Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet. Det ble ikke konstatert avvik eller konkludert med merknader under tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer at håndtering og behandling av henvendelser/søknader om sosiale tjenester til rusmiddelavhengige skjer i henhold til lov- og forskriftskrav.
    Herunder:
    - Håndtering av henvendelser/søknader om sosiale tjenester.
    - Innhenting av relevante opplysninger for å kunne behandle søknaden/henvendelsen.
    - Vurderinger og beslutninger.
  • Om tjenestene blir utført i henhold til de beslutninger som er truffet.
    Herunder:
    - Formidling av beslutninger.
    - Levering av tjenestene.
    -Tilbakemelding fra utøvende tjenester til enheten som treffer vedtak.
  • Internkontroll.

Det ble ikke konstatert avvik eller konkludert med merknader.

Dato: 27.januar 2012

Leif Aronsen
revisjonsleder 

Randi Gundersen
revisor 

 

Sita Grepp
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Narvik kommune 9. og 10.november 2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6, jf. kommuneloven kapittel 10A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om kommunen gjennom sin internkontroll ivaretar krav som følger av de aktuelle lovbestemmelsene. Tilsynet vurderer kommunens praksis. Dersom det konstateres avvik vurderer tilsynet også om og hvordan kommunen gjennom sin internkontroll har søkt å forebygge svikt i forvaltningen av og/eller utføringen av tjenestene.

Revisjonen omfattet undersøkelser av kommunens praksis innen de reviderte områder, under dette:

  • hvilke tiltak kommunen har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfattet
  • om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av tilsendte dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser, som for eksempel gjennomgang av klientjournaler.

Dette tilsynet var sentrert om et “case” som besto av aktive vedtak om tjenester til 20 rusmiddelavhengige, og om oppfølgingen av tjenestene til de aktuelle personene.

I forbindelse med tilsynet var medarbeiderne fra fylkesmannen på omvisning i en boenhet med fire hybelleiligheter beregnet for aktive rusbrukere.

Rapporten omhandler det kun de tema det er vist til og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens samlede arbeid innenfor området sosiale tjenester til rusmiddelavhengige.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Narvik kommune har om lag 18.400 innbyggere og strekker seg over 1.910 kvadratkilometer. Kommunen er organisert i henhold til en to-nivå modell, med ett rådmannsteam og 46 enheter. Sosial-, helse- og omsorgstjenester er organisert etter en modifisert bestiller-/utførermodell. Ansvaret for å treffe beslutninger om tildeling av tjenester til rusmiddelavhengige er tillagt kommunens tildelingskontor. Tjenestene blir utført av rus- og psykiatritjenesten (ROP) i kommunen. ROP tjenesten har en oppfølgingstjeneste som følger opp enkeltvedtak innenfor området rus og psykiatri for hele kommunen.

Tildelingskontoret, som inngår i enheten Fag og forvaltning, har fire medarbeidere. Leder ved kontoret har fullmakter til å treffe vedtak innen kontorets arbeidsområde.

ROP tjenesten er egen enhet (en av 46). Foruten leder og en saksbehandler inngår medarbeiderne i ett av to team, Oppfølgingstjenester rus- og psykiatri hvor det jobber 11 medarbeidere og Døgnbemannede boliger med fokus på rus og psykiatri med 13 medarbeidere.

ROP tjenesten i Narvik kommune hadde pr 10.november oppfølging overfor 167 personer. Av disse 105 med hovedvekt på psykiatri og 62 med hovedvekt på rusrelaterte behov for tjenester. Av tjenestemottakerne hadde 36 leieforhold til boliger som var forbeholdt målgruppen rus og/eller psykiatri.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel: Sendt kommunen 8.juli 2011.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, samt dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket er opplyst i kapittelet Dokumentunderlag.

Besøk i bolig for brukere i aktiv rus:Gjennomført 8.november 2011.

Åpningsmøte:Gjennomført 9.november 2011.

Intervjuer: Ni personer ble intervjuet.

Sluttmøte: Gjennomført 10. november 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen sikrer at håndtering og behandling av henvendelser/søknader om sosiale tjenester til rusmiddelavhengige skjer i henhold til lov- og forskriftskrav.

Herunder:

  • Håndtering av henvendelser/søknader om sosiale tjenester.
  • Innhenting av relevante opplysninger for å kunne behandle søknaden/henvendelsen.
  • Vurderinger og beslutninger.
  • Om tjenestene blir utført i henhold til de beslutninger som er truffet.

Herunder:

  • Formidling av beslutninger.
  • Levering av tjenestene.
  • Tilbakemelding fra utøvende tjenester til enheten som treffer vedtak.
  • Internkontroll.

5. Funn

Det ble ikke konstatert avvik eller konkludert med merknader.

6. Regelverk

  • LOV 1991-12-13 nr. 81: Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven).
  • LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften)
  • FOR 2002-12-20 nr. 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • IS-1040 Veileder. Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester.

7. Dokumentunderlag

Kommunens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen, samt dokumentasjon som ble etterspurt under tilsynet:

  • Kommunens organisering vedrørende sosiale tjenester til rusmiddelavhengige.
    - Organisasjonskart med opplysninger om tilsatte ved Tildelingskontoret og i ROP tjenesten.
  • Delegasjon fra bystyret til rådmannen
  • Delegasjon fra rådmann til enhetsleder
  • Rutiner for behandling av søknader om helse- og omsorgs (sosiale) tjenester
  • Søknadsskjema for helse- og omsorgs (sosiale) tjenester
  • Kartleggingsskjema for hjemmebesøk
  • Kriterier for tildeling av leiligheter ved Sjøsiden og Ankenesveien
  • Prosedyre nye klienter til fordeling i enheten RoP
  • Aktive vedtak om tjenester/tiltak til 20 rusmiddelavhengige som inngikk i “caset”
  • Boligsosial handlingsplan 2009 – 2013
  • Opptrappingsplan for rusfeltet i Narvik kommune 2009 – 2014
  • Årsmelding Rop for 2009 og 2010

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Tilsynet gjennomgikk et utvalg journalnotater/mapper for de 20 personene en tidligere hadde bedt om vedtak på

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

  • Tilsynet ble meldt i brev av 8.juli 2011. Det ble samtidig bedt om oversending av dokumentasjon til tilsynet
  • Dokumenter fra kommunen, oversendelse av 19. september 2011
  • Diverse kontakt mellom tilsynet og kontaktpersonen i kommunen vedr gjennomføring av tilsynet
  • Program for tilsynet sendt kommunen 18. oktober 2011.

8. Tilsynet har for øvrig merket seg:

Kommunen jobber med å utvikle tjenestene til målgruppen; i form av botilbud, aktivitetstilbud og oppfølgingstjenestene generelt. Det er over tid satset på kompetanse i tjenesten – en av de viktigste innsatsfaktorer for kvalitet. Tilsynet har møtt engasjerte og reflekterte medarbeidere.

Behandling av saker i medhold av sosialtjenesteloven §§ 6-2, 6-2a og 6-3 er lagt til Nav kontoret i kommunen. Kommunen er i prosess for å integrere disse oppgaver med øvrige tjenester til målgruppen.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Wenche Folberg

kommunalsjef

X

X

X

Mette Nygård

leder, ROP tjenesten

X

X

X

Grethe Feragen

Leder, tildelingskontoret

X

X

X

Ragnhild Østnes

tildelingskontoret

X

X

X

Cecilia Lindsten

ROP tjenesten

X

X

X

Tom Jakobsen

X

X

X

Ellen Skarsfjord

X

X

 

Eva Josefsson

X

X

X

Marie Nilsen

X

X

X

Ellinor H. Framvik

   

X

Randi Lian

   

X

Anne-Marie Hansen

   

X

Karin Akselsen

   

X

Lindis Gansmoe

   

X

Ellen R. Olsen

   

X

May Elin Ivarjord

   

X

Fra tilsynet deltok:

Leif Aronsen, Randi Gundersen og Sita Grepp.