandlingen avslørte at det ikke var forståelse for forskjellen mellom å innvilge stønad etter § 18 og § 19.
• Manglende begrunnelse og lovhjemmel for at stønaden utbetales direkte til kreditor.
• Bruk av vilkår skjer ofte som standard, og reelle vilkår benevnes ikke som vilkår. Samtidig vises det ikke alltid til hjemmelen for å sette vilkår. Vilkår brukes feil i enkelte saker.

Kommentar:

Forvaltningsloven stiller som krav at et vedtak skal grunngis, og begrunnelsen skal gis samtidig med vedtaket. Bare dersom det ikke er grunn til å tro at mottakeren er uenig i avgjørelsen, kan begrunnelsen utelates. Forvaltningsloven § 25 setter krav til innholdet i vedtakets begrunnelse. Foruten å vise til lovhjemmelen skal det gjengis hvilket faktum som legges til grunn. I en stønadssak er inntekter og utgifter sentrale faktum. Dersom det ikke fremgår av vedtaket hvilke inntekter og utgifter som legges til grunn kan ikke mottakeren forventes å avgjøre om han er enig eller uenig i vedtaket. En begrunnelse med økonomisk oppsett er derfor nødvendig også ved innvilgelse av økonomisk sosialstønad.

Vedtakene viser til §§ 18 og 19 uten at det fremgår hvilken hjemmel som er benyttet til å innvilge stønad. I intervjuene fremkom det også at det ikke var god nok forståelse for forskjellen mellom å gi stønad til livsopphold etter § 18 og i de særlige tilfellene etter § 19. Lovens § 19 skal fange opp ulike behov for hjelp som ikke dekkes gjennom stønad til livsopphold etter § 18. Det er viktig at begrunnelsen viser til hvilken vurdering som er gjort, enten den lovbundne eller den skjønnsmessige.

Etter lov om sosiale tjenester i Nav § 5 og internkontrollforskriften § 4 bokstav c, skal kommunen sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet. Det skal også være et system som fanger opp feil i saksbehandling. Internkontrollen på området skal kontinuerlig evalueres og forbedres. Nav Hadsel hadde ikke tilstrekkelig kontroll på dette feltet, men det var enighet om at tiltak skulle iverksettes.

Tilsynet avdekket at det i en stor del av vedtakene ble satt som vilkår å stå som arbeidssøkende og levere meldekort uten at dette var individuelt vurdert. I flere saker fremkommer det at søkeren må forholde seg til vilkår som ikke kalles for vilkår eller er hjemlet etter § 20.

Utbetaling av stønad skal som hovedregel skje til den som søker. Dersom utbetaling skal skje til kreditor må dette begrunnes i vedtaket. § 21 fjerde ledd gir hjemmel for å utbetale til kreditor. Tilsynet avdekket at det rutinemessig ble utbetalt til kreditor uten at dette var nevnt i vedtaket. Nav benyttet et fullmaktsskjema for å kunne utbetale til kreditor med brukerens samtykke. Fullmaktsskjemaet ble benyttet uten at det er påført hvilket tidsrom det gjaldt for og eventuelt hvilke kreditorer det gjaldt. Dette tilsier at det ikke ble foretatt individuelle vurderinger ved utbetaling av stønaden til kreditor.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften)
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv 1-34/2001 – Sosial og helsedepartementet, Sosialtjenestelovens kapittel 5
• Rundskriv A-1/2010 av 17.12.10 – Statlege rettleiande retningsliner for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Hadsel kommune og Nav Nordland
• Organisasjonsplan for Nav Hadsel
• Delegasjon til Nav-leder på myndighetsområdet
• Oversikt over kommuneansatte ved Nav Hadsel
• Årsmelding for Nav Hadsel for 2009 og 2010
• 51 saker med vedtak om sosialstønad, herunder 9 avslagssaker
• Rutiner for behandling av søknader om økonomisk stønad, med blant annet:
  Søknadsskjema
  Standardbrev
  Dokumentasjonskrav
  Fullmakter
  Orienteringer
  Post, møte og arkivrutiner
  Delegasjon og arbeidsfordelingsrutiner

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn med forespørsel om dokumentasjon ble meldt til Nav Hadsel i brev av 27.4.2011
• Oversendelse av dokumentasjon til Fylkesmannen var datert 1.9.2011
• Den 12.9.2011 sendte Fylkesmannen program for tilsynet til Nav Hadsel
• Diverse e-poster og telefoner mellom tilsynet og Nav Hadsel vedrørende organisering av tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Gry Roland Kjelstrup, Vanja A. Os, Audun Hole og Ingunn A. Brenna (observatør).