Rapport etter tilsyn med kommunens saksbehandling ved søknad, utredning og tildeling av avlastning til eldre i Narvik kommune 2012

Det vises til vårt brev av 16. januar 2012 hvor Fylkesmannen i Nordland varslet tilsyn med tjenesten til eldre, 67 år +, vedrørende søknad om avlastning, samt til kommunens oversendelse av dokumenter mottatt 20. februar 2012.

Dette tilsynet er avgrenset til å gjelde kommunens behandling av saker som gjelder avlastning til omsorgsytere til eldre. Formålet med dette tilsynet er å undersøke om kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har omsorg for eldre, uavhengig av om behovet imøtekommes gjennom avlastningstiltak eller korttidsplass.

Fra 1. januar 2012 fikk vi nye lover i helse- og omsorgstjenesten. Nå er det Lov om pasient- og brukerrettigheter og Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester som regulerer bl a avlastning og korttidsopphold. Dette tilsynet er imidlertid gjennomført etter lovgivning gjeldende i aktuelle tidsrom for etterspurte vedtak.

Fylkesmannens tilsynslag har bestått av seniorrådgiver Benthe Westgaard, rådgiver Audun Hole og seniorrådgiver Berit Kjølmoen.

Virksomhetens kontaktperson har vært Grethe Feragen.

Sammendrag

Tilsynet er avgrenset til å gjelde saksbehandlingen ved tildeling av avlastning for omsorgsytere til eldre. 17 vedtak vedr 10 personer er gjennomgått og vurdert. Tilsendte vedtak omhandler både avlastning i institusjon og korttidsopphold. I tillegg er det mottatt vedtak på andre tjenester som kan være avlastende for omsorgsyter. Til sammen er det mottatt ulike vedtak for 15 personer. Tilsynet har sett etter om saksbehandlingen knyttet til avlastning er i samsvar med kravene i forvaltningsloven og sosialtjenesteloven når det gjelder saksutredning og individuell vurdering av omsorgsyters og hjelpetrengendes behov, og om kravene til utforming av vedtakene er ivaretatt når det gjelder begrunnelse, innhold og informasjon om klage.

Tilsynet har funnet

• Vedtak om avlastning er uforutsigbare

Gjennomføring

Tilsynet er gjennomført som gransking av tilsendte dokumenter. Det ble bedt om vedtak i alle saker som omhandler avlastning i perioden 1. januar 2010 til 31. desember 2011.

Tilsynsmyndigheten skulle undersøke, bedømme og gi tilbakemelding på kommunens saksbehandling i forhold til krav som gjelder for saksbehandling i slike saker.

Tema for tilsynet

Utredningsplikten

Tilsynet skal undersøke om det i de innhentede sakene er gjort en forsvarlig utredning i samsvar med lovens krav. Utredningsplikten følger av forvaltningslovens (fvl) § 17, og kravet er at saken skal være så godt opplyst som mulig før kommunen treffer vedtak.

Hva som ligger i forsvarlig utredning vil kunne variere fra sak til sak, og avhengig av hva den enkelte har søkt om, konkrete hjelpebehov og helsemessige og sosiale forhold.

Det vil være relevant å kartlegge hjelpetrengendes/omsorgsmottakers omsorgsbehov, omsorgsarbeidets tyngde, pårørendes/omsorgsyters situasjon og behov for avlastning, bosituasjon, fysiske hindringer, nettverk, annen avlastning, andre hjelpetiltak, tidligere tjenester og helsesvikt som utløser særlige bistandsbehov.

Tilsynet vil bemerke at bakgrunn for avlastningsopphold og korttidsopphold kan være vesentlig forskjellig. Hovedbegrunnelse for å tildele korttidsopphold er behovet som den hjelpetrengende har. Avlastningsopphold er imidlertid primært begrunnet i at pårørende eller andre frivillige omsorgsgivere har behov for avlastning.

Funn

Det foreligger skriftlig søknad for 5 av sakene i form av søknadsskjema eller brev. Kun 2 av disse søknadene er avlastning. Ellers vises det til muntlige henvendelser eller samarbeidsmøter som bakgrunn for behandling av sakene. Tilsendte dokumenter inneholder dokumentasjon om både omsorgstrengendes og omsorgsyters behov. I tillegg inneholder flere saker epikriser/dokumentasjon fra helseforetak/fastlege. Det fremkommer også at kommunen er kjent med brukernes behov gjennom andre tiltak fra helse- og omsorgstjenesten.

IPLOS-kartlegging foreligger i tilknytning til vedtakene.

Individuell vurdering

Avgjørelsen om hvorvidt vilkårene for hjelp er oppfylt skal skje på grunnlag av en individuell vurdering der søkerens/pårørendes situasjon vurderes konkret. Vurderingen skal bygge på opplysningene som er innhentet i forbindelse med utredningen. På området avlastning kan det forekomme forskjellige former for standardisering ved tildeling av tjenester og utmåling av hjelpens omfang. Dette kan komme i konflikt med retten til en individuell vurdering.

Funn

I og med at det er få skriftlige søknader og det vises til muntlige henvendelser og samarbeidsmøter uten at det vises til om søknad om avlastning er i forhold til et engangstilfelle eller om det søkes regelmessig avlastning, kan det være vanskelig for tilsynsmyndigheten å avgjøre hvorvidt det er foretatt en individuell vurdering. Det skal imidlertid bemerkes at for noen vedtak er det gjort individuelle vurderinger av både omsorgsyters og omsorgstrengendes behov.

Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

Vedtak om helse- og sosialtjenester som enkeltvedtak skal oppfylle de krav som fremgår av fvl kap 5. Selve vedtaket omfatter beslutningen om hvorvidt den som søker om tjenester oppfyller vilkårene for tjenester, samt hva kommunen eventuelt kan tilby for å oppfylle hjelpebehovet. Begrunnelsen i vedtaket skal vise til de regler som vedtaket bygger på, fvl § 25, og begrunnelsen skal gjengi de faktiske forhold som vedtaket bygger på.

Funn

Narvik kommunes vedtak er skriftlige og det fremgår hva som er innvilget og til dels omfanget. Kommunen viser til de faktiske forhold som vedtakene bygger på. Det må imidlertid bemerkes at i de aller fleste sakene om avlastning innvilges dette, men vedkommende settes på venteliste da det ikke er plass, og det vil bli gitt beskjed når det blir ledig plass. Tidsrommet for når slik beskjed blir gitt varierer fra 3 – 11 uker. Det fremkommer ikke hvilke kommunikasjon det er/har vært mellom søker og kommunen i denne perioden. Hvorvidt andre tjenester er iverksatt for å avlaste i «venteperioden» framkommer heller ikke av tilsendte dokumenter.

«Ventelistevedtak» er lite forutsigbart for dem det gjelder. Der kommunen vurderer behovene å være tilstede skal det fattes et reelt vedtak med bakgrunn i søknad, skriftlig eller muntlig. Dersom kommunen ikke kan imøtekomme søknad om avlastning slik det er søkt om, og vurderer at behovet er til stede, skal det vurderes andre avlastende tiltak i påvente av en plass i institusjon. Den praksis Narvik kommune synes å ha med hensyn til tildeling av avlastning kan virke uheldig. Da tilsendte dokumenter ikke inneholder opplysninger om kontakt i «venteperioden» ber Fylkesmannen i Nordland om å få en redegjørelse om praksis i sakene knyttet til avlastning og korttidsopphold når det gjelder dette.

Det bes om denne tilbakemeldingen innen 15. juni 2015.

Aktuelle tilsyn er gjennomført i alle kommuner tilknyttet RKK Ofoten. Fylkesmannen i Nordland planlegger sammen med RKK Ofoten et møte i «pleie- og omsorgsnettverket» til høsten hvor ytterligere tilbakemelding på tilsynet vil bli gitt.

Jan-Petter Lea (e.f.)
fylkeslege

Berit Kjølmoen
seniorrådgiver