Rapport fra tilsyn i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids­ og velferdsforvaltningen (STL) Bodø kommune v/Nav Bodø 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver det avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen ved tilstrekkelige styringstiltak sikrer at det foretas forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram  (KVP), herunder

• Identifisering av potensielle deltakere til Kvalifiseringsprogrammet (KVP)
• Informasjon om rett til KVP
• Kartlegging, vurdering og beslutning ved behandling av søknader om KVP

Om kommunen ved tilstrekkelige styringstiltak sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder

• At tidsfrist for iverksetting av KVP overholdes
• At innhold og omfang av KVP er i samsvar med de aktuelle bestemmelser
• Forsvarlig oppfølging i programperioden.

Det ble konstatert ett avvik.

Tilsynet fant ikke grunnlag for merknader.

Dato: 14. februar 2014

Randi Gundersen
revisjonsleder

Espen E. Øverland, Leif Aronsen
revisorer

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bodø kommune v/Nav Bodø i perioden 5.juli - 2.desember 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og inngår som del av landsomfattende tilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i kommunene v/Nav­ kontorene i medhold av STL § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• Tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• Tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og eventuelt andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avviket som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bodø kommune har nærmere 50 000 innbyggere.  Samarbeidsavtalen og driftsavtalen mellom Bodø kommune og NAV Nordland ble sist revidert i mars 2013.

Nav Bodø er tillagt de kommunale oppgaver som følger av lov om sosiale tjenester i arbeids­ og velferdsforvaltningen. Nav-kontoret er lokalisert i nytt bygg sentralt i byen.

Ved kontoret er det i alt 88 årsverk, 58 statlige, 24 kommunale og 6 stillinger med et særskilt ansvar for arbeid med KVP.

En rådgiver har fagansvar for KVP og fem veiledere ansvar for tilrettelegging/oppfølging av inntil 20 deltakere hver. Pr 31. oktober 2013 var det i Bodø kommune 83 deltakere i KVP. Nav Bodø har kjøpt plasser for KVP deltakere hos aktuell tiltaksarrangør og fire medarbeidere i virksomhetene er øremerket oppfølging av deltakere i KVP. Det er satset på dedikerte KVP-medarbeidere hos tiltaksarrangør for tett individuell oppfølging i tiltak.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel  ble utsendt 5.juli 2013.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet  Dokumentunderlag.

Program for gjennomføring av tilsynet ble sendt kommunen 14.november 2013.

Åpningsmøte ble avholdt 29.november 2013.

Intervjuer 9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 2.desember 2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen ved tilstrekkelige styringstiltak sikrer at det foretas forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogram  (KVP), herunder

• Identifisering av potensielle deltakere til Kvalifiseringsprogrammet  (KVP)
• Informasjon om rett til KVP
• Kartlegging, vurdering og beslutning ved behandling av søknader om KVP

Om kommunen ved tilstrekkelige styringstiltak sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder

• At tidsfrist for iverksetting av KVP overholdes
• At innhold og omfang av KVP er i samsvar med de aktuelle bestemmelser
• Forsvarlig oppfølging i programperioden.

5. Funn

Avvik

Bodø kommune v/Nav Bodø sikrer ikke gjennom sin internkontroll at alle deltakere har kvalifiseringsprogram  på full tid, 37,5 timer pr uke.

Avvik fra følgende  myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen  §§ 4, 5, 30 og 42. Forskrift om kvalifiseringsprogram  og kvalifiseringsstønad  § 1.

Forskrift om internkontroll i NAV §§ 4 og 5.

Avviket bygger på følgende  observasjoner.

• Gjennomgang av et utvalg saksmapper viser at flere av deltakerne i KVP, særlig i oppstartsfasen, hadde få konkrete aktiviteter.
• I 4 av 17 gjennomgåtte mapper for deltakere i KVP hadde det tatt fra to til åtte uker før programmet i realiteten startet opp.  Det vil si fra formell oppstart med utbetaling av stønad til programmet i praksis var gitt et konkret innhold.
• Det framgår av program, journalnotater  og intervju at årsaken til mangelfullt innhold i startfasen er at en venter på plass hos tiltaksarrangør.
• Tilsynet kan ut fra programmene ikke se hvorvidt deltakere som er på deltid hos tiltaksarrangør har andre planlagte aktiviteter slik at programmet blir på full tid, 37,5 timer pr uke.
• Virksomheten har ikke rutiner for å ivareta at program hele tiden er på full tid, j.fr. internkontrollforskriften  § 4, f.

6. Vurdering av Nav-kontorets styringssystem innen det reviderte området

Kvalifiseringsprogrammet  (KVP) er et viktig virkemiddel for å kunne bidra til at personer med perifert forhold til arbeidsmarkedet skal bli i stand å sørge for seg selv gjennom arbeid. KVP er en engangsrettighet.   Program skal være individuelt tilpasset.  De konkrete vurderinger knyttet til målrettet aktivitet må framgå i form av timetall i programmet.

Programinnhold utover tid hos tiltaksarrangør er i liten grad beskrevet.  Det kan gi rom for ulike forventninger mellom programdeltaker og veilederen som følger opp.  Manglende beskrivelser/tidsfastsetting  av innholdet kan også skape usikkerhet i forbindelse med evaluering underveis i programperioden.

Kontoret benytter i hovedsak standard for  arbeidsrettet brukeroppfølging som veileder i sitt arbeid med KVP.  Arbeidet med KVP koordineres ellers gjennom ukentlige fagmøter med dette som tema og ellers på temamøtene annen hver uke.

Nav Bodø har solid fokus på og veiledning av mulige deltakere inn mot deltakelse i KVP. To av veilederne i Mottak og jobbsenter utgjør et ungdomsteam som har spesielt fokus tiltak for ungdom, mange av KVP-deltakeme er overført fra Mottak til Oppfølging.

Kartlegging, vurdering og beslutninger om rett til KVP framstår som godt ivaretatt.

Tilsynet registrerte at det tar gjennomgående kort tid fra søknad til vedtak om KVP og oppstart i program.  I noen tilfelle synes kort tid fra vedtak til oppstart å ha gått på bekostning av innholdet i programmet.

Oppfølging i programperioden framstår godt organisert innad i kontoret, tilsvarende gjelder samhandlingen med tiltaksarrangører.   Dedikerte KVP-medarbeidere hos tiltaksarrangør/er  gir mulighet for tett individuell oppfølging i tiltak.

7. Regelverk

Lov 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Lov 1967-2-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, med forskrift.

For-2010-11-19-1463:  Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Rundskriv Hovednr. 35 - Arbeidsdepartementet, Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

FOR-2011-12-21-14 71: Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Organisasjon m.v.

• Samarbeidsavtale, driftsavtale, databehandlingsavtale  og avtale om bruk av «Arena» mellom Bodø kommune og NAV Nordland.
• Visjon Nav Bodø -Hvem er vi.
• Organisasjonskart for Nav Bodø.
• Bemanningsoversikt Nav Bodø, fordelt på avdelinger arbeidsoppgaver og stillingsbetegnelser.

Rutinebeskrivelser og skjema m.v.

• Rutiner ved saksbehandling av KVP - se standard for arbeidsrettet bruker oppfølging.
• Skjema for søknad om KVP.
• Skjema for søknad om videreføring av KVP (utover et år).

Resultatdokumentasjon.

• 17 positive vedtak om KVP med dokumentunderlag.
• 3 vedtak, avslag, på søknad om KVP med dokumentunderlag.

Oversikter m.v.

• Oppsett søkere til KVP i 2013.
• Oppsett deltakere planlagt avslutning av KVP i 2013.
• Oppsett deltakere ikke planlagt stans av KVP i 2013.
• Oppsett avslag søknad om KVP i 2013, i alt 6.

Dokumentasjon som ble gjennomgått  under tilsynsbesøket

• Tilsynet gjennomgikk journaler m.v. til de personer som var omfattet av vedtakene tilsynet hadde fått tilsendt på forhånd.
• Journaler til 10 langtidsmottakere av sosialhjelp.

Korrespondanse  mellom virksomheten  og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn og anmodning om innsending av dokumentasjon av 5.juli 2013.
• Dokumentasjon fra Nav Bodø av 4.oktober 2013.
• Program for gjennomføring av tilsynet av 14.november 2013.
• E-post korrespondanse mellom Nav-leder (kontaktperson for tilsynet) og revisjonsleder.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Sjekk - jeg har ikke endringene.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Ingunn Lie Mosti	Kommunaldirektør	X	X	X
Ivar Karlsen	Nav-leder	X	X
Anniken Hardie	Avdelingsleder	X	X	X
Tor Egil Ertzaas	Avdelingsleder	X
Trine Halstensen Olsen	Avdelingsleder		X
Merethe Wie Sandbakk	Rådgiver	X	X	X
Merete R Joensen	Sosialkurator		X
Anita Vian	Førstekonsulent		X
Linn-Catrine  Johnsen	Sosialkurator	X	X	X
Alice Karlsen	Sosialkurator	X	X	X
Irene Vorren-Georgsen	Veileder	X		X
Ingrid Bergvik Tømmerås	Sosialkurator	X		X
Marina Angell	Sosialkurator	X		X

Fra tilsynsmyndighetene  deltok: Randi Gundersen, Espen E. Øverland og Leif Aronsen.
Avdelingsdirektør Anna Welle deltok som observatør under tilsynet.

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk