Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenester for barn 0 til 6 år ved Sentrum familiesenter, Bodø kommune 2013

Sammendrag

Det er gjennomført tilsynsbesøk i Bodø kommune i perioden 2.4.13 t.o.m 4.4.13 avgrenset til Sentrum helsestasjon 0-6 år og skolestartundersøkelsen ved Østbyen skole.

Tilsynet har undersøkt følgende forhold:

• om kommunen sikrer at alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglig forsvarlige normer beskrevet i nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Det ble avdekket ett avvik og gitt to merknader på de områder som ble undersøkt.

Avvik:

Kommunen sikrer ikke at alle barn i aldersgruppen 0-6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensial for å tilrettelegge for nærmere samarbeid mellom helsestasjon og fastlegene/kommuneoverlegen.

Merknad 2:

Kommunen har et forbedringspotensial for å sikre tilgang av fysioterapitjenester ved helsestasjonen.

Dato: 25.april 2013

Benthe Westgaard
revisjonsleder

Mona Paulsen Foss
revisor

revisor

 

Jorunn Simarud Stabell
revisor

Monica Nymoen
rebisor

revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sentrum familiesenter i perioden 22.1.13 – 25.4.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester gjennom lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.        

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bodø kommune har pr. 1.1.13 totalt 49040 innbyggere. Det var i alt 644 fødsler i 2012.

Rådmannen er kommunens øverste leder. Kommunen er organisert i tre avdelinger henholdsvis Oppvekst- og kulturavdelingen (OK) Helse- og omsorgsavdelingen (HO) og Teknisk avdeling (TA). Hver avdeling ledes av en kommunaldirektør.

Sentrum helsestasjon er organisert inn i Sentrum familiesenter som er en av kommunens fire (fem fra 2014) familiesentre. Ved Sentrum helsestasjon var det i alt 151 fødsler i 2012. Sentrum familiesenter tilbyr foruten helsestasjonstjenester også svangerskapsomsorg, åpen barnehage og foreldreveiledning. Helsestasjonstjenesten til barn mellom 0 til 20 år ledes av en ledende helsesøster, tjenesten er organisert i avdeling for Oppvekst- og kultur. Administrativ leder for familiesentrene ledes av en egen leder for alle familiesenter.

Det er to ulike fastleger som er engasjert som helsestasjonsleger i tilsammen 20 % stilling. Legetjeneste og fysioterapitjenesten er organisert i avdeling for Helse- og omsorg, i henholdsvis Helsekontoret og Rehabiliteringssenteret.

Tilsynet har vært avgrenset til helsetjenesten ved Sentrum helsestasjon og skolestartundersøkelse v/ helsetjenesten ved Østbyen skole.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.1.2013.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 3.4.2013.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Sentrum familiesenter.

Sluttmøte ble avholdt 4.4.2013.

 

4. Hva tilsynet omfattet

• om kommunen sikrer at alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglig forsvarlige normer beskrevet i nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at alle barn i aldersgruppen 0-6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 nr. 1 b, 3-3, 4-1, 4-2 jf 12-5 og internkontrollforskriften § 4 og pasient- og brukerrettighetsloven § 6-1 samt journalforskriften § 8

Avviket bygger på følgende:

• Gjennom dokumentasjon og intervju fremkom det at kommunen har besluttet at tilbud om helsekontroller ikke skal følge nasjonale retningslinjer og veiledere. Følgende konsultasjoner er endret i forhold til anbefalt program:
  • 2-4 ukers gruppekonsultasjon gjennomføres ikke
  • det tilbys gruppekonsultasjon ved 2 mnd
  • 7/8 mnd konsultasjon og 10 mnd konsultasjon er slått sammen til en konsultasjon ved 9 mnd
  • 17-18 mnd konsultasjon er fjernet fra programmet
• Ved gjennomgang av 12 journaler for barn født aug/sept 2012 fremkom det at familier med nyfødte ikke alltid tilbys hjemmebesøk.
  • I fire journaler er det ikke dokumentert at familien er tilbudt hjemmebesøk.
  • En familie hadde fått tilbudt hjemmebesøk, men takket nei.
  • To familier fikk hjemmebesøk senere enn 14 dager
• Det fremkommer gjennom intervju at kommunen ikke har etablert kontrollrutiner som avdekket at hjemmebesøk ikke ble gjennomført. Kommunen har som prioritert oppgave planlagt at hjemmebesøk skal gjennomføres etter 7-10 dager
• Det er ikke avklart hvem som har medisinsk faglig ansvar for helsestasjonstjenesten. Tjenestetilbudet ved helsestasjonen er ikke kvalitetssikret av medisinskfaglig rådgiver.
• Ved gjennomgang av journaler og intervju fremkom det at det er mange helsesøstre involvert i oppfølging av samme barn/familie, noe som fører til liten kontinuitet for den enkelte familie
• Ved gjennomgang av i alt 34 journaler og intervju fremkom det at det er ulik praksis for hvordan helsekontrollene blir dokumentert  i barnets journal
• Veileder for journalføring (dokumentasjon) IS-2700 følges i varierende grad
• Det føres ikke rutinemessig inn opplysninger i barnets journalen om:
  • Fastlege
  • Anamnese
  • Ev. allergi
  • Nasjonalitet/språk ev. behov for tolk
  • Ev. diagnose
  • Oppfølgingsgruppe
• Noen ansatte markerer i sjekklisten (tema for hva som er gjennomgått) i journalsystemet for å vise hva som er undersøkt, noen ansatte markerer i sjekklisten kun ved funn/kommentarer, mens andre igjen bruker sjekklisten i svært liten grad selv om temaet er vurdert. Dersom feltet i sjekklisten ikke er utfylt skal det som hovedregel bety at tema ikke er tatt opp/vurdert
• EPDS score (depresjonskartlegging av mor) forekommer innført i barns journal
• Det er ikke etablert noe system for gjennomgang av journalene som avdekker svikt i journalføringen

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensiale for å tilrettelegge for nærmere samarbeid mellom helsestasjonen og fastlegene/kommuneoverlegen.

Merknaden er bygget på følgende:

• Det er ikke etablert rutiner for å sende kopi av henvisning fra helsestasjon til fastleger
• Det er ikke inngått samarbeidsavtale / rutiner mellom fastleger og helsestasjon som viser hvordan partene eventuelt skal utveksle opplysninger om brukere/pasienter når det er nødvendig for oppfølging av det enkelte barn
• Kommuneoverlegen er ikke involvert i utforming/prioritering av tjenestetilbudet ved helsestasjonen

Merknad 2:

Kommunen har et forbedringspotensiale for å sikre tilgang av fysioterapitjenester ved helsestasjonen.

Merknaden er bygget på følgende:

• Det er ikke inngått skriftlig samarbeidsavtale mellom rehabiliteringssenteret hvor fysioterapeutene er organisert og helsestasjonen
• Det er planlagt at fysioterapeut skal delta ved alle fire mnd grupper på helsestasjonen, men de har kun deltatt ved tre grupper i 2012. Hver gruppe har ca 6 barn og det var 151 fødsler i 2012

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

• Det er ansatt kvalifisert personell i alle stillinger ved Sentrum helsestasjon
• Det er etablert fast internundervisning og fagdager
• Helsestasjonen som en del av Familiesenteret har stor stort fokus på tverrfaglig samarbeid
• Oppgaver til koordinerende enhet er tillagt Tildelingskontoret i Bodø kommune
• Det er avsatt egne ressurser for utarbeidelse av IP
• Det er etablert gode rutiner for oppfølging av premature barn i henhold til faglige retningslinjer for oppfølging av for tidlig fødte barn
• God tilgang på tolk for å ivareta familier med annen språkbakgrunn
• Gjennom intervju fremkommer det at det er fokus på kostveiledning i henhold til faglige retningslinjer
• Alle barn som skal begynne på Østbyen skole får tilbud om skolestartundersøkelse med helsesøster/lege

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det er ikke utarbeidet et fungerende internkontrollsystem for Sentrum helsestasjon.

Ved tilsynsbesøket fremkom det at det ikke er igangsatt en systematisk overvåkning og gjennomgang av tjenestetilbudet for å sikre at helsestasjonsvirksomheten fungerer som planlagt og forutsatt. Det er ikke etablert et system som avdekker svikt i tjenestetilbudet jf at hjemmebesøk ikke blir gjennomført som vedtatt.

Ledelsen har ikke etablert et system som søker å sikre at helsestasjonstjenestene fungerer i henhold til egne rutiner og planer. 

Feil og svikt i tjenestetilbudet registreres ikke regelmessig i det interne kvalitetssystemet.

 

7. Regelverk

• Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 1. januar 2012 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Veileder til forskrift av 3. april 2003 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1154)
• Nasjonale faglige retningslinjer (Helsedirektoratet):
  • Faglige retningslinjer for oppfølging av for tidlig fødte barn (IS-1419)
  • Retningslinjer for undersøkelse av syn, hørsel og språk hos barn (IS-1235)
  • Nasjonale faglig retningslinjer for veiing og måling i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1736)
  • Forebygging, utredning og behandling av overvekt og fedme hos barn og unge (IS-1734)
  • Barnevaksinasjonsprogrammet i Norge (Folkehelseinstituttet)
• Veileder om kommunikasjon via tolk for ledere og personell i helse- og omsorgstjenestene (IS-1924) 
• Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal 
• Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjeneste
• Forskrift om lovbestemt sykepleiertjeneste i kommunens helsetjeneste

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over leder, fagkoordinator, ansatte ved Sentrum helsestasjon
• Virksomhets-/lederavtale 2013
• Familiesenter – mål innhold og organisering
• Samarbeidsavtaler mellom Bodø kommune og Nordlandssykehuset
• Retningslinjer for tverrfaglig team
• Retningslinjer for møtet i tverrfaglig team
• Retningslinjer for koordinator av Tverrfaglig team
• Ulike styringsdokument for tverrfaglig team
• Tirsdagstreff, mål, innhold og organisering – Mørkved familiesenter
• Årsmelding 2012
• Virksomhetsplan – helsesøstertjenesten 2013
• Systematisk tilnærming til barn vi bekymrer oss for
• Handlingsplan «Vold i nære relasjoner» 2010
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan 2011-2016
• Samarbeidsprosedyrer ved bekymring for gravides og småbarnsforeldres rusbruk
• Etiske retningslinjer
• Informasjonsbrosjyrer/serviceerklæringer
  • Felles fokus – Samspillmetoden Dialog-Tilbud om veiledning til foreldre
  • Snakk med barna- Barn som pårørende
  • Følelsesmessige forandringer i forbindelse med graviditet, fødsel og barseltid
  • Modellkommuneforsøk- nasjonal satsning på barn av psykisk syke og rusmisbrukende forelder
  • Tildelingskontoret
  • Individuell plan
  • Rådgivningsgruppas tilbud – bistand i saker med mistanke om seksuelle overgrep, familievold eller andre former for mishandling
  • Tilbud til familier med urolige spebarn
  • Informasjon om familiesentre
  • Velkommen til helsestasjon
  • Svangerskapsomsorgen
  • Skolehelsetjenesten i barneskolen
• Oversikt over Bodø kommunes samarbeidsrutiner i overgangen mellom helsestasjon, barnehage og skole
• Samarbeidsrutiner mellom jordmor og helsestasjon
• Samarbeidsrutiner ved overføring mellom barnehager
• Samarbeidsrutiner mellom barnehage og barneskole
• Samarbeidsrutiner mellom barneskole og ungdomsskole
• Saksfremlegg til Komité for levekår / Bystyret
  • Ressurssituasjon og normtall i helsesøstertjenesten 17.11.2011
  • Opptrappingsplan for helsesøstre- og jordmortjenesten
• Helsesøstertjenesten – Prioriteringer i skolehelsetjenesten skoleåret 2012
• Avviksmeldinger
• Introduksjon av nytilsatt
• Velkommen som medarbeider i Helsesøstertjenesten i Bodø kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 34 journaler
• Årsmelding for Familiesentrene i Bodø 2012
• Plan for helsekontroller (egen perm)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 22.1.13 fra Fylkesmannen i Nordland til Bodø kommune med varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumenter fra Bodø kommune mottatt 6.3.13
• Brev av 15.3.13 fra Fylkesmannen i Nordland med program for tilsynet. Brevet ble også sendt på e-post samme dato til kontaktperson
• Diverse mail - korrespondanse av 6.3.13, 7.3.13, 15.3.13,19.3.13, 22.3.13, 4.4.13 og 22.4.13

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Inger Øvereng	Led. helsesøster	X	X	X
Arne Øvsthus	Kommunaldirektør	X	X
Marianne Gullvik	Helsesøster	X	X	X
Tore Tveraabak	Helsestasjonslege		X
Magda Hoff	Helsesøster	X	X	X
Henny Aune	Leder familiesentre		X	X
Steffan Kjelling	Kommuneoverlege		X
Marit Lund Hansen	Fagkoordinator helsesøstertjenesten	X	X	X
Tone Kjerkereit	Koordinator Sentrum familiesenter		X	X
Grethe Willumsen	Leder rehabiliteringssenter	X	X	X
Elin Nilssen	Helsesøster	X	X	X
Solvår Miranda Rønning	Helsesøster			X
Harald Thinn	Rådgiver/komm.direktør			X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver/jurist Mona Paulsen Foss
Seniorrådgiver/jurist Monica Nymoen
Ass. fylkeslege Jorunn Simarud Stabell
Seniorrådgiver Benthe Westgaard.

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013 Helsestasjonstjenester til barn 0-6 år

Søk etter tilsynsrapporter

Søk