Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenester for barn 0 til 6 år ved Leknes helsestasjon i Vestvågøy kommune 2013

Sammendrag

Det er gjennomført tilsynsbesøk i Vestvågøy kommune i perioden 3.9.13 t.o.m 5.9.13 ved Leknes helsestasjon for barn 0-6 år, inklusiv skolestartundersøkelsen.

Tilsynet har undersøkt følgende forhold:

• om kommunen sikrer at alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglig forsvarlige normer beskrevet i nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Det ble ved tilsynet gjort funn som ga grunnlag for å påpeke ett avvik:

Kommunen sikrer ikke at alle barn får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Dato: 28.10.13

Benthe Westgaard
Revisjonsleder  

Grethe Ellingsen
revisor

Monica Hallfrid Nymoen
revisor   

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Leknes helsestasjon i perioden 21.6.13 – 28.10.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens helse- og omsorgstjenester gjennom lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vestvågøy kommune har pr. 1.1.13 totalt 10 848 innbyggere. Det var i alt 112 fødsler i 2012.

Kommunens administrative organisering består av tre hovedenheter, enhet for Helse og omsorg, Oppvekst og Utvikling kommunikasjon og service. Hver enhet ledes av en kommunalsjef. Rådmann er øverste leder.

Legetjenesten og fysioterapitjenesten er organisert under enhet Helse og omsorg.

Under enhet for Oppvekst er skoler, barneverntjenesten og helsestasjon- og skolehelsetjenesten organisert. Spesialpedagogiske tjenester og PPT er organisert under samme enhet som helsestasjon- og skolehelsetjenesten. Ledende helsesøster er enhetsleder i disse tjenestene og er faglig ansvarlig for helsesøstertjenesten. Medisinskfaglig rådgiver for helsestasjon er kommuneoverlege. Koordinerende enhet er under oppbygging og er organisert i stab under kommunalsjef for Helse og omsorg.

Det er inngått avtale med to fastleger som arbeider i helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Lege er til stede to dager i uken til sammen 40 % stilling.  Det gis et gruppetilbud med fysioterapeut til alle barn ved 4 mnd alder. Det er etablert fast samarbeid med legetjenesten og barneverntjenesten.

Helsestasjonen bruker nå WinMed versjon 3 som journalsystem. Helsestasjon har problemer i forbindelse med innføring av elektronisk journalsystem. Funksjonen for scanning av eksterne dokumenter er ikke tatt i bruk, på grunn av dette har virksomheten fortsatt delvis et papirjournalsystem i tillegg til elektronisk journal.

Helsestasjonen er for tiden i midlertidige lokaler. Lokalene har mindre areal enn behovet tilsier. Med bakgrunn i dette har virksomheten redusert tjenestetilbudet inntil nye lokaler er på plass.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.6.13

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 4.9.13. Gjennomgang av journaler ble startet opp om ettermiddagen 3.9.13 i samarbeid med helsesøster.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjonen som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Leknes helsestasjon.

Sluttmøte ble avholdt 5.9.13.

4. Hva tilsynet omfattet

• om kommunen sikrer at alle barn i aldersgruppen 0 til 6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglig forsvarlige normer beskrevet i nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud
• om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir en faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at alle barn får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 nr. 1 b, 3-3, 4-1, 4-2, jf 12-5 og internkontrollforskriften § 4 og pasient- og brukerrettighetsloven § 6-1.
• Helsepersonelloven § 16, jf journalforskriften § 8

Avviket bygger på følgende:

• Gjennom intervju og dokumentasjon fremkom det at kommunens ledelse ikke har:
  - etablert et system som avdekker, retter opp og forebygger avvik – ingen systematisk avvikshåndtering
  - rutiner som avdekker manglende helsekontroller, herunder risikovurdering av helsestasjonstilbudet
  - utarbeidet stillingsbeskrivelser ved helsestasjon
• Gjennom dokumentasjon, journalgjennomgang og intervju fremkommer det at kommunen ikke gjennomfører alle helsekontroller i henhold til nasjonale retningslinjer (14 helsekontroller) og veiledere. Følgende konsultasjoner er endret i forhold til anbefalt program:
  - Gruppetilbud ved 4. mnd alder gjennomføres bare med fysioterapeut
  - 7-8 mnd og 10 mnd konsultasjon er slått sammen til en konsultasjon ved 9 mnd
  - 17-18 mnd konsultasjon er tatt ut, og ikke erstattet med noe annet tilbud
• Det er ikke etablert et system/praksis som korrigerer for alder ved de aldersbestemte kontroller for premature barn
• Ved gjennomgang av i alt 25 elektroniske journaler fremkommer det at journalføringen ikke er konsekvent:
  - Brukernes fastlege er ikke alltid registrert
  - Helsemessige forhold av betydning fremgår i varierende grad, eksempelvis opplysninger om diagnose
  - «Sjekklistene» for de anbefalte helseundersøkelsene brukes i varierende grad i WinMed 3 ved legeundersøkelser
  - Det fremgår ikke av journalene at barn har hatt tilbud av fysioterapeut på 4 mnd.(gruppe og individuell screening)

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg :

• Det er ansatt kvalifisert personell i alle stillinger ved Leknes helsestasjon. I tillegg til helsesøsterstillinger og avtale med to faste leger er en familiekoordinator og kommunal fysioterapeut tilknyttet tjenesten
• Kompetansekartleggingen viser at flere av de ansatte har videre- og etterutdanning
• Det er etablert fast møtestrukturer med personalmøter/fagmøter/samarbeidsmøter
• I hovedsak får alle foreldre med nyfødte barn tilbud om vektkontroll mellom 7-10 dager  
• Alle foreldre med nyfødte blir kontaktet av helsesøster 48 timer etter hjemkomst (virkedager), og får tilbud om hjemmebesøk
• Leknes helsestasjon er godkjent ammekyndig helsestasjon
• Det er god tilgang på tolketjeneste
• Det er fokus på kostveiledning ved de ulike helsekontroller, nasjonale retningslinjer for forebygging av overvekt og fedme følges
• Det er gruppetilbud med fysioterapeut ved 4. mnd. alder til alle barn og foreldre. Barna blir også individuelt undersøkt av fysioterapeut
• Alle barn får tilbud om skolestartundersøkelse med helsesøster og lege
• Barn med spesiell behov får i hovedsak tilbud om tverrfaglig oppfølging

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunens ledelse har ikke etablert et helhetlig styringssystem for helsestasjonsvirksomheten i henhold til kravene i helse- og omsorgslovgivningen jf. internkontrollforskriften.

Ved tilsynsbesøket fremkom det at det ikke er iverksatt en systematisk overvåkning og gjennomgang av tjenestetilbudet for å sikre at helsestasjonsvirksomheten fungerer i henhold til faglige krav for tjenesten. Helsestasjonstjenesten registrerer avvik, men det er ikke etablert en ordning for mottak/behandling av avviksmeldinger. Avvikshåndteringen fungerer dermed ikke som et styringsverktøy for kommuneledelsen.

Kommunens ledelse har ikke etablert systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i tråd med myndighetskravene.

7. Regelverk

• Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 1. januar 2012 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Veileder til forskrift av 3. april 2003 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1154)
•  Nasjonale faglige retningslinjer (Helsedirektoratet):
  - Faglige retningslinjer for oppfølging av for tidlig fødte barn (IS-1419)
  - Retningslinjer for undersøkelse av syn, hørsel og språk hos barn (IS-1235)
  - Nasjonale faglig retningslinjer for veiing og måling i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1736)
  - Forebygging, utredning og behandling av overvekt og fedme hos barn og unge (IS-1734)
  - Barnevaksinasjonsprogrammet i Norge (Folkehelseinstituttet)
• Veileder om kommunikasjon via tolk for ledere og personell i helse- og omsorgstjenestene (IS-1924) 
• Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal 
• Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om lovbestemt sykepleiertjeneste i kommunens helsetjeneste

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte og ledere
• Samarbeidsavtaler/prosedyrer
• Planer for helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Styringsdokument 2012-2015
• Årsmelding
• Opplysninger om verktøy, maler, skjemaer, skriftlige prosedyrer i helsestasjon
• Opplysninger om virksomhetens systematiske gjennomgang av drift og resultat
• Avviksmeldinger
• Utdanning og kompetanse i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Opplæringsplaner nytilsatte
• Serviceerklæringer/informasjon om helsestasjon
• Organisering av Koordinerende enhet
• Informasjon om hvilket journalsystem som benyttes

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 25 elektroniske journaler, samt 6 papirjournaler til barn med omfattende hjelpebehov
• Prosedyre/rutine for skolestartundersøkelsen 5-6 år (for helsesøster og lege)
• Forslag til rutine for samarbeid mellom skolehelsesøster, skolelege og fastleger i Vestvågøy kommune
• Referat fra samarbeidsmøter mellom helsestasjon, PPT, spesialpedagoger og barneverntjenesten
• Referat fra samarbeidsmøte mellom kommunalsjef Oppvekst, barneverntjenesten, PPT, Spesialpedagog, jordmor og helsesøstertjenesten
• Barnehagemåltidet- status og retningslinjer
• Næringsstoffer og barns energibehov

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 21.6.13 fra Fylkesmannen i Nordland til Vestvågøy kommune med varsel om tilsyn
• Oversendelse av dokumenter fra Vestvågøy kommune mottatt 13.8.13
• Brev av 20.8.13 fra Fylkesmannen i Nordland med program for tilsynet. Brevet ble også sendt på e-post samme dato til kontaktperson
• Mail korrespondanse av 20.8.13 og 22.8.13

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver/jurist Monica Hallfrid Nymoen
Seniorrådgiver Grethe Ellingsen
Seniorrådgiver Benthe Westgaard
Observatør fra Statens helsetilsyn Kristina Totlandsdal

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet