Rapport fra tilsyn i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved Saltdal kommune v/Nav Saltdal 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende:

• Kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen fra personer med forsørgeransvar overfor barn.
• Virksomhetens internkontroll på det aktuelle området.

Det ble ikke konstatert avvik, men funnet grunnlag for en merknad under tilsynet.

Leif Aronsen
revisjonsleder

Vanja Os
revisor

Marianne f. Nilsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Saltdal kommune v/Nav Saltdal i perioden 7.februar 2012 – 18.juni 2012. Tema for tilsynet er initiert fra Statens helsetilsyn og tilsynet er landsomfattende. Der betyr at tilsvarende tilsyn gjennomføres i et utvalg ved de lokale Nav kontor i samtlige fylker. Helsetilsynet oppsummerer tilsynene i en samlerapport i løpet av 1.kvartal 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester ved Nav kontorene i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfattet
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten gir ikke fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Saltdal kommune har om lag 4700 innbyggere.

Samarbeidsavtalen mellom kommunen og Nav Nordland om etablering av Nav Saltdal ble sist revidert 20.juni 2011. I tillegg til de oppgaver som følger av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen er oppgaver knyttet til flyktningetjenesten, avlastning og støttekontakt, samt TT-kort og parkeringsbevis tillagt Nav-kontoret.

Ved Nav Saltdal er det i alt 13,3 årsverk, fem medarbeidere tilsvarende fire og et halvt årsverk er kommunalt tilsatte. Disse er tillagt oppgaver med forvaltning av kommunale oppgaver i Nav. Medarbeiderne hadde god kompetanse og gjennomgående lang erfaring fra arbeid med sosiale tjenester. De kommunale tjenestene koordineres i det daglige at av fagkoordinator.

Saker der saksbehandler ønsker faglige innspill drøftes i ukentlige fagmøter. Her drøftes også samtlige søknader/vedtak i medhold av lovens § 19.

Barnetrygd regnes ikke med som inntekt ved vurdering av stønadsbehov til personer med forsørgeransvar overfor barn. Dette representerer en «overføring til stønadsmottakere med forsørgeransvar overfor barn» på 40000 – 50000 kr pr måned.

Nav-leder som er statlig tilsatt, har faglig overordnet ansvar for de kommunale tjenestene ved kontoret.

Nav Saltdal har ukentlige kontormøter der samtlige tilsatte deltar.

Kontoret er organisert i mottak og oppfølgingsteam, teamene er satt sammen av medarbeidere med ansvar for kommunale og statlige oppgaver. Intern fordeling av saker for oppfølging i medhold av stjl Nav skjer på bakgrunn av fødselsdato.

Nav-kontoret er lokalisert i samme bygg som kommunens helse- og familieenhet i sentrum av Rognan. Lokalene Nav-kontoret disponerer virker hensiktsmessig og tilpasset de oppgaver som skal ivaretas der.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 7.februar 2012.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 8.mai 2012.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav-kontoret 8.mai 2012.

Sluttmøte ble avholdt 9.mai 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende:

• Kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen fra personer med forsørgeransvar overfor barn.
• Virksomhetens internkontroll på det aktuelle området.

5. Funn

Det ble ikke konstatert avvik.

Merknad:

• Risiko for svikt ved behandling av søknad om stønad til personer med forsørgeransvar overfor barn. (Risikoen foreligger for behandling av søknader i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen generelt).

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Lite fokus på behov for egen initiert opplæring, og opplæringstiltak.

For eksempel gjelder dette oppgaven/rollen som vert i front der en først møter brukerne. Det var ikke utarbeidet kompetanseplan ved Nav kontoret.

• Fagkoordinator for sosiale tjenester sin rolle og ansvar i forbindelse med å sikre kvalitet på tjenestene framsto som uklar/uavklart.

Det forelå ikke beskrivelse over oppgavene som var tillagt stillingen, og det virket uavklart for medarbeiderne hvilken myndighet som var tillagt stillingen.

• Kvalitetssikring av beslutninger.

Den enkelte saksbehandler vurderer om saker etter § 18 skal drøftes med leder/andre medarbeidere. Kontoret praktiserer ikke co-signering av vedtak. Tilsynet registrerte mulighet for etterfølgende kontroll i forbindelse med anvisning av utbetaling, men på det tidspunkt er vedtaket sendt søker.

• Styringsdokumenter og støttesystem for behandling av økonomisk stønad er utarbeidet over år.

Ikke alle dokumentene framsto som aktuelle/relevante. Tilsynet anbefaler en samlet vurdering av støttedokumenter (nye og gamle) for behandling av økonomisk stønad i medhold av stjl.Nav.

• Sårbarhetsvurderinger, tiltak og evaluering av tiltakene.

Det var liten oppmerksomhet om generelt arbeid med internkontroll. Tilsynet tilrår at Nav Saltdal evaluerer sin forvaltning av stjl.Nav og at internkontrollforskriften benyttes som verktøy i denne prosessen.

6. Regelverk

• Lov 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov 1967-2-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, med forskrift.
• For-2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Rundskriv 1-34/2001 – Sosial- og helsedepartementet, Sosialtjenestelovens kapittel 5.
• Rundskriv A-2/2011 – Arbeidsdepartementer, Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Saltdal kommune og Nav Nordland, og kommentarer til denne.
• Delegasjonsbestemmelser, fra rådmann til Nav-leder og interne i Nav-kontoret.
• Delegasjon av anvisningsmyndighet.
• Organisasjonsplan Nav Saltdal.
• Rutiner for mottak
• Oversikt over medarbeidere som behandler søknader om økonomisk stønad.
• Saksflyt for økonomisk sosialhjelp.
• Rutiner ved kontakt mellom Nav Saltdal og kraftleverandør.
• Tilstandsrapport for leilighet.
• Jobblogg.
• Samtykke-erklæring.
• Konto og nettbankavtale.
• Rutiner for sosiale lån.
• Rutiner for klientmapper.
• Internkontroll for personvern, informasjonssikkerhet og beredskap.
• Rutine for vold og trusselsituasjoner.
• Årsmelding kommunale tjenester ved Nav Saltdal 2010 og 2011.
• Maler:
  - Melding om vedtak – depositum, stønad i medhold av hhv § 18 og § 19, avslag på stønad, individuell plan, kvalifiseringsprogram, omgjøringsvedtak, refusjon i etterbetalinger og opplysninger om framgangsmåte ved klage på vedtak.
  - De 15 siste vedtak (før 12.april 2012) om tildeling av stønad i medhold av §§ 18 og 19 til personer med omsorgsansvar overfor barn, både daglig omsorg og samvær.
  - De 7 siste vedtak (før 12.april 2012) om avslag på stønad om stønad etter de samme bestemmelser.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tilsynet gjennomgikk klientmapper til de personer som var omfattet av tilsendte vedtak.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn og anmodning om innsending av dokumentasjon av 7.februar 2012.
• Dokumentasjon fra kommunen/Nav Saltdal til Fylkesmannen av 12.april 2012.
• Fylkesmannens program for gjennomføring av tilsynet av 23.april 2012.
• E-post korrespondanse mellom Nav leder og revisjonsleder vedrørende praktisk gjennomføring av tilsynet.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynet deltok: Vanja Os, Marianne F. Nilsen og Leif Aronsen.