Rapport etter tilsyn i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen - Hemnes kommune v/Nav Hemnes - 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet og det avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller.
Tilsynet hadde fokus på tre underemner:

• Håndtering av henvendelser/søknader i mottak/front/ekspedisjon
• Innhenting av relevante opplysninger for å kunne behandle søknaden/henvendelsen
• Vurderinger og beslutninger i saksbehandlingen av søknader
• Virksomhetens internkontroll på de aktuelle områder

Det ble konstatert to avvik:

Avvik 1:

Hemnes kommune ved Nav – Hemnes ivaretar ikke taushetsplikt ved henvendelser i mottak/ekspedisjon.

Avvik 2:

Hemnes kommune sikrer ikke at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad, gjøres i henhold til lov- og forskriftskrav.

Dato: 30.januar 2012

Leif Aronsen
revisjonsleder

Gry Roland Kjelstrup
revisor

 

Vanja Os
revisor 

Marianne Frostad Nilsen
observatør

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Hemnes kommune v/Nav Hemnes 19. og 20. oktober 2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av relevante dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler de avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hemnes kommune har ca. 4 600 innbyggere.

Kommunen inngikk samarbeidsavtale med Nav Nordland om etablering av Nav Hemnes 8. desember 2008. Det er ikke foretatt endringer i samarbeidsavtalen senere.

Ved Nav-kontoret er det 11 medarbeidere, herav 4 kommunalt tilsatte. Av de kommunale stillingene er en person i midlertidig engasjement og en stilling har som hovedoppgave bosetting av flyktninger. Kontoret er oppsatt med to faste medarbeidere for behandling av saker etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Kontoret er organisert i ett mottaksteam og ett oppfølgingsteam. I mottaksteamet er det tre medarbeidere, herav en kommunal stilling. Kontoret har enhetlig ledelse.

Siden kontoret ble etablert i 2008 har det vært stor turnover i de kommunale stillingene. Manglende kontinuitet har preget arbeidet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel:
Sendt kommunen 8. juli 2011.

(Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er tatt inn i kapitlet Dokumentunderlag.)

Åpningsmøte:
Gjennomført 19. oktober 2011.

Intervjuer:
Seks personer ble intervjuet, deriblant rådmannen og Nav-leder.

Sluttmøte:
Gjennomført 20. oktober 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med forvaltning av økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Tilsynet hadde følgende fokusområder:

• Håndtering av henvendelser/søknader i mottak/front/ekspedisjon
• Innhenting av relevante opplysninger for å kunne behandle søknaden/henvendelsen
• Vurderinger og beslutninger i saksbehandlingen av søknader
• Virksomhetens internkontroll på de aktuelle områder

5. Funn

Avvik 1:

Hemnes kommune ved Nav Hemnes ivaretar ikke taushetsplikt ved henvendelser i mottak/ekspedisjon.

Avviket bygger på følgende:

• Tilsynets befaring i ekspedisjonen/mottaket.
• Intervju med medarbeidere.
• Planløsningen framstår som minimal, med korte avstander mellom mottak av henvendelser, ventesone og kø område i ekspedisjonen/mottaket.

Det var høy bevissthet på å ivareta taushetsplikten, men på grunn av de bygningsmessige forhold ikke mulig i praksis.

 

Avvik 2:

 

 

Hemnes kommune sikrer ikke at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad, gjøres i henhold til lov- og forskriftskrav.

Avviket bygger på følgende:

Gjennomgang av sakene viste manglende eller mangelfull begrunnelse i vedtak om økonomisk stønad, både i avslag og innvilgelser.

Grunnlaget for utmåling av økonomisk stønad fremkommer som hovedregel ikke i vedtakene. Oversikten ligger ofte i saken, men sendes ikke til brukeren.

Forvaltningsloven stiller som krav at et vedtak skal grunngis, og begrunnelsen skal gis samtidig med vedtaket. Bare dersom det ikke er grunn til å tro at mottakeren er uenig i avgjørelsen, kan begrunnelsen utelates. Forvaltningsloven § 25 setter krav til innholdet i vedtakets begrunnelse. Foruten å vise til lovhjemmelen skal det gjengis hvilket faktum som legges til grunn. I en stønadssak er inntekter og utgifter sentrale faktum. Dersom det ikke fremgår av vedtaket hvilke inntekter og utgifter som legges til grunn kan ikke mottakeren forventes å avgjøre om han er enig eller uenig i vedtaket. En begrunnelse med et økonomisk oppsett er derfor nødvendig også ved innvilgelse av økonomisk stønad.

Vedtakene viser ikke om § 18 eller § 19 er brukt som grunnlag for å innvilge stønad.

Vedtakene viser til §§ 18 og 19 uten at det fremgår hvilken hjemmel som er benyttet til å innvilge stønad. Lovens § 19 skal fange opp ulike behov for hjelp som ikke dekkes gjennom stønad til livsopphold etter § 18. Det er viktig at begrunnelsen viser til hvilken vurdering som er gjort, enten den lovbundne eller den skjønnsmessige.

Manglende begrunnelse og lovhjemmel for at stønaden utbetales direkte til kreditor.

Utbetaling av stønad skal som hovedregel skje til den som søker. Dersom utbetaling skal skje til kreditor må dette begrunnes i vedtaket. § 21 fjerde ledd gir hjemmel for å utbetale til kreditor. Tilsynet avdekket at det rutinemessig ble utbetalt til kreditor uten at det var truffet særskilt vedtak om det.

Bruk av vilkår skjer ofte som standard, og reelle vilkår benevnes ikke alltid som vilkår. Det vises ikke alltid til hjemmelen for å sette vilkår jf. § 20.

Klager som etter ny vurdering ikke blir tatt til følge, oversendes ikke klageinstansen (Fylkesmannen) med mindre klager aktivt melder fra om at klagen opprettholdes.

Det følger av forvaltningsloven § 33 at dersom påklaget vedtak ikke blir endret, skal dokumentene i saken sendes Fylkesmannen for endelig avgjørelse av klagesaken.

Mangelfull opplæring.

Etter lov om sosiale tjenester i Nav § 5 og internkontrollforskriften § 4 bokstav c, skal kommunen sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet. Det skal også være system for å fange opp og korrigere eventuelle feil i saksbehandlingen. Hemnes kommune hadde ikke system for introduksjon av nye medarbeidere og/eller evaluering og oppfølging underveis.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften)
• FOR-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv 1-34/2001 – Sosial og helsedepartementet, Sosialtjenestelovens kapittel 5
• Rundskriv A-1/2010 av 17.12.10 – Statlege rettleiande retningsliner for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Hemnes kommune og Nav Nordland av 8. desember 2008
• Lederpolicy m.v. i Hemnes kommune av 6. november 2007
• Utdrag av regnskap for 2009
• Oversikt over tilsatte ved Nav Hemnes
• Beskrivelse av saksflyt – de sosiale tjenester i Nav Hemnes
• Maler m.v. ved behandling av stønad i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Alle saker behandlet i medhold av §§ 18 og 19 i tidsrommet 6. – 31. mai 2011, i alt 42 saker
• Dokumentasjon i forbindelse med kommunens oppfølging av forvaltningsrevisjon prosjektet “Utbetaling av sosialhjelp – sosialtjenestens praktisering av regelverket”.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn med forespørsel om dokumentasjon ble sendt til Hemnes kommune av 8. juli 2011
• Oversendelse av dokumentasjon til Fylkesmannen av 15. september 2011
• Fylkesmannens program for tilsynet ble oversendt til kommunen 30. september 2011
• Diverse e-poster og telefoner mellom tilsynet og Nav Hemnes vedrørende gjennomføring av tilsynet

8. Tilsynet har for øvrig merket seg:

Sammenholdt med kommuner av tilsvarende størrelse er det liten kommunal bemanning ved Nav Hemnes. Stor turnover i disse stillingene har ført til manglende kontinuitet i arbeidet med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Amund Eriksen	rådmann	X	X	X
Merethe Sollund	Nav-leder	X	X	X
Synnøve Bruhaug	veileder	X	X	X
Isabell Svartvassmo	veileder	X	X	X
Steinar Schrøder	veileder	X	X	X
Bjørn Tore Jensen	veileder	X	X	X
Kjell Pedersen Øverleir	ordfører	X		X
Liss Valåmo	veileder			X
Inger Oksfjellelv	veileder			X
Gry Eli Fordelsen	veileder			X
Gyrid Grønbæk	veileder			X
Torgeir Andersen	veileder			X
Christine Trones	veileder			X

Fra tilsynet deltok:

Gry Roland Kjelstrup, Vanja A. Os, Leif Aronsen og Marianne Frostad Nilsen.