Rapport fra tilsyn med Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, behandling av søknader om økonomisk stønad - Vågan kommune ved NAV-Svolvær - 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Økonomisk stønad i medhold av §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, med fokus på:

• Håndtering av henvendelser/søknader.
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger.
• Vurderinger, vedtak og utbetaling av stønad, herunder fokus på barnefamilier, vilkår for stønad og refusjon i etterbetalinger av statige ytelser.

Det ble ikke konstatert avvik.

Det ble gitt en merknad.

• Merknad: Kravet til at saken (vedtaket) skal være godt opplyst er i noen tilfelle ikke innfridd.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Noe manglende redegjørelser/begrunnelser i enkelte vedtak når det gjelder utmåling av stønad og ved fastsetting av vilkår, herunder henvisning til hjemmelsgrunnlag for bruk av vilkår.

20.juni 2011.

Leif Aronsen
revisjonsleder

Finn Asbjørn Trones
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Vågan kommune v/NAV-Svolvær i perioden 7.februar – 20.juni 2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Tilsynet vurderer virksomhetens praksis. Dersom det konstateres avvik vurderer tilsynet også om og hvordan virksomheten gjennom sin internkontroll har søkt å forebygge svikt i forvaltningen av tjenestene.

Revisjonen omfattet undersøkelser av virksomhetens praksis innen de reviderte områder, herunder:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser, som for eksempel gjennomgang av klientjournaler.

Rapporten omhandler merknaden som ble gitt revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

NAV-Svolvær ble etablert med virkning fra 13.november 2008. De kommunale tjenestene ved NAV-kontoret minimumsløsningen som er satt i NAV-loven.

NAV–Svolvær er organisert i mottaksteam og oppfølgingsteam, hver av disse med en teamleder. Enhetene har brei kompetanse og består av medarbeidere både fra stat og kommune. I mottaksteamet er det10 stillinger, herav 2 kommunale. I oppfølgingsteamet 8 stillinger, herav 2 kommunale.

Kommunen omfatter nesten hele Austvågøy, Gimsøy, Henningsvær og Skrova, samt en liten del av Hinnøy. Ved utgangen av 2010 var det 9030 innbyggere i Vågan.

Kommunesenteret Svolvær er Lofotens ”hovedstad” og en viktig innfallsport for en økende turisttrafikk til regionen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel
Utsendt 7.februar 2011.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte
Gjennomført 5.mai 2011.

Intervjuer
Åtte personer ble intervjuet herunder NAV-leder, og rådmannen i kommunen.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Under tilsynet ble et utvalg klientmapper gjennomgått.

Det ble gjennomført befaring ved lokalene til NAV-kontoret.

Sluttmøte
Gjennomført 6.mai 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Området for tilsynet var økonomisk stønad i medhold av §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfelle. Samt de saksbehandlingsreglene som følger av forvaltningsloven ved behandling av stønad som nevnt.

Temaet var videre avgrenset til forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger samt ivaretakelse av taushetsplikt, og avgrenset til:

• Hvordan henvendelser/søknader håndteres
• Hvordan kartlegging/innhenting av relevante opplysninger skjer
• Hvordan vurderinger foretas og beslutninger treffes. Herunder fokus på barnefamilier, vilkår for stønad og refusjoner i etterbetalinger av statlige ytelser

5. Funn

Merknad:

Kravet til at saken (vedtaket) skal være godt opplyst er i noen tilfelle ikke innfridd.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Noe manglende redegjørelser/begrunnelser i enkelte vedtak når det gjelder utmåling av stønad og ved fastsetting av vilkår, herunder henvisning til hjemmelsgrunnlag for bruk av vilkår.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften)
• FOR 2002-12-20 nr. 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Rundskriv 1-34/2001 – Sosial og helsedepartementet, Sosialtjenestelovens kapittel 5
• Rundskriv– Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold i 2011.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtalen mellom NAV Nordland og Vågan kommune av 21.oktober 2008.
• Organisasjonsplan NAV Svolvær. Herunder oversikt over tilsatte ved kontoret med angivelse av medarbeidernes arbeidsområder.
• Delegasjonsreglement Vågan kommune.
• Fullmakt fra Vågan kommune til leder for NAV Svolvær.
• Intern delegasjon ved NAV Svolvær.
• Intern møtestruktur ved NAV Svolvær.
• Kompetanseplan 2011 NAV Svolvær (felles for NAV kontorene i Nordland).
• Generelle rutiner for NAV kontor.
• Oversikt over vakt/betjening i mottaket uke 18/2011.
• Rutinebeskrivelser for behandling av søknader om stønad i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, fra søknad til vedtak om utbetaling.
• Skjema for søknad om stønad.
• Kommunens satser for økonomisk sosialhjelp.
• Alle vedtak om tildeling av stønad i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen for perioden 10. – 21.januar 2011, samt avslag på søknader om økonomisk stønad for perioden 10.jnsanuar – 4.februar 2011. (Tilsynet mottok 47 vedtak).

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tilsynet gjennomgikk et utvalg av journalnotater for enkeltbrukere.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Tilsynet ble meldt i brev av 7.februar 2011, det ble samtidig anmodet om innsending av dokumentasjon.
• Dokumenter fra Vågan kommune/NAV Vågan av 15.mars 2011.
• Program for tilsynet av 5.april 2010.
• Diverse korrespondanse pr e-post.

8. Tilsynet har ellers merket seg følgende

Klientutvalg:

Kommunen har klientutvalg. Utvalget behandler blant annet klager i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Fullmakten fra kommunen til NAV Svolvær for forvaltning av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen er gitt til NAV leder. Her framkommer ingen opplysninger eller henvisninger til klientutvalget.

Ressurser:

Den kommunale ressursen ved NAV Svolvær utgjør fire årsverk. Dette framstår som lite sammenlignet med kommuner av tilsvarende størrelse. De aktuelle medarbeiderne har jobbet sammen over tid, har godt kjennskap til kommunen og sine arbeidsområder. Saksbehandlingstiden for økonomisk stønad er kort, de fleste søknader avgjøres innen en til to uker.

”Bakvakttelefon - sosialtelefon.”

For å være tilgjengelig på telefon hadde kontoret etablert en bakvaktsordning ved henvendelser om kommunale tjenester i NAV. Dersom den aktuelle sakebehandler ikke var tilgjengelig ble henvendelsen satt over til bakvaktstelefonen.

Normer:

Kommunen har med virkning fra 1.februar 2011 fastsatt normer for økonomisk stønad tilsvarende de veiledende satser som er tilrådd fra departementet.

Internkontroll, rapporteringssystem m.v.

På bakgrunn av omfanget av disse tjenestene framsto grad av skriftliggjøring som beskjeden. Tilsynet fikk inntrykk av tjenesten gjennomgående holdt god kvalitet, båret oppe av ”drøftingsmøter” , god kompetanse og lokalkunnskap. Tidligere praksis med utbredt utbetaling til kreditor er innskjerpet, og skjer bare unntaksvis og for den alt overveiende del etter særskilt vurdering og vedtak om utbetalingsmåte.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

9. Deltakere ved tilsynet

Fra tilsynsmyndigheten deltok:

Finn Asbjørn Trones, Revisor 
Leif Aronsen, Revisjonsleder