Rapport fra tilsyn med Barneverntjenesten i Hemnes kommune 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Undersøkelser i barneverntjenesten , jf. barnevernloven § 4-3
• Evaluering av hjelpetiltak, jf. § 4-5
• Barns medvirkning i forhold til disse temaene, jf. § 6-3

Avvik 1

Hemnes kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Avvik 2

Hemnes kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Dato: 11.04.2011

Heidi Beate Sørensen
revisjonsleder

Kristin Andersen
revisor

Lise Tymi
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hemnes kommune i perioden 07.02.2011- 11.04.2011. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn initiert av Helsetilsynet. Alle fylkesmannsembetene skal gjennomføre systemrevisjon med minst tre kommuner inneværende år. Revisjonstemaene er de samme i samtlige kommuner.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hemnes kommune ligger i Nordland, med Korgen som kommunesenter. Det er ca 4600 innbyggere i kommunen.

Barneverntjenesten i kommunen er organisert i enhet for helse- og barneverntjenesten, og består av barnevernleder (sosionom), 3 barnevernkonsulenter (en sosionom, en førskolelærer og en spesialpedagog) og 0,75 merkantil ressurs.

Barneverntjenesten i Hemnes har siden 2003 vært preget av stor utskifting av personell. Kommunen opplyser at 6 personer har innehatt stilling som fagleder for barnevernet i perioden. Videre har det vært 15 barnevernkonsulenter som har begynt og sluttet i tjenesten og det har vært 8 vikarer og 4 innleide konsulenter i tjenesten. Også administrativ ledelse har vært skiftet bl.a. som følge av ulik organisering i perioden. Manglende kontinuitet har preget arbeidet, og ledelsen har nå et særlig fokus på å skape stabilitet i personalgruppa. I forbindelse med tilsynet opplyste ledelsen at de nå opplever å ha en kompetent og stabil stab, og at forutsetningene derfor er tilstede for å bedre kontinuiteten framover.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Rapportering fra kommunen til Fylkesmannen på fristbrudd og antall tiltaksplaner
• Statusrapport i fagprogrammet på tilsynstidspunktet, dvs. 22.03.2011
• Saksmapper i de 15 siste undersøkelsessakene som ble avsluttet i 2010 og fram til 20.02.2011
• Saksmappene til 15 barn som mottok hjelpetiltak pr. 31.12.2010
• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Oversikt over møtestruktur
• Årsmelding barnevern 2010
• Plan for barneverntjenesten 2011-2013
• Barnevernet personellsituasjon 2003-2010
• Oversikt over saksmengden i barnevernet i Hemnes, utarbeidet av kommunen
• Delegasjon av myndighet til barnevernleder i Hemnes kommune

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 07. februar 2011.

Åpningsmøte ble avholdt den 22. mars 2011.

Intervjuer ble gjennomført samme dag som åpningsmøtet. I alt 5 personer ble intervjuet. Se for øvrig oversikt over deltakere under tilsynet, kap. 6.

Verifikasjoner
Tilsynsteamet gikk gjennom 30 barnevernmapper og øvrige dokumenter som nevnt under kap. 3.

Sluttmøte ble avholdt 23. mars 2011.

5. Reviderte områder og funn

Avvik 1

Hemnes kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Avvik fra følgende myndighetskrav: Barnevernloven §§ 4-3 første ledd, 6-3, 6-4, 6-7 a, 2-1 andre ledd og internkontrollforskriften § 4

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen sikrer ikke alltid at det er rimelig grunn til å anta at det er grunnlag for tiltak etter barnevernloven når det besluttes å iverksette undersøkelse. Kommunen går inn i undersøkelsessaker og begrunner det i forebyggingsøyemed i enkelte tilfeller
• Kommunen dokumenterer ikke nødvendige og relevante opplysninger og vurderinger fortløpende i arbeidet med undersøkelsen. Det fremgår ikke alltid av dokumentasjonen hvilken hypotese kommunen har ved oppstart undersøkelse, hvorfor det ikke er gjennomført hjemmebesøk eller samtaler med barn
• Kommunen opplyser ikke alltid om alvorlighetsgraden i saken ved innhenting av opplysninger og det framkommer ikke om innhentingen skjer i form av pålegg
• Det innhentes ikke alltid skriftlig samtykke ved innhenting av opplysninger i saker etter §§ 4-3 jf. 4-4
• Kommunen gir ikke systematisk skriftlig tilbakemelding til melder
• Kommunen sørger ikke systematisk for at ansatte er kjent med hvordan arbeidet med undersøkelsessaker skal gjennomføres, eventuelt ved rutiner, retningslinjer, sjekklister eller annet
• Kommunen sørger ikke for at alle ansatte har nødvendig kompetanse innenfor tjenestens fagprogram Acos. Det er ikke utarbeidet opplæringsplan
• Kommunen har ikke oversikt over brudd på myndighetskrav vedrørende undersøkelser
• Kommunen har ikke beskrevet mål på det reviderte området, herunder mål for forbedringsarbeidet
• Kommunen har ikke gjennomført vurderinger av sårbare områder knyttet til undersøkelser, herunder utviklet nødvendige prosedyrer og system for avvikshåndtering til bruk i eget forbedringsarbeid

Avvik 2

Hemnes kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Avvik fra følgende myndighetskrav barnevernloven §§ 4-5, 6-3 og 2-1 andre ledd, og internkontrollforskriften § 4

Avviket er basert på følgende observasjoner

• Kommunen utarbeider ikke tiltaksplan for alle barn med hjelpetiltak
• Kommunen har ikke fullstendig oversikt over manglende tiltaksplaner på tilsynstidspunktet. Ved siste rapportering, pr. 31.12.2010, manglet 36 av 57 barn med hjelpetiltak tiltaksplan
• Kommunen dokumenterer ikke nødvendige og relevante opplysninger og vurderinger fortløpende i arbeidet med evaluering av hjelpetiltak (begrunnelse for iverksetting av tiltak og manglende evaluering av iverksatte tiltak, samtaler med barn)
• Kommunen har ikke oversikt over brudd på myndighetskrav vedrørende evalueringer av hjelpetiltak
• Kommunen har ikke beskrevet mål på det reviderte området, herunder mål for forbedringsarbeidet
• Kommunen har ikke gjennomført vurderinger av sårbare områder knyttet til evaluering av hjelpetiltak, herunder utviklet nødvendige prosedyrer og system for avvikshåndtering til bruk i eget forbedringsarbeid

6. Deltakere ved tilsynet

Fra Fylkesmannen deltok:
seniorrådgiver Heidi Beate Sørensen, rådgiver Kristin Andersen og rådgiver Lise Tymi