Rapport fra tilsyn i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) i Hamarøy kommune v/Nav Hamarøy 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver gjennomføringen av tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende:

1. Om kommunen, ved tilstrekkelige styringstiltak, sikrer at det foretas forsvarlig:^
   - Kartlegging og
   - Vurdering
   av søknader om økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) fra personer med forsørgeransvar overfor barn.
2. Om kommunen, ved tilstrekkelige styringstiltak, sikrer forsvarlig saksbehandling ved:
   - Bruk av vilkår
   - Bruk av beslutninger om utbetaling til andre enn søker 
3. Virksomhetens internkontroll på det aktuelle området.

Det ble ikke konstatert avvik.

Tilsynet fant ikke grunnlag for merknader.

Dato: 12.april  2013.

Leif Aronsen
revisjonsleder

Hildegunn Estensen Marianne Frostad Nilsen
revisorer

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Hamarøy kommune v/Nav Hamarøy i perioden 27.november 2012 – 12.april 2013.  

Fylkesmannen er tillagt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester ved Nav kontorene i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfattet
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten gir ikke fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hamarøy kommune har om lag 1 790 innbyggere, med ett areal på 1038 kvadrat kilometer. Samarbeidsavtalen og driftsavtalen mellom Hamarøy kommune og NAV Nordland ble sist ajourført 11.september 2012.

Nav Hamarøy er tillagt de kommunale oppgaver som følger av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, samt gjeldsordningsloven §§ 1 - 5.

Nav leder rapporterer til rådmannen i kommunen.

Ved Nav Hamarøy er det i alt 5,5 årsverk, herav 2,5 kommunale stillinger inkludert Nav leder.    En av medarbeiderne har i hovedsak oppgaver knyttet til sosiale tjenester i Nav, og en medarbeider i 50 % stilling jobber utelukkende med gjeldssaker.  Nav leder ivaretar koordinering og kvalitetssikring av de kommunale oppgavene ved Nav-kontoret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel

Utsendt 27.november 2012.

Oversikt over dokumentene virksomheten har oversendt Fylkesmannen i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Program for gjennomføringen av tilsynet ved i Hamarøy

Utsendt 25.januar 2012.

Åpningsmøte

5.februar 2012.

Intervjuer

5 tilsatte ved Nav-kontoret, samt rådmannen og kommunal medarbeider med enkelte oppgaver, samt bistand v/fravær ble intervjuet.

Dokumentasjon

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte

6.februar 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfattet følgende:

1. Om kommunen, ved tilstrekkelige styringstiltak, sikrer at det foretas forsvarlig:

Kartlegging og

Vurdering

av søknader om økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) fra personer med forsørgeransvar overfor barn.

2. Om kommunen, ved tilstrekkelige styringstiltak, sikrer forsvarlig saksbehandling ved:

Bruk av vilkår

Bruk av beslutninger om utbetaling til andre enn søker

3. Virksomhetens internkontroll på det aktuelle området.

5.Funn

Det ble ikke konstatert avvik.

Tilsynet fant ikke grunnlag for merknader.

6. Regelverk

Lov 2009-12-18 nr. 131:  Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Lov 1967-2-10  Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, med forskrift.

For-2010-11-19-1463:  Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Rundskriv Hovednr. 35 – Arbeidsdepartementet, Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.

Rundskriv A-2/2012 – Arbeidsdepartementet, Statlige rettleiande retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Organisasjon m.v.

• Samarbeidsavtale og driftsavtale mellom Hamarøy kommune og NAV Nordland.
• Delegasjon fra rådmann til Nav leder. (Under møtet).
• Nav Hamarøy – produksjonsindikatorer.
• Anvisningsfullmakt Nav Hamarøy.
• Oversikt over tilsatte ved Nav-kontoret, stillingsbetegnelser og arbeidsoppgaver.
• Veiledende satser for utmåling av stønad i medhold av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved Nav Hamarøy.

Rutinebeskrivelser og skjema/maler m.v.

Orientering til publikum

o «Har du problemer med å forsørge deg selv»

o «Økonomisk rådgivning»

• Rutinebeskrivelse for personell i mottak.
• Rutinebeskrivelse for kvalitetssikring – økonomisaker.

• Beskrivelse – saksflyt fra søknad til vedtak. Saksflyt økonomisk stønad.
• Retningslinjer og normer for økonomisk stønad.
• Veileder for mottak av søknad om nødhjelp.
• Søknadsskjema – økonomisk stønad.

Resultat dokumentasjon:

• Årsmelding fra Nav Hamarøy for 2011 og 2012
• De 10 siste vedtak (før 15.janaur 2012) med underlagsdokumenter om tildeling av stønad i medhold av §§ 18 og 19 til personer med omsorgsansvar overfor barn, både daglig omsorg og samvær.
• De 7 siste vedtak (før 15.januar 2012) med underlagsdokumenter om avslag på stønad om stønad etter de samme bestemmelser til personer i målgruppen ovenfor.
• De 5 siste vedtak (før 15.januar 2012) med underlagsdokumenter hvor dete er satt vilkår i medhold av STL § 20.
• De 5 siste vedtak (før 15.januar 2012) med underlagsdokumenter om utbetaling i medhold av STL § 21.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tilsynet gjennomgikk journaler m.v til de personer som var omfattet av vedtakene vi hadde fått tilsendt på forhånd.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn og anmodning om innsending av dokumentasjon av 27.november 2012.
• Dokumentasjon fra kommunen/Nav Hamarøy til Fylkesmannen av 20.august 2012.
• Fylkesmannens program for gjennomføring av tilsynet av 25.januar 2013.
• E-post korrespondanse/telefonhenvendelser mellom Nav leder og tilsynet vedrørende praktisk gjennomføring.

8. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Nav-kontoret rapporterer månedlig til kommunen v/rådmannen.

Nav leder inngår i rådmannens ledergruppe.

Nav-kontoret framstod som godt integrert med kommunens forvaltning forøvrig.

Ved Nav-kontoret er det ukentlige kontormøter for samtlige tilsatte.

Når saksbehandler ønsker faglige innspill drøftesmed Nav leder.  Her drøftes også samtlige søknader/vedtak i medhold av lovens § 19.  Saksbehandlingstiden for saker i medhold STL ble opplyst til å være kort, som regel innen en uke.  Nødhjelpssaker tar en stilling til innen 48 timer.

Forvaltningen av ytelser/tjenester i medhold av STL vurderes som sårbar da det praktiske arbeidet, med unntak for gjeldssaker, ivaretas av en medarbeider.  Nav leder hadde tatt initiativ slik at flere medarbeidere kunne jobbe med disse sakene, herunder forebygge svikt i forbindelse med fravær som ikke var planlagt.  Det forelå plan for opplæring i aktuelt regelverk og dataverktøy, som ledd i dette inngått avtale med annet Nav-kontor om hospitering.

9.  Tilsynet har forøvrig merket seg

Nav kontoret har i løpet av siste år satt mer systematisk fokus på barnas situasjon ved kartlegging og vurdering av økonomisk stønad til søkere med økonomiansvar overfor barn.  Nav-kontoret søker av eget tiltak søker å skaffe seg informasjon om barnas eventuelle behov utover stønad til livsopphold.

Saksframstillingene er tydelig på faktum, regler, premisser, vurderinger og resultat.

10. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Elin Eidsvik	Rådmann	X	X	X
Alf-Helge Andreassen	Nav leder	X	X	X
Bjørn Stensrud	Veileder	X	X	X
Ann Emmy Markussen	Veileder	X	X	X
Mathilda Tholen	Veileder	X	X	X
Wenche Wold	Gjeldsrådgiver	X	X	X

Fra tilsynet deltok:
Hildegunn Estensen, Marianne Frostad Nilsen og Leif Aronsen.