Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oppland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oppland gjennomførte i perioden 20.01.08 – 02.06.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Nord-Fron kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og tiltak eller tjenester knyttet til overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble avdekket ett avvik:

Avvik:

Nord-Fron kommune har ikke tilstrekkelig kontroll og styring av prosessene med utarbeidelse av individuelle planer og tiltaksplaner.

Avviket er nærmere beskrevet i rapportens kapittel 5.

Det ble ikke gitt merknader.

Dato: Lillehammer 9. juni 2008

Randi Marthe Graedler
revisjonsleder
Inger Berg
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 20.01.08 – 02.06.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oppland. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nord-Fron kommune er med sine 5843 innbyggere en middels stor kommune i Opplandssammenheng. Kommunen har en administrativ to-nivåmodell. Tjenestene knyttet til aktuelle gruppe barn ytes av virksomhetsområde Barn og familie. Barneverntjenesten, helsestasjonstjenesten, tjenesteområde for psykisk helse og Nav kontor er alle underlagt samme virksomhetsleder. Det er virksomhetsleder som også er tillagt ansvaret for det faglige ansvaret for barneverntjenesten. Det er fire skolekretser i kommunen. Pedagogisk- psykologisk rådgivningstjeneste er interkommunalt organisert for Midt-Gudbrandsdal og er stasjonert i nabokommunen Sør-Fron.

Virksomhetsleder rapporterer direkte til kommunalsjefen. Det er opprettet et forum der alle virksomhetslederne møtes.

Nord-Fron kommune har videre opprettet et barne- og ungdomsforum, hvor det avholdes møter to ganger i halvåret. Forumet består av representanter fra skole, barneverntjeneste og helsesøster.

Helsestasjonen og skolehelsetjenesten har faste samarbeidsmøter med fastlegene.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.01.2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 21.02.2008. Tilsynet hadde samtale med leder for den pedagogisk- psykologiske rådgivningstjenesten, rektor ved Vinstra Ungdomsskole, rektor ved Sødorp skole og en fastlege i forbindelse med dette møtet.

Åpningsmøte ble avholdt 05.03.2008.

Intervjuer
15 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 06.03.2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna. Det ble blant annet sett på ivaretakelsen av meldinger til barnevernet, på praktisering av taushetsplikt, opplysningsplikt og opplysningsrett samt på innhenting av samtykke fra barn og foreldre.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette samarbeidet ble rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende undersøkt. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om barnevern-, helse- og sosialtjenesten i kommunen samarbeider med skole, PPT, barnehager, spesialisthelsetjenester og statlig barnevern når det er behov for det. Det ble også undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de tre tjenestene kontinuerlig evaluerer de samlede tiltak og tjenester som ytes til det enkelte barn. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene forbereder og ved behov gjennomfører overgang fra barnevern til sosialtjeneste sammen med den aktuelle ungdommen i god tid ved for eksempel prosedyrebeskrivelser, faste kontaktpersoner, regelmessig fellesmøter eller lignende.

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Avvik

Nord-Fron kommune har ikke tilstrekkelig kontroll og styring av prosessene med utarbeidelse av individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynsmyndighetens kommentar:

I samarbeidet mellom flere instanser om utarbeidelse av hjelpetiltak overfor usatte barn og unge er dokumentasjon, målsetting, ansvarsfordeling og evaluering helt sentralt. Tiltaks- og omsorgsplaner representerer en skriftliggjøring av en systematisk arbeidsform i barnevernet. At arbeidet er systematisk betyr at det er preget av en bevisst refleksjon, at det er en meningsfull og logisk sammenheng mellom de ulike elementene i arbeidet, at arbeidet følger en hensiktsmessig framdrift og at nødvendige justeringer foretas underveis. I barnevernarbeid innebærer systematikk også at personene arbeidet angår, herunder samarbeidsparter fra andre kommunale tjenester, er involvert i arbeidsprosessen og innforstått med tiltakets målsetting

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.), § 4-5
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.), § 6-2a
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.) § 4-3a
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven

Avviket bygger på følgende:

  • Det fremgår av kommunens halvårsrapportering til Fylkesmannen i Oppland pr. 31.12.2007 at ti barn ikke hadde fått utarbeidet tiltaksplan slik loven krever.
  • Under tilsynsbesøket ble det opplyst at fire av de ti var feilrapportering på grunn av feil utfylling av registreringssystemet.
  • Det ble opplyst at andre arbeidsoppgaver og tidspress var blant årsakene til at tiltaksplan ikke var utarbeidet.
  • Faglig ansvarlig for barneverntjenesten kjente ikke til at det foreligger svikt på dette området. Det gjorde heller ikke administrativ leder.
  • Det foreligger ikke omforente rutiner for tilbud om og utarbeidelse av individuelle planer for alle deltjenester.
  • Det foreligger ikke rutiner for opplæring og kompetanseutvikling av de involverte fagpersoner innenfor de aktuelle områder.
  • Det foreligger ikke omforente skriftlige eller muntlige rutiner for overvåking eller gjennomgang av tjenesten for å avdekke fare for svikt.
  • Det er ikke etablert ordninger for å fange opp feil eller uhell og bruke erfaringene til å forebygge nye avvik.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Alle virksomheter som yter helse- og sosialhjelp skal sørge for at helselovgivingen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Som ledd i dette skal virksomhetene ha et internkontrollsystem. Kommunene er i tillegg pålagt å ha internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i barnevernslovgivingen og sosialtjenestelovgivingen. Internkontrollen innebærer et minimums styringssystem.

Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å oppfylle formålet.

Basert på tilsynsmyndighetenes tre kilder – gjennomgang av den del av etterspurt dokumentasjon som ble framlagt, samtaler med kommunens personell innen helse-, sosial- og barnevernstjenesten, har tilsynet vurdert styringssystemet i Nord-Fron kommune innen de reviderte områder.

Tilsynsmyndighetene har rettet spesiell oppmerksomhet mot den del av styringssystemet som skal sikre forsvarlighet og sørge for tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte. Tilsynsmyndighetene bemerker følgende:

  • Styringssystemet tilsynsmyndighetene observerte er ikke oppdatert eller alminnelig kjent, men det ble orientert om at det foregår arbeid med flere tilpasninger
  • Det som fantes av framlagte og omtalte prosedyrer, var ikke kjent og/eller brukt av alle, som f. eks. mangel på omforente rutiner for tilbud om og utarbeidelse av individuelle planer for alle deltjenester.
  • Det er ikke utarbeidet risiko- eller sårbarhetsanalyser i form av omforente skriftlige eller muntlige rutiner for overvåking eller gjennomgang av tjenesten for å avdekke fare for svikt. Det er i heller ikke omforente skriftlige eller muntlige rutiner for overvåking eller gjennomgang av tjenesten for å avdekke fare for svikt.

Tilsynsmyndighetene har funnet at det lovpålagte styringssystemet i form av internkontroll i Nord-Fron kommune har flere mangler og tilfredsstiller ikke ovennevnte krav, noe observasjonene knyttet til avviket bekrefter.

7. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Økonomireglement
  • Rutinehåndbok for fosterhjem
  • Veileder internkontroll
  • Veileder tilsynsfører
  • Veileder tiltaksplaner og omsorgsplaner
  • Møteplan for barne og – ungdomsteam, but, høst 2007 og vår 2008
  • Inf om but
  • Mål for avdeling barn og familie, bofa
  • Retningslinjer for bofa
  • Oversikt over samarbeidsfora for barneverntjenesten i Nord-Fron
  • Melding barnevernssak
  • Orientering om saksgang
  • Partsbrev
  • Samtykke til innhenting av opplysninger
  • Tiltaksplan
  • Vedtak
  • Rutiner for barneverntjenesten
  • Virksomhet og resultatrapporter
  • Samtykke til samarbeid

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

Klientmapper/pasientjournaler:

  • Fra tjeneste: Nav Antall: 11 mapper
  • Fra tjeneste: Barnevernstjenesten – fosterhjemsplasserte Antall: 6 mapper
  • Fra tjeneste: Psykisk helse i Nord-Fron kommune Antall: 12 pasientjournaler
  • Fra tjeneste: Barnevern Antall: 21 mapper (inkl. 6 uten tiltaksplan)
  • Fra tjeneste: Helsestasjon/skolehelsetjeneste Antall: 11 journaler

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn 16. januar 2008
  • Dagsorden for formøte ble oversendt på mail 4. februar 2008
  • Dokumentasjon fra kommunen ble mottatt 11. og 21. februar 2008
  • Program for tilsynet ble oversendt 26. februar 2008
  • Dokumentasjon fra kommunen ble mottatt 21. og 29. februar

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Guri Brandvold

Fagleder, helsesøster

X

X

X

Liv Wassrud Volberg

Saksbehandler, barnevern

X

X

X

Ann Kristin Hoel

Fagansvarlig, barevern

X

X

X

Laila Andreassen

Aktivitør

X

X

X

Svanhild Sletten

Fagansvarlig, psykisk helse

X

X

X

Linda M. Andreassen

Saksbehandler, barnevern

X

X

X

Toril Holten

Konsulent for funksjonshemmede

X

Reidun Solli

Saksbehandler Nav

X

X

Per Støen

Virksomhetsleder, Legetjenesten

X

X

Solveig Sylte

Helsesøster

X

X

Anne Marit Mork

Kommunalsjef

X

X

Ingeborg Jacobsen

Nav-leder

X

X

Iren Skurdal

Virksomhetsleder, bofa

X

X

Morten Stubberud

Psykiatrisk sykepleier

X

X

Jo Engum

Konsulent

X

Kristin Korpberget

Saksbehandler Nav

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Svein Eggen, revisor
Tony Heyerdahl, revisor
Inger Berg, revisor
Randi Marthe Graedler, revisjonsleder