Rapport fra tilsyn i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen i Sortland kommune v/Nav Sortland 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende:

• Om kommunen, ved tilstrekkelige styringstiltak, sikrer at det foretas forsvarlig
  - Kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) fra personer med forsørgeransvar overfor barn.
• Virksomhetens internkontroll på det aktuelle området.

Det ble konstatert ett avvik:

Kommunen ivaretar ikke sin plikt til aktivt å kartlegge barnas situasjon og eventuelle behov ved innhenting av informasjon og vurdering av økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar overfor barn.

Tilsynet fant ikke grunnlag for merknader.

Leif Aronsen
revisjonsleder

Randi Gundersen
revisor

Marianne Frostad Nilsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Sortland kommune v/Nav Sortland i perioden 8. februar 2012 - 29. oktober 2012. Tema for tilsynet er initiert fra Statens helsetilsyn, tilsynet er landsomfattende. Det betyr at tilsvarende tilsyn gjennomføres i et utvalg kommuner v/Nav- kontorene i samtlige fylker. Helsetilsynet oppsummerer tilsynene i en samlerapport i løpet av 1.kvartal 2013.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialt tjenester tillagt Nav-kontorene i medhold av STL § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sortland kommune hadde pr 1.januar 2012 ca. 10.000 innbyggere.

Nav Sortland er tillagt de kommunale oppgaver som følger av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, samt oppgaver knyttet til bosetting av flyktninger og forvaltningen av introduksjonsprogrammet for flyktninger.

Ved Nav Sortland er det i alt 27,2 årsverk, herav 12,6 kommunale.

Kontoret er organisert i to avdelinger. Den ene avdelingen omfatter Vertsteam, Markedsteam og Støtteteam, i den andre avdelingen inngår Oppfølgingsteam og Flyktningeteam. Nav leder og de to avdelingslederne utgjør et lederteam.

Intern fordeling av saker for oppfølging i medhold av STL skjer i utgangspunktet på bakgrunn av fødselsdato.

Nav leder er leder for tjenesteområde Vesterålen (TO Vesterålen), som omfatter de statlige oppgavene ved de seks Nav-kontorene i regionen, og ivaretar koordineringsoppgavene som følger av dette.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 8. februar 2012.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble foretatt befaring ved Nav Sortland sine lokaler. Interkommunal barneverntjeneste for Vesterålen og Arbeidslivssenterets medarbeidere i regionen er lokalisert i samme bygg som Nav kontoret.

Åpningsmøte ble avholdt 9.okotober 2012.

Intervjuer 8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10.oktober 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende:

• Om kommunen, ved tilstrekkelige styringstiltak, sikrer at det foretas forsvarlig
  - Kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) fra personer med forsørgeransvar overfor barn.
• Virksomhetens internkontroll på det aktuelle området.

5. Funn

Avvik

Kommunen ivaretar ikke sin plikt til aktivt å kartlegge barnas situasjon og eventuelle behov ved innhenting av informasjon og vurdering av økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar overfor barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forvaltningsloven § 17, jf. lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 1, 4 og 5, samt forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Ikke oppmerksomhet mot barnas behov i sjekklister og saksflytbestemmelser.
• Barns behov for deltakelse (fritid) tematiseres ikke i samtaler med foreldrene med mindre det søkes konkret om stønad for slike formål.
• Det er ikke særskilt oppmerksomhet (prinsipielt) i SMIA.
• I liten grad journalnotat fra samtaler med søkerne, og der det foreligger slike framgår ikke at det er særskilt fokus på barna.

Tilsynet har for øvrig merket seg
De ulike tjenestene ved Nav Sortland er godt integrert, og medarbeiderne ett arbeidslag, uavhengig av tilsettingsforhold.

Der er stort fokus på kvalifisering og arbeid og muligheter for selvforsørgelse.

Medarbeidere fra ulike team med særskilt ansvar for oppfølging av ungdom samarbeider om koordinering av tiltak der oppmerksomheten er rettet mot løsninger ikke enkeltytelser.

Kontoret vektlegger relasjonen til brukerne i publikumsmottaket som grunnlag for videre dialog og oppfølging.

Nav Sortland er integrert i kommunale plan/utviklingsprosesser bl.a. vedrørende boligsosialt arbeid og tiltak for barn og unge.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Rundskriv nr. 35 – Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen med forskrifter.
• Rundskriv A-2/2012 Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av stønad til livsopphold.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) med forskrift.
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Organisasjon m.v.

• Samarbeidsavtale og driftsavtale mellom Sortland kommune og Nav Nordland.
• Delegasjonsreglement fra politisk til administrativt nivå i Sortland kommune.
• Administrativt delegasjonsreglement Sortland kommune.
• Intern delegasjon ved Nav kontoret vedrørende økonomisk sosialhjelp.
• Organisasjonskart Nav Sortland, med oppsett over medarbeidere tilknyttet teamene.
• Kompetanseplan 2012 for ansatte i TO Vesterålen.

Rutinebeskrivelser og skjema/maler m.v.

• Saksbehandlingsrutiner ved søknad om økonomisk stønad fra Nav Sortland, herunder veiledende retningslinjer for utmåling av stønad.
• Saksflyt – økonomisk stønad.
• Skjema for søknad om økonomisk stønad, førstegangssøknad og påfølgende søknader.
• Mal forvaltningsmelding/innkalling til samtale.
• Mal fullmakt til å innhente dokumentasjon.
• Mal avvisning på grunn av manglende dokumentasjon.
• Mal positive vedtak.
• Mal avslag.
• Mal garanti for depositum.
• Gjeldsbrev – depositum.
• Mal vedrørende fravikelse av eiendom.
• Gjeldsbrev.
• Mal melding til Nav forvaltning – refusjonskrav.

Resultatdokumentasjon.

• Årsmelding kommunale tjenester ved Nav Sortland for 2010 og 2011.
• De 15 siste vedtak (før 7.september) om tildeling av stønad i medhold av §§ 18 og 19 til personer med omsorgsansvar overfor barn, både daglig omsorg og samvær.
• De siste 7 vedtak (før 7.september) om avslag på stønad etter de samme bestemmelser til personer i målgruppen ovenfor.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket.

• Journalmapper vedrørende personer som var omfattet av vedtakene tilsynet hadde fått tilsendt på forhånd.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen.

• Varsel om tilsyn og anmodning om innsending av dokumentasjon av 8.februar 2012.
• Endret tidspunkt for berammet tilsyn av 26.juni 2012.
• Dokumentasjon fra kommunen v/Nav Sortland av 7.september 2012.
• Program for gjennomføringen av tilsynet av 17.september 2012.

8. Vurdering av enhetens styringssystem

Ved Nav kontoret er det kontormøter (for alle medarbeiderne) annen hver uke, og avdelingsmøter annen hver uke. Det er ukentlige fagmøter i SMIA der saksbehandlere tar opp aktuelle saker til drøfting/avklaring. SMIA benyttes også som arena for informasjon og oppdatering om sosialfaglige tema. Nav Sortland har etablert ungdomsteam for målrettet og koordinert oppfølging av ungdom.

Nav-leder er medlem av rådmannens utvidede ledergruppe.

Nav kontoret rapporterer månedlig til kommunen på økonomi, og gjennomstrømning av stønadsmottakere. Nav-leder kontakter kommunens administrative ledelse i særskilte saker.

For øvrig vises til rutinebeskrivelser m.v. som det er vist til under pkt.7.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynet deltok: Randi Gundersen, Marianne Frostad Nilsen og Leif Aronsen