Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenester for barn 0 til 6 år ved Stokmarknes helsestasjon i Hadsel kommune 2013

Sammendrag

Det er gjennomført tilsynsbesøk i Hadsel kommune i perioden 11.6.13 t.o.m 13.6.13 ved Stokmarknes helsestasjon 0-6 år, inklusiv skolestartundersøkelsen.

Tilsynet har undersøkt følgende forhold:

• om kommunen sikrer at alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglig forsvarlige normer beskrevet i nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Det ble avdekket ett avvik på de områder som ble undersøkt.

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke alle barn i aldersgruppen 0-4 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Dato: 24.6.13

Benthe Westgaard
revisjonsleder

Mona Paulsen Foss
revisor

Grethe Ellingsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stokmarknes helsestasjon i perioden 22.1.13 – 24.6.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester gjennom lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.        

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hadsel kommune har pr. 1.1.13 totalt 8050 innbyggere. Det var i alt 83 fødsler i 2012.

Rådmannen er leder for kommunens fire sektorer og kommunens støtteenheter.

Helsestasjonen er organisert i Sektor helse og omsorg. Sektoren består av Helseavdelingen, Hjemmetjenesten, Institusjonstjenesten, Miljøarbeidertjenesten, og Tjenestekontor for omsorgstjenester. Helseavdelingen ledes av en felles leder. Under Helsekontoret er helsestasjonstjenester, kommuneoverlege, kommunepsykolog, rehabiliteringstjenesten med fysioterapeuter, Stokmarknes legekontor og Vesterålen legevakt organisert.

Fagansvaret for helsestasjonstjenesten/skolehelsetjenesten er tillagt ledende helsesøster.

Det er inngått avtale med to fastleger som arbeider i helsestasjonstjenesten og skolehelsetjenesten. Lege er til stede to hele dager i uken.  Det gis et gruppetilbud med fysioterapeut til alle barn ved 4 mnd alder. Det er etablert fast samarbeid med kommunepsykolog.

Det er for tiden ikke etablert noe formelt samarbeid mellom helsestasjon og barneverntjenesten.

Koordinerende enhet er besluttet organisert under Tjenestekontoret for omsorgstjenester.

Helsestasjonen bruker nå WinMed versjon 3 som journalsystem. Helsestasjonen gikk i mars 2013 over fra WinMed 2 til WinMed 3. I forbindelse med konvertering av nytt program har det vært en del problemer med å få overført alle data fra tidligere journal samt problemer med scanning av eksterne dokumenter.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.1.13.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 12.6.13. Gjennomgang av journaler ble startet opp om ettermiddagen 11.6.13 i samarbeid med helsesøster.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjonen som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Stokmarknes helsestasjon.

Sluttmøte ble avholdt 13.6.13.

4. Hva tilsynet omfattet

• om kommunen sikrer at alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglig forsvarlige normer beskrevet i nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke alle barn i aldersgruppen 0-4 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 nr. 1 b, 3-3, 4-1, 4-2 jf 12-5 og internkontrollforskriften § 4 og pasient- og brukerrettighetsloven § 6-1. Journalforskriften § 8

Avviket bygger på følgende:

• Gjennom tilsendt dokumentasjon, journalgjennomgang og intervju fremkommer det at kommunen ikke gjennomfører alle helsekontroller i henhold til nasjonale retningslinjer (14 helsekontroller) og veiledere. Følgende konsultasjoner er endret i forhold til anbefalt program:
  • Det er ikke etablert noen praksis/rutine for veiing av barn etter 7-10 levedøgn
  • 7-8 mnd og 10 mnd konsultasjon er slått sammen til en konsultasjon ved 9 mnd
  • 17-18 mnd konsultasjon er tatt ut, og ikke erstattet med noe annet tilbud
  • Det reduserte tjenestetilbudet er meldt som avvik i årsmelding for 2012 fra virksomheten
    • Ved gjennomgang av i alt 31 journaler fremkommer det at det ikke rutinemessig føres i barnets journal opplysninger om:
      • Fastlege
      • Anamnese (helsemessige forhold av betydning)
      • Ev allergi
      • Ev diagnose
      • Adresse / nasjonalitet/forelderansvar / omsorg for barnet
      • Status fra fødselsmeldinger mangelfullt registrert
    • Ved gjennomgang av journalene finner vi at «sjekklistene» for de anbefalte helseundersøkelsene brukes i varierende grad i WinMed 3.
    • Det er ikke etablert noen rutine for å sende kopi til fastlege av henvisninger fra helsestasjonen på barn der det er påvist sykdom eller risiko for sykdom etter helseundersøkelsen
    • Det er ikke utarbeidet noen samarbeidsavtaler mellom helsestasjonen og fastleger
    • Kommuneoverlegen er ikke involvert i utforming/prioritering av tjenestetilbudet ved helsestasjonen. Det er ikke etablert noe system hvor det fremgår at tilbudet ved helsestasjonen er kvalitetssikret av medisinsk faglig rådgiver
    • Det er ikke etablert skriftlige avtaler for samarbeid mellom helsestasjon og fysioterapeut/kommunepsykolog / bruk av ulike fagpersoner i helsestasjonstjenesten
    • Prosedyrer for innhold av de ulike helsekontroller/helseundersøkelser er ikke revidert og oppdatert (meldt som avvik i årsmelding 2012)
    • Kommunens ledelse har for tiden ikke etablert et godt nok system som avdekker, retter opp og forebygger avvik fra faglige retningslinjer
    • Tilbud om informasjon/veiledning som ytes av fysioterapeut ved 4 mnd alder er sporbart i journalen
    • EPDS score på mor ikke innføres i barns journal som rutine
    • Plassering og funksjon til koordinerende enhet gjøres kjent og implementert i organisasjonen
    • At det etableres formelt samarbeid mellom barneverntjenesten og helsestasjonstjenesten
    • Det er ansatt kvalifisert personell i alle stillinger ved Stokmarknes helsestasjon, utover helsesøsterstillinger og avtale med to faste leger er kommunal fysioterapeut og kommunal psykolog tilknyttet tjenesten
    • Det er etablert faste fordelingsmøter/ postmøter/ personalmøter/ fagmøter / kollegaveiledning
    • Funksjon for Koordinerende enhet er besluttet tillagt Tjenestekontoret   
    • Det er etablert gode rutiner for oppfølging av premature barn
    • Alle familier får tilbud om hjemmebesøk etter fødsel
    • God tilgang på tolk (telefontolk)for å ivareta familier med annen språkbakgrunn
    • Gjennom intervju fremkommer det at det er fokus på kostveiledning ved de ulike helsekontroller
    • Gruppetilbud med fysioterapeut ved 4. mnd alder til alle barn og foreldre
    • Alle barn får tilbud om skolestartundersøkelse med helsesøster og lege
    • Det er gjennomført brukerundersøkelse for helsestasjonsbrukere 0-1 år. I etterkant av denne undersøkelsen ble det iverksatt endringer for å bedre tilgjengeligheten ved helsestasjonen
    • Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
    • Lov av 1. januar 2012 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
    • Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v
    • Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
    • Veileder til forskrift av 3. april 2003 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1154)
    • Nasjonale faglige retningslinjer (Helsedirektoratet):
      • Faglige retningslinjer for oppfølging av for tidlig fødte barn (IS-1419)
      • Retningslinjer for undersøkelse av syn, hørsel og språk hos barn (IS-1235)
      • Nasjonale faglig retningslinjer for veiing og måling i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1736)
      • Forebygging, utredning og behandling av overvekt og fedme hos barn og unge (IS-1734)
      • Barnevaksinasjonsprogrammet i Norge (Folkehelseinstituttet)
    • Veileder om kommunikasjon via tolk for ledere og personell i helse- og omsorgstjenestene (IS-1924) 
    • Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal 
    • Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjeneste
    • Forskrift om lovbestemt sykepleiertjeneste i kommunens helsetjeneste
    • Organisasjonskart
    • Oversikt over ansatte og ledere
    • Årsmelding – helsesøstertjenesten 2012
    • Tiltaksplan kompetanse helseavdelingen 2013
    • Koordinerende enhet mandat og organisering
    • Kommuneplan 2007-2017
    • Strategisk plan- bosetting av flyktninger
    • Rundeskjema- til bruk ved nyansettelser m.v.
    • Plan for psykisk helse og rusfeltet 2012 – 2015
    • Kommunedelplan for personer med behov for koordinerte og langvarige tjenester 2008-2012 «sammen om mestring»
    • Styringsdokument 2013-2016
    • Brosjyre – Velkommen til helsestasjonen
    • Innkalling til skolestartundersøkelse
    • 31 antall journaler
    • Referat fra personalmøter
    • Møtebok fra postmøter
    • Journalbok - oversikt over alle brukere ved helsestasjon
    • Nyfødtbok – oversikt over brukere/oppmøte gruppekonsultasjoner
    • Lister over ulike oppfølgingsgrupper
    • Brev av 22.1.13 fra Fylkesmannen i Nordland til Hadsel kommune med varsel om tilsyn
    • Oversendelse av dokumenter fra Hadsel kommune mottatt 23.5.13
    • Brev av 20.3.13 fra Fylkesmannen i Nordland med program for tilsynet. Brevet ble også sendt på e-post samme dato til kontaktperson
    • Diverse mail - korrespondanse av 20.3.13 og 6.5.13

  Merknader:

  Kommunen et forbedringspotensial for å sikre at:

  Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

  6. Regelverk

  7. Dokumentunderlag

  Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  8. Deltakere ved tilsynet

  
  

  I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

  Deltakere ved tilsynet

  Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
  Gro Rønning-Nyvold	Ledende helsesøster	X	X	X
  Pia Bjurstam Antonsen	Enhetsleder helse	X	X	X
  Brita Hessen	Helsesøster	X	X	X
  Kristian Brokstad	Helsestasjonslege	X	X	X
  Linda Ellingsen	Helsesøster	X	X	X
  Ann Britt Bastensen	Fysioterapeur	X	X	X
  Tore Bloch	Kommunepsykolog	X	X
  Jonny Karoliussen	Rådmann	X	X
  Espen B. Gundersen	Ass. rådmann	X		X
  Jill Merete Strand	Helsesøster			X

  Fra tilsynsmyndighetene deltok:
  Seniorrådgiver/jurist Mona Paulsen Foss
  Seniorrådgiver Grethe Ellingsen
  Seniorrådgiver Benthe Westgaard
  Observatør fra Fylkesmannen i Møre og Romsdal – Åse Hansen