Rapport fra landsomfattende tilsyn med Barneverntjenesten i Rana kommune 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Undersøkelser i barneverntjenesten, jf. barnevernloven § 4-3
• Evaluering av hjelpetiltak, jf. § 4-5
• Barns medvirkning i forhold til disse temaene, jf. § 6-3

Avvik 1

Rana kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Avvik 2

Rana kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Dato: 11.04.2011

Heidi Beate Sørensen
revisjonsleder

Lise Tymi
revisor

Kristin Andersen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Rana kommune i perioden 07.02.2011-11.04.2011. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn initiert av Helsetilsynet. Alle fylkesmannsembetene skal gjennomføre systemrevisjon med minst tre kommuner inneværende år. Revisjonstemaene er de samme i samtlige kommuner.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rana kommune ligger i Nordland fylke. Kommunen strekker seg over 4463 km2 og er landets 4. største kommune. Befolkningen i Rana økte kraftig med anleggelsen av Norsk Jernverk i Mo i Rana. Da byggingen av jernverket ble vedtatt i 1946, bodde det ca. 9000 personer i området som senere ble Rana kommune. 20 år senere var folketallet oppe i 23.000, og siden midten av 1970- årene har kommunens innbyggertall ligget på rundt 25.000.

Kommunen har fått særskilt oppfølging av Fylkesmannen gjennom flere år på grunn av gjentatte fristoversittelser. I 2006 ble kommunen bøtelagt for brudd på myndighetskravene for dette forhold etter bestemmelsene i barnevernloven § 6-9.

Barneverntjenesten er organisert inn under kommunens Helse- og sosialavdeling. Sosialavdelingen er inndelt i fire seksjoner: rustjenesten, krisesenter, flyktningetjenesten og barneverntjenesten. Sosialsjefen er også barnevernleder. I henhold til kommunens delegasjonsreglement datert 11.11.1999 er sosialsjefen leder for barneverntjenesten og den som har myndighet til å fatte akuttvedtak etter barnevernloven §§ 4-6 annet ledd, 4-9 første ledd og 4-25 annet ledd. Seksjonsleder innehar daglig ledelse av seksjonen både administrativt og faglig. Seksjonsleder har beslutningsmyndighet i enkeltsaker med unntak av hastevedtak som er tillagt leder for barneverntjenesten, og de saker hvor loven krever behandling for fylkesnemnda. Seksjonsleder/barnevernkonsulent er partsrepresentant i fylkesnemnda.

På tilsynstidspunktet bestod barneverntjenesten av et undersøkelsesteam, et tiltaksteam og et omsorgsteam. Det er knyttet i alt 22 fagstillinger samt 1 merkantil til barneverntjenesten.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Rapporteringer fra kommunen til Fylkesmannen på fristbrudd og antallet tiltaksplaner
• Utskrift fra nøkkeltall fra fagprogrammet Familia pr. 24.03.2011
• Saksmappene i de 15 siste undersøkelsessakene som ble avsluttet i 2010 og frem til 20.02.2011
• Saksmappene til 15 barn som mottok hjelptiltak pr. 31.12.2010
• Organisasjonskart
• Oversikt over møtestruktur
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Rana kommunes økonomiplan 2011-2014
• Opplæringsplan
• Virksomhetsplan 2011
• Skriftlige rutiner: undersøkelser, undersøkelsesmøter, tiltaksplaner, midtveisevaluering tiltaksplaner, sluttevaluering tiltaksplaner, evalueringsskjema for besøkshjem, spørreskjema for tilbakemelding til barnehager
• Beskrivelse av internkontrollen, sist revidert 26.02.2011
• Skjema for brukerundersøkelser henlagte saker
• Liste over avviksområder
• Saksliste for ledermøte i barnevernet
• Saksliste for ukentlige fellesmøter i barnevernet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 7. februar 2011.

Åpningsmøte ble avholdt den 24. mars 2011.

Intervjuer ble gjennomført samme dag som åpningsmøtet. I alt 7 personer ble intervjuet.

Se for øvrig oversikt over deltakere under tilsynet under kap. 6.

Verifikasjoner
Fylkesmannen gikk gjennom 30 barnevernmapper og øvrige dokumenter som nevnt under kap. 3.

Sluttmøte ble avholdt den 25. mars 2011.

5. Reviderte områder og funn

Avvik 1

Rana kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Avvik fra følgende myndighetskrav: Barnevernloven §§ 4-3 første ledd, 6-9 første ledd, 6-4, 6-3, 6-7a tredje ledd, 2-1 andre ledd og internkontrollforskriften § 4

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen gjennomfører ikke undersøkelsene snarest. Kommunen har opprettet venteliste for undersøkelser, i tråd med kommunens VP for barneverntjenesten 2011, punkt 6.7. På tilsynstidspunktet var det i følge nøkkeltall 13 barn på ventelisten. Ved siste rapportering til Fylkesmannen ved utgangen av 2010, hadde kommunen i gjennomsnitt en ventetid på 61 dager før undersøkelse ble iverksatt
• Kommunen undersøker ikke alle saker senest innen tre måneder. På tilsynstidspunktet var tre-månedersfristen utløpt i minst 25 av 64 saker, dvs 39 % av alle sakene
• Kommunen gir ikke systematisk skriftlig tilbakemelding til offentlig melder etter endt undersøkelse
• Kommunen sørger ikke for at alle barn som har fylt 7 år og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, blir informert samt gitt anledning til og uttale seg før det tas avgjørelser som angår ham eller henne
• Kommunen dokumenterer ikke nødvendige og relevante opplysninger og vurderinger fortløpende i arbeidet med undersøkelsen. Det fremgår ikke alltid av dokumentasjonen hvorfor det ikke er gjennomført hjemmebesøk eller samtaler med barnet
• Kommunen opplyser ikke om alvorlighetsgraden i saken ved innhenting av opplysninger fra andre instanser og opplyser ikke om innhentingen skjer i form av pålegg.
• Kommunen har ikke beskrevet mål utover det som fremgår som lovkrav i barnevernloven på det reviderte området. Det er ikke utarbeidet mål for forbedringsarbeidet
• Rana kommune har oversikt over områder i barneverntjenesten hvor det er fare for svikt og mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. De tiltak som er iverksatt har imidlertid ikke vært tilstrekkelige til å rette opp og forebygge overtredelser av barnevernlovgivningen
• Rana kommune har ikke systematisk rapportering fra barneverntjenesten til rådmannen på det reviderte området

Kommentarer:

Det fremgår av barnevernloven § 2-1 fjerde og femte ledd at det i hver kommune skal være en administrasjon med en leder som har ansvar for oppgaver etter loven. Administrasjonen skal utføre det daglige løpende arbeid, herunder gi råd og veiledning, treffe vedtak i henhold til loven, eventuelt innstille til vedtak, forberede saker for fylkesnemnda og iverksette og følge opp tiltak.

I Rana kommune tar ikke barnevernleder del i det daglige løpende arbeid i barneverntjenesten. Det er seksjonsleder som innehar daglig ledelse av seksjonen både administrativt og faglig. En slik ordning anses i strid med barnevernlovens intensjon og er dessuten egnet til å skape uklare ansvarsforhold i virksomheten.

Når det gjelder Rana kommunes internkontroll er kravet om at den skal kunne dokumenteres i den form og omfang som er nødvendig oppfylt. Kommunen avdekker feil og evaluerer også sine prosedyrer. Dersom internkontrollen skal fungere og ha en hensikt, må imidlertid de feil og mangler som avdekkes også rettes opp for å forebygge videre overtredelse av barnevernlovgivningen, jf. internkontrollforskriften § 5 og 4 bokstavene c, g og h. De observasjoner som nevnes ovenfor viser at dette ikke fungerer på det reviderte området.

Avvik 2

Rana kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift

Avvik fra følgende myndighetskrav: Barnevernloven §§ 4-5, 6-3, 2-1 andre ledd og internkontrollforskriften § 4

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen holder seg ikke systematisk orientert om hvordan det går med alle barn etter at hjelpetiltak er vedtatt
• Kommunen utarbeider ikke tiltaksplan samtidig med vedtaket om hjelpetiltak.
• På tilsynstidspunktet manglet det ifølge nøkkeltall tiltaksplan for 76 barn med vedtak om hjelpetiltak
• På tilsynstidspunktet hadde kommunen to ventelister for barn med vedtak om hjelpetiltak. På den ene listen ventet ca. 40 barn med vedtak på oppfølging, enten i form av tiltak eller saksbehandler. På den andre ventelisten stod oppført barn med tiltak som barneverntjenesten har vurdert som ikke i behov for jevnlig oppfølging
• Kommunen dokumenterer ikke nødvendige og relevante opplysninger og vurderinger fortløpende i arbeidet med evaluering av hjelpetiltak. Det fremgår ikke alltid av dokumentasjonen begrunnelsen for videreføring av tiltaket eller om det er gjennomført samtaler med barnet
• Kommunen sørger ikke for at alle barn som har fylt 7 år og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, blir informert samt gitt anledning til og uttale seg før det tas avgjørelser som angår ham eller henne
• De observasjoner som er beskrevet under de siste fire kulepunktene under avvik 1, -gjør seg tilsvarende gjeldende under dette avviket

6. Deltakere ved tilsynet

Fra Fylkesmannen deltok: rådgiver Kristin Andersen, rådgiver Lise Tymi og seniorrådgiver Heidi Beate Sørensen