Helsetilsynet

Fylkesmannen Oppland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oppland gjennomførte i perioden 30.03.07 (dato for varsel av tilsyn) - 16.05.07 (avslutningsmøte) tilsyn med Gausdal kommunes systemer for ivaretakelse av avlastnings- og støttekontakttjenester.

Denne rapporten beskriver avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Forsvarlig tildeling av avlastningstjenester, lov om sosiale tjenester § 4-3, jfr § 4-2 bokstav b.
  • Forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester, lov om sosiale tjenester § 4-3, jfr § 4-2 bokstav c.
  • Sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, sosialtjenesteloven § 2-1 og internkontrollforskriften § 4, annet ledd c.

Tilsynet avdekket to avvik og en merknad:

Avvik 1

Gausdal kommune sikrer ikke at det skjer en jevnlig oppfølging og veiledning av støttekontakter og de som har ansvaret for avlastning.

Avvik 2

Gausdal kommune sikrer ikke at alle potensielle søkere av avlastning og støttekontakt får informasjon om at de kan søke tjenesten og innholdet i tilbudet.

Merknad 1

Gausdal kommune bør forbedre sine rutiner for saksbehandling av søknader om støttekontakt og avlastning

Dato: Lillehammer 29. mai 2007

Are Fjermeros
revisjonsleder
Randi Marthe Graedler
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Gausdal kommune i perioden 15.05.07 - 16.05.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og eventuelt andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gausdal kommune hadde pr 31.12.06 registrert 6114 innbyggere. Kommunene er organisert i en rendyrket tonivå- modell og har valgt Balansert Målstyring som overordnet styringssystem. Myndighet til å forvalte det enkelte tjenenesteområde er i stor grad delegert til enhetsledere.

Gausdal kommune har en god skriftlig oversikt over hvor ansvar er plassert i organisasjonen i forhold til tjenestene avlastning og støttekontakt (les: organisasjonskart, delegasjons-reglement, prosedyrer og rutiner for disse tjenestene).

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30. mars 2007.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 15.05.07.

Intervjuer:

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.05.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet Gausdal kommunes sikring av forsvarlig tildeling av avlastnings- og støttekontakttjenester, herunder kommunens sikring av at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter.

Område 1: Tildeling av avlastningstjenester

Det ble her sett på om kommunen gir relevant informasjon til søkerne, om tildeling av avlastning skjer uavhengig av diagnose og alder og saksbehandlernes kompetanse. Relevant utredning av alle søkere, individuell vurdering i den enkelte sak og om det kreves vederlag/egenbetaling ble klarlagt. Videre ble det undersøkt om avlastning iverksettes snarest mulig og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi avlastning straks.

Område 2: Tildeling av støttekontakttjenester

Også her ble det sett på om kommunen gir relevant informasjon til søkerne og om tildeling av støttekontakt skjer uavhengig av diagnose og alder. Relevant utredning av alle søkere og individuell vurdering i den enkelte sak ble klarlagt. Videre ble det undersøkt om støttekontakt iverksettes snarest mulig og om midlertidige og alternative tiltak iverksettes i tilfeller der det ikke var mulig å gi støttekontakt straks.

Område 3: Avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

Under dette området ble kommunens vurdering av krav til støttekontakter og avlastere undersøkt. Det ble klarlagt hvorvidt det gis nødvendig opplæring og veiledning både før de starter, og underveis. Til slutt ble det sett på evaluering av tjenesten og om mottakeren og støttekontakt/avlaster blir trukket med i evalueringen.

5. Funn

Avvik 1:

Gausdal kommune har ikke et system for å sikre opplæring og veiledning for de som utøver tjenester som støttekontakter/gir avlastning

Avvik fra: Lov om sosiale tjenester § 4-3, jf § 4-2 d og forskrift om internkontroll § 4.

Avviket er begrunnet i følgende informasjon:

  • Gjennomgang av dokumentasjon og intervjuer viser at det ikke foreligger rutiner for oppfølging av støttekontakter eller de som utfører avlastning (for barn og unge)
  • Intervju viste at de som har delegert ansvar (i henhold til dokumentasjon fra Gausdal kommune) for oppfølging av støttekontakter og avlastere, ikke har oversikt over hvordan støttekontaktene og avlasterne følges opp.

Avvik 2:

Gausdal kommune sikrer ikke at alle potensielle søkere av avlastning og støttekontakt får relevant informasjon om at tjenesten finnes, og at det er mulig å søke slike tjenester.

Avvik fra: Lov om sosiale tjenester § 2-1, jf § 2-3, forskrift om internkontroll § 4.

Avviket er begrunnet i følgende informasjon:

  • Intervjuer viser at det ikke gis informasjon til eldre om støttekontakttilbudet
  • Intervjuer viser at de som har ansvaret for kommunes tjenester når det gjelder avlastning og støttekontakt ikke har noen oversikt over hvilken informasjon som blir gitt til målgruppen om tilbudet i andre enheter i kommunen (eksempelvis: tjenesten til eldre, skole (helse) og legetjenesten)

Kommentar:
Alle innbyggerne har krav på støttekontakt eller avlastningstjenester dersom de har reelle behov. For at innbyggere med behov skal kunne fremme sine krav, er det nødvendig at kommunen har et system som sikrer at informasjon om tjenesten når ut til potensielle brukere (uavhengig av alder, diagnose osv.).

Merknad 1:

Gausdal kommune bør forbedre sine rutiner for saksbehandling av søknader om støttekontakt og avlastning

Merknaden er begrunnet i følgende informasjon i saksmapper:

  • I mange tilfeller er det ikke opplysninger i mappene om hva og hvor mye hjelp det er søkt om
  • Det fremgår verken av vedtak eller saksmapper om tjenesten er innvilget fullt ut, og i så fall om plikten til å begrunne vedtaket er oppfylt
  • I saker der det innvilges avlastning for eldre vurderes omsorgsyters livssituasjon i for liten grad (eks.ektefelle)
  • Vedtaket om avlastning sendes i de fleste tilfeller til pasienten som får institusjonsopphold. Dette er feil adressat. Det er den som har den daglige omsorgen som er rette adressat.

6. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester av 13. desember 1991 nr 81
  • Forskrift til lov om sosiale tjenester av 4. desember 1992 nr 915
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr 173 om internkontroll i sosial og helsetjenesten
  • Forskrift om kvalitet i pleie og omsorgstjenesten for tjenester etter kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven, av 1. juli 2003
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart og oversikt over hvem er delegert ansvar innenfor tjenestene avlastning og støttekontakt
  • Kommunes plan for opplæring
  • Oversikt over støttekontakter og avlastere
  • Søknadsskjema for de aktuelle tjenenester
  • Prosedyrer for de aktuelle reviderte områdene.
  • Serviceerklæringer for tjenestene støttekontakt og avlastning

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Det ble gjennomgått mapper for tildeling av støttekontakt og avlastningstjenester. Tilsynet gikk også igjennom 20 mapper for tildeling av tidsavgrenset opphold i sykehjem.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn ble sendt 30.03.07
  • Doukumentasjon fra kommunen ble mottatt 20.04.07 og 13.05.07
  • Program for tilsynet ble oversendt 10.05.07
  • Diverse kommunikasjon pr e-post og telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Elbjørg Jordhøy

Enhetsleder

X

X

X

Atle Skorpen

Enhetsleder

X

X

Eva Lundemo

Enhetsleder

X

X

X

Linda Svensrud

Enhetsleder

X

X

X

Inger Ellen Wolhovd

Enhetsleder

X

X

X

Geir Øihaugen

Saksbehandler rehab

X

X

Einar Olsen

Daglig leder – Lillehammer Ung og Aktiv

X

X

Tora Marit Nordlien

Støttekontakt

X

Odd Berget

Støttekontakt

X

Pia Nurmi

Sykepleier Forseth/Auggedal

X

Lars Erik Lunde

Kommunalsjef

X

X

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Marthe Graedler
Kari Skjønsberg
Tone Huuse Svesengen
Are Fjermeros, revisjonsleder
Toril Jevne (observatør)