Rapport fra tilsyn med kommunale helsetjenester til voksne med psykiske lidelser i Vega kommune 2011

Sammendrag

Helsetilsynet i Nordland gjennomførte tilsyn med tjenestetilbudet til voksne personer med psykiske lidelser i Vega kommune i perioden 14.12.2010 til 12.05.2011.

Tilsynet har undersøkt om og hvordan kommunen sikrer at krav i helselovgivningen etterleves i de ulike faser av tjenestetilbudet til voksne med alvorlige psykiske lidelser som bor utenfor institusjon. Tilsynet har undersøkt følgende områder:

Oppstartfasen:

tilgjengelighet, håndtering av nye henvendelser; planlegging, utredning og beslutning

Iverksettingsfasen:

 fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen:

oppfølging av tjenestemottakere, revurdering av behov og eventuell justering av tjenester.

I tilknytning til hver fase har det vært undersøkt om krav til brukermedvirkning, koordinering, individualisering og faglig forsvarlig tjenesteyting er blitt ivaretatt.

Rapporten beskriver to avvik som ble funnett innen det reviderte område, jf. kap 5.

Avvik 1

Vega kommune sikrer ikke koordinert utredning, planlegging, gjennomføring og evaluering av tjenester til alle alvorlig psykisk syke med sammensatte og langvarige behov.

Avvik 2

Vega kommune dokumenterer ikke tjenester til brukergruppen på en forsvarlig måte i journalen.

Dato: 12.05.2011

Fred Müller
Revisjonsleder

Mona Paulsen Foss
revisor

 

Yngve Osbak
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vega kommune i perioden 14.12.2010 – 12.05.2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet fra Helsetilsynet i Nordland gjennomfører i inneværende år. Målgruppen for tilsynet er voksne med alvorlige psykiske lidelser som bor utenfor institusjon.

Tilsynet omfatter helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket.

Tilsynet blir gjennomført som systemrevisjon. En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter

tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres

tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Innbyggertall i Vega kommune utgjør ca 1200 mennesker. Bosettingen er spredd over øyene Vega og flere mindre øyer. Omtrent halvparten av befolkningen bor i tettstedet Gladstad på Vega som også er kommunens administrasjonssted. Her også kommunens helsetjeneste lokalisert. Legekontoret, hjemmesykepleie og helsestasjon er samlokalisert på helsesenteret, sammen med sykehjemmet og omsorgsboliger. Psykiatrisk sykepleier har kontor på kommunehuset.

Kommunen har det siste året mistet flere medarbeidere og har ikke lyktes å erstatte disse med ny ansettelser. Det oppleves som vanskelig å rekruttere. Tjenesten er tydelig preget av at nøkkelpersonell har sluttet og det sees tydelig ved at vedtak og individuelle planer ikke er fulgt opp og videreført. Rådmannen har i 2010 utarbeidet en beskrivelse av det psykiske helsearbeid i kommunen og foreslår en annen modell for organisering av tjenestetilbudet.

En dag i uke har en psykolog fra Voksenpsykiatrisk poliklinikk Ytre Helgeland kontordag på Vega. Han tar da imot pasienter som er henvist til spesialisthelsetjenesten av legene på Vega.

Kommunens organisasjon består av 5 seksjoner og rådmannens stab. Psykiatritjenesten er organisert i enhet for hjemmetjenester med psykiatrisk sykepleier som leder for psykiatritjenesten og enhetsleder som nærmest overordnede. Det er ikke døgn eller helgebemanning i psykiatritjenesten. Ved behov for tjenester på ettermiddag eller i helger kontaktets hjemmesykepleien eller legevakt.

Totalt har kommunen mellom 16 og 20 brukere i målgruppen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.12.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 8.2.2011.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 9.2.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet har undersøkt ulike deler av tjenestetilbudet til voksne med alvorlige psykiske lidelser som har behov for langvarige og/eller koordinerte helseltjenester. De aktuelle problemstillinger som har vært undersøkt er inndelt i 3 faser:

Oppstartfasen.

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

sikrer at den har tilgjengelige helsetjenester som på en forsvarlig måte fanger opp behov og om nødvendig henviser til rette instans

sikrer forsvarlig utredning og samordnet planlegging av tjenestebehovet i samarbeid med tjenestemottaker

fatter beslutninger og vedtak som tilrettelegger for forsvarlige tjenester

Iverksettingsfasen.

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

sikrer at tiltak og tjenester blir iverksatt innen forsvarlig tid

sikrer at tjenester og tiltak som iverksettes er i tråd med planer, vedtak og beslutninger

sikrer krisehåndtering på en forsvarlig måte

Oppfølgingsfasen.

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

sikrer kontinuitet og stabilitet i tjenestene

sikrer at nye / endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer iverksettes på en samordnet måte

I forhold til hver fase er det undersøkt om kommunen ivaretar myndighetskravene i forhold til:

Brukermedvirkning

Koordinering

Individualisering

Faglig forsvarlig tjenesteyting

5. Funn

Det ble funnet to avvik.

Avvik 1

Vega kommune sikrer ikke koordinert utredning, planlegging, gjennomføring og evaluering av tjenester til alle alvorlig psykisk syke med sammensatte og langvarige behov.

Avvik fra:

Lov om helsetjenester i kommunene § 1-3a, jf § 2-1, Forskrift om individuell plan §§ 6 og 8, Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Avviket bygger på:

• Kommunen tildeler ikke tjenester til alle alvorlig psykisk syke pasienter begrunnet i manglende personale. Noen pasienter har ikke fått videreført oppfølging med begrunnelse i at psykiatrisk sykepleier sluttet.
• Det er ikke system for administrering av individuell plan (IP).
• Eksisterende IP er ikke oppdatert.
• Ikke alle pasienter som har rett til IP har fått tilbud om det.
• Det er ikke utarbeidet faste rutiner eller praksis for utveksling og formidling av viktig/relevant informasjon om felles tjenestemottakere mellom hjemmetjenesten, legetjenesten og psykiatritjenesten.
• Rutiner for regelmessig evaluering av vedtak som psykiatritjenesten har fattet til pasienter i målgruppen er ikke fulgt opp. Ingen av vedtakene som har gått ut ved årsskiftet 2010/2011 er videreført ved nye vedtak.

Avvik 2

Vega kommune dokumenterer ikke tjenester til brukergruppen på en forsvarlig måte i journalen.

Avvik fra:

Lov om helsetjenesten i kommunen § 1-3 a og lov om Helsepersonell § 16 jf Helsepersonelloven §§ 4, 39 og 40, Journalforskriften og Internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på:

• Taushetsbelagte opplysninger blir ikke sikret mot innsyn fra uvedkommende ved at journalnotater skrives på åpne datasystemer.
• Hjemmesykepleien og psykiatritjenesten har ikke tilgang til nødvendige helseopplysninger nedtegnet i hver sitt journalsystem. Det er ikke rutiner eller system for formell kommunikasjon mellom tjenestene.
• Det fremgår ikke hva som er hovedjournal og tilleggsjournal og hvilken dokumentasjon de inneholder. Det fremgår heller ikke hvem som er journalansvarlig.
• Journalene oppfyller ikke krav til innhold jf journalforskriftens § 8. For eksempel mangler journalene i stor grad informasjon om medisiner og diagnoser. Det fremgår heller ikke av journal om pasient har takket nei til IP.

Tilsynet har ellers merket seg:

Kommunen har tidligere utarbeidet vedtak ved tildeling av tjenester jf lov om helsetjenesten i kommunene. Brukere med rett til og behov for langvarige og koordinerte tjenester har fått utarbeidet individuell plan (IP). Vedtak og IP er på grunn av personalmangel ikke blitt fulgt opp og videreført.

6. Regelverk

Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene

Lov av 30. mars 1884 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)  

Lov av 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)

Lov av 2. juli 1999 nr 63 om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)

Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).

Forskrift av 20. desember 2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Forskrift av 27. juni 2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene (kvalitetsforskriften)

Forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven. (forskrift om individuell plan)

Forskrift av 28. juni 2001 om habilitering og rehabilitering

Forskrift av 23. november om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste

Forskrift av 20. desember 2000 om pasientjournal

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Beskrivelse av det psykiske helsearbeid i kommune
• Organisering av hjemmetjenesten
• Prosedyrer for enkelt vedtak
• Melding om vedtak – jf lov helsetjenste i kommunene
• Melding om vedtak – jf lov om sosialetjenester
• Melding om vedtak – avlastningstiltak.
• Melding om vedtak – psykiatritjeneste.
• Handlingsplan for habilitering og rehabilitering
• IP
• Organisasjonskart
• Info til brukere
• Delegasjonsreglement
• Info vedr. hjemmehjelpsordningen
• Serviceerklæring hjemmetjeneste
• Serviceerklæring sykehjemmet
• Opplærings- og utviklingsplan

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 11 papirjournaler fra psykiatritjeneste og hjemmesykepleie.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Nordland:

• Varsel om tilsyn fra Helsetilsynet i Nordland av 14.12.2010
• Oversendelse av dokumenter m/følgebrev fra Vega kommune av 11.1.2011
• E-post fra Vega kommune av 19.1.2011.
• E-post fra Helsetilsynet i Nordland til Vega kommune med programutkast for tilsynet av 20.1.2011
• Brev fra Helsetilsynet i Nordland til Vega kommune vedrørende endringer i program.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Brit Kjevling	rådmann	X		X
Marita Mathisen	hjelpepleier	X	X	X
Hilde T. Mørk	varaordfører			X
Sinne Simony Moe	helsesjef	X	X	X
Susan Kalvø	psykiatrisk sykepleier	X	X	X
Hege Nikolaisen	leder hjemmesykepleie	X	X	X
Liv Ludvigsen	avd.leder hjemmesykepleie	X	X
Silje Skjelsvik Os	turnuslege		X
Atle Hastvik	fysioterapeut		X

Fred Müller, Helsetilsynet i Nordland

Mona Paulsen Foss, Helsetilsynet i Nordland

Yngve Osbak, Helsetilsynet i Nordland