Rapport fra tilsyn med lov om folkehelsearbeid samt lov om helsemessig og sosial beredskap i Rana kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet omfattet lov om folkehelsearbeid kap. 3 og §§ 26 og 28 samt lov om helsemessig og sosial beredskap, og underliggende forskrifter, med særlig vekt på:

• organisering av arbeidet med miljørettet helsevern og samfunnsmedisinske oppgaver
• kommunens prosedyrer for godkjenning av virksomheter og status for dette arbeidet
• kommunens prosedyrer for tilsyn med virksomheter og status for dette arbeidet
• kommunens saksbehandlingsrutiner i klagesaker etter folkehelseloven kap. 3
• helsemessig og sosial beredskap, herunder dokumentasjon på og rutiner for oppdatering av ROS-analyse og krav til planens innhold spesifisert i forskrift om krav til beredskapsplanlegging mv.

Det ble funnet ett avvik og gitt en merknad:

Avvik 1:

Kommunen har ikke en plan for helsemessig og sosial beredskap som oppfyller krav i lov eller forskrift.

Merknad 1:

Rana kommune har et forbedringspotensial innen arbeidet med miljørettet helsevern.

Hege Meldal
revisjonsleder

Jorunn Simarud Stabell
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Rana kommune i perioden 18. februar 2013 – 10. september 2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med Rana kommune etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §§ 1-2 og lov om folkehelsearbeid § 31.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rana kommune hadde 1. januar 2013 25 652 innbyggere, og kommunen er et kommunikasjonsmessig knutepunkt i regionen. Næringslivet er sammensatt og består av ulike typer av industri, offentlige virksomheter og handels- og servicenæringer. Kommunen har miljømessige utfordringer knytta til tidligere og nåværende industrivirksomhet blant annet i form av luftforurensing og forurensing i fjorden.

Rana kommune har sju resultatenheter, kalt avdelinger, under rådmannen. Helse- og sosialavdelinga er delt inn i fem underenheter, såkalte fagavdelinger. Miljørettet helsevern er plassert i fagavdeling for helse og rehabilitering, og ledes av en fagsjef. Kommuneoverlegen er direkte underlagt helse- og sosialsjefen og er ikke tilknytta noen fagavdeling.

Kommuneoverlegens ansvars- og arbeidsoppgaver er beskrevet i utlysningsteksten for stillingen og omfatter rollen som medisinsk faglig rådgiver, ledelse av det samfunnsmedisinske arbeidet, strategiske oppgaver i samarbeid med kommunenes ledelse og oppgaver i tilknytning til samhandlingsreformen. Rana kommune har egen smittevernlege.

Rana kommune har kommuneoverlege i 100 % stilling og en konsulent innen miljørettet helsevern i 100 % stilling. I tillegg bidrar også andre ansatte på avdeling for helse og rehabilitering i noen grad med arbeidet på dette feltet.

Helse- og sosialutvalget er delegert vedtaksmyndighet etter den gamle kommunehelsetjenesteloven kap. 4a. Delegasjonsreglementet er under revisjon.

Rana kommune har ikke egen overordna beredskapsansvarlig, men ansvaret for beredskapsplanlegging og krisehåndtering inngår som en del av oppgavene til enhetslederne. I 2012 fikk kommunen skjønnsmidler fra Fylkesmannen til å oppdatere den overordna ROS- analysen og innføre bruk av CIM. Plan for helsemessig og sosial beredskap ble vedtatt i kommunestyret i august 2003, og revisjon av planen ble påbegynt i 2012.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut 18. februar 2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble holdt tirsdag 7. mai 2013.

Intervjuer

Sju personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittel 7 Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble holdt 8. mai 2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet lov om folkehelsearbeid kap. 3 og §§ 26 og 28 samt lov om helsemessig og sosial beredskap, og underliggende forskrifter, med særlig vekt på:

• organisering av arbeidet med miljørettet helsevern og samfunnsmedisinske oppgaver, herunder ansvars- og oppgavefordeling, samhandling, prioriteringer og planer
• kommunens prosedyrer for godkjenning av virksomheter og status for dette arbeidet
• kommunens prosedyrer for tilsyn med virksomheter og status for dette arbeidet
• kommunens saksbehandlingsrutiner i klagesaker etter folkehelseloven kap. 3
• helsemessig og sosial beredskap, herunder dokumentasjon på og rutiner for oppdatering av ROS-analyse og krav spesifisert i forskrift om krav til beredskapsplanlegging

5. Funn

Avvik 1:

Kommunene har ikke en plan for helsemessig og sosial beredskap som oppfyller krav i lov eller forskrift.

Avvik fra lov om helsemessig og sosial beredskap §§ 1-2 og 4, samt forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap §§ 2-11.

Avviket bygger på følgende funn som kom fram gjennom dokumentgjennomgang og intervju:

• ROS-analysen omhandler bare 3 scenarier, noe som ikke er dekkende for sannsynlige hendelser, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging mv. §§ 2 – 4.
• ROS-analysen er ikke oppdatert siden 2008, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging mv. §§ 2 og 3
• planen mangler beskrivelse av hvor ofte ROS-analysen skal evalueres og oppdateres, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging mv. §§ 2 og 3
• gjennom intervju kommer det fram at planen ikke er kjent hele i organisasjonen, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging mv.§ 7
• samordning med øvrig beredskapsplanverk er ikke ivaretatt, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging mv. § 9
• planen mangler informasjonstiltak, og det er heller ikke henvist til annet planverk som omhandler dette, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging §§ 5 og 9
• planen er mangelfull mht. omdisponering av personell og omlegging av drift, jf. forskrift om krav til beredskapsplanlegging mv.§ 4

Merknad 1:

Rana kommune har et forbedringspotensial innen arbeidet med miljørettet helsevern. Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• kommunen har mangler i forhold til folkehelseloven § 28 krav om en beredskapsplan for sine oppgaver etter folkehelseloven kap. 3
• enkelte skoler mangler godkjenning, jf. forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv, § 6
• rutinene for informasjonsutveksling, samhandling og kontroll internt kan forbedres. Dagens formelle strukturer rundt saksbehandler er svake. På enkelte utgående brev underskriver bare saksbehandler, uten medunderskriver.

Fylkesmannen har merket seg at Rana kommune har tilstrekkelige ressurser og god fagkompetanse til å ivareta arbeidet innen miljørettet helsevern og samfunnsmedisin. Videre har kommunen et internkontrollsystem som bidrar til å sikre oversikt, risikobaserte tilsynsplaner og gode saksbehandlingsrutiner. Fylkesmannen har derfor et godt inntrykk av kommunens arbeid med miljørettet helsevern og samfunnsmedisin på de områdene som kommer inn under tilsynet.

Fylkesmannen har også merket seg at deler av Rana kommune har hatt jevnlige kriseøvelser, at øvelsene i etterkant har vært evaluert og at kommunen synes å ha et velfungerende psykososialt kriseteam.

6. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten Lov om folkehelsearbeid
• Lov om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift om internkontroll for helse- og sosialtjenesten
• Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Forskrift om miljørettet helsevern
• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler mv. Forskrift for badeanlegg, bassengbad og badstu mv.
• Forskrift om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet mv. Forskrift om strålevern og bruk av stråling
• Forskrift om skadedyrbekjempelse
• Forskrift om vannforsyning og drikkevann (Drikkevannsforskriften)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• delegasjonsreglement for Rana kommune, merka med under revidering, 1.november 2009
• notat ang. ny struktur og organisering av helse- og sosialavdelinga, datert 5. desember 2012
• organisasjonskart
• utlysningstekst kommuneoverlegestilling
• utlysningstekst kontorleder avdeling legetjeneste og samfunnsmedisin
• utlysningstekst konsulent, miljørettet helsevern
• helsemessig og sosial beredskapsplan, revidert august 2008 og påbegynt revidering august 2012
• utdrag fra psykososial beredskap: omsorg for rammede og berørte, organisering av EPS og pårørendemottak, mars 2013
• notat fra Indre Helgeland kommunerevisjon vedr. bruk av ekstraordinære statstilskudd til psykososial oppfølging etter 22. juli, samt vedlegg, 18. februar 2013
• oppsummering av arbeid i kriseteamet 2010, 2011 og 2012
• eksempler på godkjenningsvedtak, saksframlegg og protokoller skoler og barnehager, Helse- og omsorgsutvalget
• eksempler på tilsynsrapporter
• kvalitetssikringssystem: internkontroll, fagdel og saksbehandling, tilsynsplan 2012- 2015, årsplan 2013, ROS-analyse for tilsyn
• oversikt over tilsynsobjekter

Dokumentasjon hentet fra Fylkesmannens arkiv:

• søknad om skjønnsmidler, prosjektplan og rapport fra prosjekt kriseberedskap, 2011- 2013
• rapport fra Fylkesmannen – tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Rana kommune, 31. august 2011

Dokumentasjon hentet fra www.rana.kommune.no:

• krise- og beredskapsarbeid i Rana kommune, 11. mars 2013
• informasjon om avdeling for legetjeneste og samfunnsmedisin, 11. mars 2013
• miljø- og samfunnsstatus i Rana, 22. april 2013
• sjekk luftkvaliteten på nett i Rana kommune, 22. april 2013
• årsregnskap og årsberetning 2010
• smittevernplan for Rana kommune, versjon 270510
• meldeskjema for innretninger som kan spre legionella forurenset aerosol
• skjema for melding om anlegg eller virksomhet etter forskrift om miljørettet helsevern
• elektronisk søknadsskjema skoler og barnehager
• vedlegg til meldeskjema for solarier
• skjema for etablering av frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• saksprotokoll kommunestyret vedr. helsemessig og sosial beredskap, 26. august 2003
• statusrapport vedr. oppfølging av 22. juli, datert 23. og 24. juli 2011, samt egen logg
• logg fra øvelse Brann i MS Malm, 25. oktober 2012
• scenario og evaluering av kriseøvelse oljevern, 26. juni 2012
• oppsummering av beredskapsøvelse 28. februar 2008 fra Servicetorget
• utkast til helhetlig ROS-analyse 2013 med oppfølgingsplan, udatert
• tilsynsrapporter Gruben ungdomsskole, Mo ungdomsskole, Moheia bad og Mo mottak as, 2013
• høringsuttalelse fra avdeling for legetjenester og samfunnsmedisin til teknisk avdeling vedr. byggesak, 29. april 2013
• høringsuttalelse til Mattilsynet fra avdeling for legetjenester og samfunnsmedisin vedr. drikkevannsforsyning Mo industripark, datert 2. januar 2013
• saksframlegg til Helse- og omsorgsutvalget vedr. status for skoler og barnehager, mai 2013
• sakspapirer til møte i Helse- og omsorgsutvalget 19. februar 2013: orientering om status vedr. skoler og barnehager, uteserveringer og tobakkskadeloven og solarier

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• varsel om tilsyn, brev fra Fylkesmannen til Rana kommune, datert 18. februar 2013
• e-post korrespondanse mellom Fylkesmannen og helse- og sosialsjef Kåre Nordnes
• brev fra Fylkesmannen til Rana kommune om tilsynet, program mv, datert 15. mars 2013
• brev med vedlagt dokumentasjon fra Rana kommune til Fylkesmannen, datert 11. april 2013
• brev fra Fylkesmannen til Rana kommune, endelig program, datert 20. april 2013

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

underdirektør Solveig Molnes, helse- og omsorgsavdelinga, revisor ass. fylkeslege Jorun Simarud Stabel, helse- og omsorgsavdelinga, revisor seniorrådgiver Hege Meldal, helse- og omsorgsavdelinga, revisjonsleder

Seniorrådgiver Karstein Stenvik fra Fylkesmannens beredskapsstab var til stede som observatør.