Rapport fra tilsyn i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen i Fauske kommune v/Nav Fauske 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende:

• Om kommunen, ved tilstrekkelige styringstiltak, sikrer at det foretas forsvarlig:
  - Kartlegging og
  - Vurdering av søknader om økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) fra personer med forsørgeransvar overfor barn.
• Virksomhetens internkontroll på det aktuelle området.

Det ble ikke konstatert avvik.

Tilsynet fant grunnlag for en merknad.

Leif Aronsen
revisjonsleder

Vanja Os
revisorer

Hildegunn Estensen
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Fauske kommune v/Nav Fauske i perioden 8.februar 2012 – 1.november 2012. Tema for tilsynet er initiert fra Statens helsetilsyn og tilsynet er landsomfattende. Der betyr at tilsvarende tilsyn gjennomføres i et utvalg av Nav kontor i samtlige fylker. Helsetilsynet oppsummerer tilsynene i en samlerapport i løpet av 1.kvartal 2013.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester ved Nav kontorene i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfattet
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten gir ikke fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Fauske kommune har om lag 9560 innbyggere.

Samarbeidsavtale og driftsavtale mellom Fauske kommune og Nav Nordland ble sist ajourført 31.januar 2012.

Nav Fauske er tillagt de kommunale oppgaver som følger av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, samt introduksjonsordningen for nyankomne flyktninger og støttekontaktordningen.

Nav leder rapporterer til rådmannsnivået i kommunen v/kommunalsjef.

Leder ved Nav Fauske er leder for Tjenesteområde Indre Salten og ivaretar koordineringsoppgaven som følger av dette for Nav kontorene i regionen.

Ved Nav Fauske er det i alt 21,2 årsverk, herav 9,5 kommunale stillinger. Kontoret er organisert i mottak- og oppfølgingsavdeling. En av medarbeiderne ved oppfølgingsavdelingen er sosialfaglig leder, og ivaretar koordinering og kvalitetssikring av de kommunale oppgavene ved Nav-kontoret. Intern fordeling av saker for oppfølging i medhold av STL skjer i utgangspunktet på bakgrunn av fødselsdato.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 8.februar 2012.

Oversikt over dokumentene virksomheten har oversendt Fylkesmannen i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 18.september 2012.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 19.september 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende:

• Om kommunen, ved tilstrekkelige styringstiltak, sikrer at det foretas forsvarlig:
  - Kartlegging og
  - Vurdering av søknader om økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen fra personer med forsørgeransvar overfor barn.
• Virksomhetens internkontroll på det aktuelle området.

5. Funn

Merknad.

Fauske kommune v/Nav Fauske har et for bedringspotensiale når det gjelder å sikre muntlig informasjon fra søker i forbindelse med levering av søknad og/eller opplysninger gitt til mottaksavdelingen pr telefon.

Grunnlag.

For å ha en pålitelig forvaltning kreves det gode rutiner. Dette betyr at relevant informasjon må journalføres for å sikre at de som skal saksbehandle eller veilede bruker har tilgang til denne. Ved Nav Fauske blir ikke all relevant muntlig informasjon journalført, men videreformidlet muntlig til aktuell saksbehandler.

Tilsynet har forøvrig merket seg.

Nav kontoret har i løpet av siste halvår satt mer systematisk fokus på barnas situasjon ved kartlegging og vurdering av økonomisk stønad til søkere med økonomiansvar overfor barn. Det kommer blant annet til uttrykk ved at medarbeidere av eget tiltak søker å skaffe seg informasjon om barnas eventuelle behov utover stønad til livsopphold.

Saksframstillingene er tydelig på faktum, regler, premisser, vurderinger og resultat. Det tas spesielt hensyn til om det er barn i husstanden ved vurdering av stønad til strøm- og husleierestanser.

6. Regelverk

• Lov 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov 1967-2-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, med forskrift.
• For-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Rundskriv 1-34/2001 – Sosial- og helsedepartementet, Sosialtjenestelovens kapittel 5.
• Rundskriv A-2/2011 – Arbeidsdepartementet, Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Organisasjon m.v.

• Samarbeidsavtale og driftsavtale mellom Fauske kommunene og Nav Nordland.
• Administrativt delegasjonsreglement Fauske kommune.
• Arbeidsfordeling Nav Fauske – intern organisering, herunder oversikt over arbeidsoppgavene hver av medarbeiderne er tillagt.
• Anvisningsfullmakt Nav Fauske.
• Kompetanseplan Nav Nordland.
• Årsmelding Fauske kommune for årene 2010 og 2011.

Rutinebeskrivelser og skjema/maler m.v.

• Rutinebeskrivelser sosiale tjenester v/Nav Fauske.
• Saksflyt økonomisk stønad.
• Retningslinjer og normer for økonomisk stønad.
• Veileder for mottak av søknad om nødhjelp.
• Søknadsskjema – økonomisk stønad.
• Sjekkliste for dokumentasjon.
• Samtykke erklæring angående utbetalingsmåte.
• Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold.

Resultat dokumentasjon:

• De 15 siste vedtak (før 20.august 2012) om tildeling av stønad i medhold av §§ 18 og 19 til personer med omsorgsansvar overfor barn, både daglig omsorg og samvær.
• De 7 siste vedtak (før 20.august 2012) om avslag på stønad om stønad etter de samme bestemmelser til personer i målgruppen ovenfor.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tilsynet gjennomgikk journaler m.v til de personer som var omfattet av vedtakene tilsynet hadde fått tilsendt på forhånd.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn og anmodning om innsending av dokumentasjon av 8.februar 2012.
• Dokumentasjon fra kommunen/Nav Fauske til Fylkesmannen av 20.august 2012.
• Fylkesmannens program for gjennomføring av tilsynet av 4.september 2012.
• E-post korrespondanse/telefonhenvendelser mellom Nav leder og tilsynet vedrørende praktisk gjennomføring.

8. Vurdering av enhetens styringssystem

Nav-kontoret rapporterer månedlig til kommunen v/kommunalsjef på delegerte ansvarsområder i henhold til følgende indikatorer:

• Økonomi – forbruk og avvik.
• Målekort – kommunale tjenester.
• Fagrapporteringer kommunale tjenester i Nav.
• Sykefravær.
• Lederavtale.

Saksbehandlingstiden ble opplyst til å være innen tre uker. Nødhjelpssaker tas stilling til innen 48 timer.

Saker der saksbehandler ønsker faglige innspill drøftes i ukentlige fagmøter. Her drøftes også samtlige søknader/vedtak i medhold av lovens § 19. Disse møtene er også arena for orientering og informasjon vedrørende STL.

Ved Nav-kontoret er det ukentlige kontormøter for samtlige tilsatte og ledermøter mellom Nav leder og avdelingslederne.

Nav leder inngår i rådmannens ledergruppe.

Kontoret har jobbet med gjennomgang av styrings og støttesystem for de kommunale tjenestene. Det arbeides videre med sikte på et mer helhetlig system for Nav Fauske.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynet deltok: Vanja Os, Hildegunn Estensen og Leif Aronsen.