Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem ved Fauske kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldrene

Det ble avdekket ett avvik i forbindelse med tilsynet

Avvik

Fauske kommune sikrer ikke overholdelse av frist for å fremme sak for fylkesnemnda når foreldre krever endring av tidligere vedtak.

Videre ble det gitt en merknad i forbindelse med tilsynet

Merknad

Fauske kommune har et forbedringspotensial når det gjelder å sikre at partenes forpliktelser etter fosterhjernsavtalen blir fulgt opp, og at nødvendige endringer av tiltak i fosterhjemmet iverksettes

Dato: 11.07.2013

Lise Tymi
revisjonsleder

Anne Sofie Mortensen
revisor

 

Ingunn Aronsen Brenna
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Fauske kommune i perioden 24.01.2013 - 11.07.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barnevemtjenesten, jf. lov om barnevemtjenester § 2-3 fjerde ledd

Det er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn, jf. lov om bamevemtjenester § 2-3b

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller imedhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Fauske kommune ligger i Salten og har ca. 9 500 innbyggere. Kommuneadministrasjonen holder til i Fauske by.

Kommunen er organisert med tre kommunalsjefer, der kommunalsjeffor oppvekst og kultur har ansvaret for Barne- og familieenheten som bamevemtjenesten er en del av. Bamevemtjenesten har totalt 14 stillinger; ni barnevernkonsulenter, en hjemmekonsulent, en familieveileder, en merkantil, en fagleder ungdom og barnevemleder. Tjenesten er organisert i et barneteam som jobber med saker ang. barn i aldersgruppen 0-12 år, og ett ungdomsteam som jobber med saker ang. ungdommer fra 13-23 år.

Kommunen har på tilsynstidspunktet oppfølgings- og kontrollansvar for 29 barn i fosterhjem, derav to plassert etter § 4-4 femte ledd. Fire av barna bor istatlig fosterhjem.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.01.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 29.05.2013.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30.05.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å avdekke hvorvidt kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav i barnevernloven. Tilsynet omfatter temaene:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldrene

Lovkrav for området:

• Barnevernloven § 4-22 med tilhørende forskrift om fosterhjem
• Barnevernloven § 4-5 og § 4-16 om planer for oppfølging av tiltak
• Barnevernloven § 6-3 om barns medvirkning
• Barnevernloven § 2-1 om kommunens oppgaver
• Barnevernloven § 7-10 om frister for å sende sak til Fylkesnemnda ved krav om endring av tiltak

5. Funn

Det ble avdekket ett avvik i forbindelse med tilsynet.

Avvik

Fauske kommune sikrer ikke overholdelse av frist for å fremme sak for fylkesnemnda når foreldre krever endring av tidligere vedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Barnevernloven § 7-10

Avviket bygger på følgende:

• Kommunen har ikke rutiner og prosedyrer som sikrer at det fremmes sak for fylkesnemnda innen fristen dersom foreldre krever endring av tidligere vedtak.
• I to av de gjennomgåtte sakene forelå det krav om endring av tidligere vedtak. Ingen av disse var fremmet innen fristen.

 

Det ble gitt en merknad i forbindelse med tilsynet:

Merknad

Fauske kommune har et forbedringspotensial når det gjelder å sikre at partenes forpliktelser etter fosterhjemsavtalen blir fulgt opp, og at nødvendige endringer av tiltak i fosterhjemmet iverksettes.

Kommentar:

I følge fosterhjemsforskriften § 6 skal det inngås avtale mellom barneverntjenesten og fosterforeldrene om forpliktelser. Avtalen skal gjennomgås av partene minimum en gang i året. Hensikten med gjennomgangen av avtalen er å sikre at eventuelle behov for endringer av tiltak i fosterhjemmet skal oppdages og endringer iverksettes. Gjennomgangen er også ment å sikre at partenes forpliktelser blir fulgt opp.

Fauske kommune har ingen fast rutine for slik årlig gjennomgang av avtalen. Det framkommer likevel i forbindelse med tilsynet, både ved dokumentasjonsgjennomgang og i intervjuer, at behovet for endring av tiltak fanges opp gjennom kommunens oppfølging i fosterhjemmene. Det ble imidlertid påpekt ved tilsynet at i de tilfeller der det er gjort en gjennomgang av fosterhjemsavtalen har det ført til en større bevissthet hos både saksbehandler og fosterforeldrene for de forpliktelser partene har.

 

6. Virksomhetens styringssystem

Lov om barneverntjenester § 2-1 annet ledd sier at kommunen skal ha internkontroll for å sikre at oppgavene utføres i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av barnevernlovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedring.

Fauske kommunes barneverntjeneste utarbeider månedlig rapport om utviklingen i på bamevemområdet. Rapporten inneholder opplysninger om antall barn i ulike faser av barnevernet (meldinger, undersøkelser, hjelpetiltak, omsorgstiltak, andre plasseringer og ettervernstiltak). Rapporten redegjør videre for barneverntjenestens aktivitet samt om avvik fra lovkrav knyttet til undersøkelser. Hvert kvartal utarbeides det er en noe mer utfyllende rapport som også inneholder opplysninger om overholdelse av lovkrav knyttet til tiltaks- og omsorgsplaner, samt overholdelse av lovkrav knyttet til oppfølging av barn i fosterhjem og tilsyn med barn i fosterhjem. Rapporten inneholder også barnevernleders kommentarer og vurderinger av situasjonen. Rapportene sendes kommunalsjef og legges fram i kommunens driftsutvalg.

Ansvarlige på ulike nivå i kommunen er derigjennom godt kjent med utviklingen på barnevemområdet. Kommunen har også satt inn tiltak med styrking av bemanningen etter en periode der bamevemtjenesten ikke greide å innfri lovkrav. Ved inngangen av 2013 ble midlertidige stillinger gjort faste for å sikre stabilitet.

Internt i barneverntjenesten er det utarbeidet en Aktivitetskalender. Denne inneholder oversikt over ulike gjøremål som skal sikre lovkrav og andre krav hver måned, for eksempel; rapporteringer til ulike instanser i januar, sjekke om det er mottatt tilsynsrapporter for tilsynsfører hver tredje måned, eventuelt purring på tilsynsrapporter, planlegging av fosterhjemsoppfølging ved inngangen til hvert halvår osv. Det er satt frist for gjennomføring av disse aktivitetene og ansvarlig for oppgavene er angitt.

For fosterhjemsområdet har kommunen en perm med oversikt over alle barn kommunen har oppfølgings- og kontrollansvar for. I oversikten registreres gjennomførte besøk i fosterhjemmet. Dersom det er besluttet reduksjon i minimum antall besøk i fosterhjemmet framkommer også det i oversikten. Permen inneholder eget skjema for hvert barn der dato for planlagte og gjennomførte besøk registreres. Den enkelte saksbehandler har ansvar for registrering i permen, samt å varsle leder dersom det ligger an til at noen av fosterbarna ikke f'ar den oppfølgingen de har krav på. Permen er i aktivt bruk og oppdatert. Barnevernleder benytter den i forbindelse med interne rapporteringer. Dersom det mangler utfyllinger etterspørres dette og slik kan det settes inn tiltak der det er nødvendig for at barnet skal få forsvarlig oppfølging.

Tilsynet vurderer at systemet med aktivitetskalender og fosterhjemsperm sikrer god kontroll med oppgavene knyttet til oppfølging av barn i fosterhjem. Rapporteringer fra kommunen viser også at fosterbarn i stor grad får slik oppfølging som loven krever. Systemet som kommunen har utviklet internt inneholder imidlertid ikke noe punkt for rapportering og registrering av krav fra private parter om endring av tidligere vedtak, og heller ikke noe punkt for oppfølging av slike krav. Kravene registreres inn i fagprogrammet og barnevernleder virker å ha god oversikt over hvilke saker der foreligger slikt krav. Kommunen har imidlertid ikke greid å sende disse sakene til fylkesnemnda innen fristen. Om kommunens administrative og politiske ledelse kjenner til disse avvikene er uklart.

 

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Forskrift om fosterhjem
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FN's barnekonvensjon om barnets rettigheter
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Beskrivelse av barnevernets organisering
• Anvisningsfullmakt for barne og familieenheten
• Utpeking av barnevernets leder og stedfortreder
• Delegering av vedtaksmyndighet etter lov om barneverntjenester
• Oversikt over bameverntjenestens faste møter
• Aktivitetskalender for bameverntjenesten
• Bameverntjenesten i Fauskes interne månedsrapport for februar 2013, mars 2013 og april2013
• Uttalelse fra bamevernledernettverk i Salten til rådmannsgruppe i Salten regionråd om oppfølging av barn i fosterhjem,
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Oversikt over deltakelse på kurs, konferanser og fagdager for ansatte i barneverntjenesten
• Stillingsbeskrivelser for; sekretær i bamevemtjenesten, bamevernkonsulent, fagleder ungdom og leder for bamevemtjenesten
• Skriftlige rutiner, maler og sjekklister for fosterhjemsarbeidet
• Avviksskjema for Fauske kommune
• Organisasjonskart for Fauske kommune
• Halvårsrapportering til Barne-, likestilling- og inkluderingsdepartementet
• Dokumenter i 20 fosterhjemssaker

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• "Fosterhjemspermen"

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Revisjonsvarsel, datert 24.01.2013
• Oversikt over fosterhjemssak:er, mottatt13.03.2013
• Brev om utvelgelse av saker for dokumentgjennomgang og anmodning om utlån av dokumenter, datert 19.03.2013
• Styringsdokumenter tilsendt 09.04.2013
• Program for tilsynet sendt ut 22.04.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Arve Rolandsen	Kommunalsjef	X	X	X
Gunhild Westergaard	Bamevemleder	X	X	X
Trond Karlsen	Fagleder	X	X	X
Åshild Zakariassen	Bamevernkonsulent	X	X	X
Gro-Anita Olsen	Bamevernkonsulent	X	X	X
Janicke Toxen Flack	Barnevernkonsulent		X	X
Stine Ekrem	Barnevernkonsulent	X		X
Merethe Sandvik	Stundent	X		X
Tove Lund	Barnevernkonsulent	X		X
Monica Nystad	Hjemmekonsulent	X		X
Mari Ann Johansen	Barnevernkonsulent	X		X
Marianne Josefsen	Bamevernkonsulent	X		X
Berit Lund	Bamevernkonsulent	X		X
Trine Skålvoll	Familieveileder	X
Renate Stene	Bamevernkonsulent	X		X
Elin Skår	Bamevernkonsulent	X		X

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Lise Tymi, seniorrådgiver
Anne Sofie Mortensen, seniorrådgiver
Ingunn Aronsen Brenna, rådgiver

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013-14 Oppfølging av barn i fosterhjem

Søk etter tilsynsrapporter

Søk