Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oppland

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oppland gjennomførte i perioden 25. januar 2008 – 2. juli 2008 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Øyer kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og tiltak eller tjenester knyttet til overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble ikke avdekket avvik eller merknader ved dette tilsynet.

Dato: Lillehammer 2. juni 2008

Randi Marthe Graedler
revisjonsleder
Inger Berg
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 25. januar 2008 – 2. juni 2008 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oppland. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Øyer kommune har i underkant av 5000 innbyggere. Kommunen styres etter en tradisjonell tonivå-modell. Virksomhetsområdet Sosial og familietjenesten/Helsetjenesten omfatter barneverntjenesten, helsesøstertjenesten, barnefysioterapeut, PP-tjenesten, psykisk helsearbeid, legetjenesten, sosialtjenesten og flyktningetjenesten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25. januar 2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 27. mars 2008. Det ble på formøtet gjennomført samtaler med rektor ved Øyer ungdomsskole og rektorene ved Aurvoll og Solvang barneskoler. Tilsynet hadde også samtale med leder for Pedagogisk-psykologisk tjeneste og en fastlege i kommunen.

Åpningsmøte ble avholdt 10. april 2008.

Intervjuer
12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 11. april 2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna. Det ble blant annet sett på ivaretakelsen av meldinger til barnevernet, på praktisering av taushetsplikt, opplysningsplikt og opplysningsrett samt på innhenting av samtykke fra barn og foreldre.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette av samarbeidet ble rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende undersøkt. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om barnevern-, helse- og sosialtjenesten i kommunen samarbeider med skole, PPT, barnehager, spesialisthelsetjenester og statlig barnevern når det er behov for det. Det ble også undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de tre tjenestene kontinuerlig evaluerer de samlede tiltak og tjenester som ytes til det enkelte barn. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene forbereder og ved behov gjennomfører overgang fra barnevern til sosialtjeneste sammen med den aktuelle ungdommen i god tid ved for eksempel prosedyrebeskrivelser, faste kontaktpersoner, regelmessig fellesmøter eller lignende.

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

Øyer kommune har et Barne- og ungdomsteam som skal bidra til at alle barn og unge får gode oppvekstvilkår. Teamet er et kontinuerlig og systematisk samarbeid mellom pp-tjenesten, barneverntjenesten, helsestasjonstjenesten, sosialtjenesten, fagteam for psykisk helse og flyktningetjenesten. Samtlige tjenesteområder er representert i teamet, og det ledes av virksomhetsleder for virksomhetsområdet barn/familie og helse. Leder har ansvaret for koordinering av møter og innholdet i disse møtene. Det avholdes månedlige møter. I tillegg til de faste månedlige møtene avholdes det samarbeidsmøter ved alle skoler og barnehager minimum to ganger i halvåret. Målsettingen for disse møtene er å ivareta arbeidet i forhold til utsatte barn og unge. Samarbeidsteamene ved skoler/barnehager skal ivareta en nærhet mellom hjelpeinstansene og de arenaer hvor barn og unge oppholder seg, som er nødvendig for å oppdage skjevutvikling og for å igangsette adekvate tiltak.

Det foreligger retningslinjer for barne- og ungdomsteam for Øyer kommune, oppdatert 25.01.07.

På tilsynstidspunktet var barneverntjenesten i Øyer i en presset situasjon, med en person i hel stilling i sykemelding og en ubesatt, nyopprettet stilling. Tilsynet hadde derfor særlig fokus på hvorvidt dette førte til at tjenestene til den aktuelle gruppe barn ikke ble tildelt og gjennomført slik loven krever.

Ved gjennomføring av tilsynet ble det avklart at virksomhetsleder har kontrollert denne situasjonen ved å omdisponere tilgjengelig, kvalifisert personale i avdelingen inn på barnevernets område, og også ved å saksbehandle selv. Gjennomgang av saksmapper bekreftet dette.

Ved tilsynet ble, som det framgår av dokumentgrunnlaget, 60 saksmapper gjennomgått. Disse er knyttet til flere barn/voksne fra flere virksomhetsområder. Det er gjennomgående godt dokumentert hva slags aktiviteter som er skjedd i den enkelte sak og de bærer preg av tverrfaglighet og samarbeid, og brukerperspektivet synes godt ivaretatt. Tilsynet merket seg også at formen på den skriftlige dokumentasjon preges av omsorgsfullhet selv i de vanskelige sakene.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Øyer kommunens ”Visjon, framtidsbilde, brukeren i sentrum, prinsipper for ledelse og samhandling, holdninger og verdier.”
  • ”Årshjulet i Øyer” og ”Årshjulet for ledelse”
  • Økonomiplan 2008 – 2010 og årsbudsjett 2008.
  • Organisasjonskart for Øyer kommune.
  • Organisasjonskart for virksomheten: Sosial- og familietjenesten/helse.
  • Administrativt delegasjonsreglement.
  • Oversikt over ansatte i virksomheten (Sofa/helse).
  • Stillingsbeskrivelser for koordinatorer for tjenestene.
  • Målkart for Øyer kommune.
  • Virksomhetsplan for sosial- og familietjenesten /helse.
  • Årsmeldinger for 2006 for helsetjenesten og sosial- og familietjenesten.
  • Håndbok for brukerråd og dialogstyring.
  • Resultat fra brukerundersøkelse i sosialtjenesten.
  • Plan for psykisk helse 2007 – 2010.
  • Retningslinjer for Barne- og ungdomsteamet.
  • Retningslinjer for samarbeidet mellom skolene og barne- og ungdomsteamet.
  • Barneverntjenesten: Rutiner for behandling av saker etter lov om barneverntjenester.
  • Utvalgte maler for saksbehandling og vedtak i barneverntjenesten.
  • Rutiner for behandling av saker etter kap. 4 og kap. 5 i lov om sosiale tjenester m/huskeliste og egenkartleggingsskjema.
  • Utvalgte maler for saksbehandling og vedtak i sosialtjenesten.
  • Fagteam for psykisk helse: rutiner for koordinert psykisk helsearbeid.
  • Fagteam for psykisk helse: rutine for å sikre ivaretaking av barn (0-18 år) til omsorgspersoner med psykiske problemer eller rusavhengighet.
  • Informasjonsbrosjyre om ansvarsgrupper.
  • Mal for individuell plan.
  • Kompetanseplan 2007 – 2008 m/handlingsdel for 2008-2009.
  • Skjema for registrering av avvik/uønsket hendelse.
  • Oppfølging av internkontrollforskriften innenfor barneverntjenesten.
  • Oppfølging av internkontrollforskriften innenfor helse- og sosialtjenesten.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Samtykkeerklæringer.
  • Skjema for tilbakemelding fra brukere som ikke har Individuell plan.
  • Komplette saksmapper for barn:
    17 mapper fra sosialtjenesten
    10 mapper fra skolehelsetjenesten
    23 mapper fra barneverntjenesten, hvorav fire gjaldt fosterhjemsplasserte og tre gjaldt fortsatt tjenester fra barnevernet etter fylte 18 år.
    10 mapper fra psykisk helsevern.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn ble sendt 11. februar 2008
  • Oversendelse av dokumenter fra kommunen 15.februar og 07.mars 2008
  • Oversendelse av dagsorden for formøte på e-post 10. mars 2008
  • Program ble oversendt til kommunen på e-post 27. mars 2008

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Torill Strangstadstuen

Sosialkonsulent

X

X

X

Eli Stalenget

Psyk. sykepleier

X

X

X

Britt Haaland

Psyk. sykepleier

X

X

X

Grete Harkinn

Helsesøster

X

X

X

Svanhild Drevsjømoen

Helsesøster

X

X

X

Roger Lian

Kommunalsjef

X

X

X

Gerd H. Hvoslef

Virksomhetsleder

X

X

X

Marit Midtmageli

Sosialkonsulent

X

X

X

Veronica Stormo

Barnevernkonsulent

X

X

X

Kari B. Ringstad

Helsesøster

X

X

X

Olav Asskildt

Kommunelege 1

X

X

X

Jorunn S. Sivertsen

Virksomhetsleder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Marthe Graedler (revisjonsleder)
Inger Berg
Tony Heyerdahl
Svein Eggen
Tone Huuse Svesengen (observatør)