Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oppland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet retter seg imot kommunens tjenesteyting i barne- og avlastningsboliger. Tilsynsområdene er:

  • Sosiale behov som samvær med andre, sosial kontakt og fellesskap og deltakelse i aktiviteter
  • Ernæringsbehov og tilpasset hjelp, ro og tid ved måltider
  • Pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
  • Forsvarlig legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

Det ble avdekket ett avvik:

Gran kommune planlegger og iverksetter ikke nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for forsvarlig praksis i Skjervumshagan avlastingsbolig

Det ble også gitt en merknad:

Det er et forbedringspotensial når det gjelder boligens fysiske tilpasning i forhold til barnas behov.

Begrunnelsene for disse framgår av rapportens kap. 5.

Dato: 1. juli 2009

Tony Heyerdahl
revisjonsleder
Inger Berg
revisor

 

 

Randi Marthe Graedler
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gran kommune i perioden6. februar 2009 – 1. juli 2009. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens og Helsetilsynets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6. Helsetilsynets tilsvarende hjemmel er Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Fylkesmannen og Helsetilsynet vil følge opp avvik i samarbeid.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gran kommune ligger sør i Oppland. Det er 3 tettsteder - Brandbu, Jaren og Gran - med tilsammen ca. 5000 innbyggere. Pr. 01.01.09 var det 13 212 innbyggere i kommunen. I tiden framover regnes det, i følge kommunens hjemmeside, med befolkningsvekst.

Avlastningsboligen på Skjervumshagen ble opprinnelig bygd som en avdeling under psykisk helsevern for voksne i spesialisthelsetjenesten, og er en fløy i direkte tilknytning til sykehjemmet i kommune. Den består av fem enkeltrom, et kjøkken på størrelse med enkeltrom og ei stue på samme størrelse. Et rom er lagt til rette for avslapning og skal fungere som sanserom. Bad med tilrettelagt badekar er inne i selve sykehjemmet.

Det er ikke adkomsten til inngangen til boligen/avdelingen med bil. Når det er vanskelige vær og føreforhold bruker rullestolbrukere inngang gjennom trygghetsavdelingen i sykehjemmet.

Avlastningsboligen har fordeler av beliggenheten ved at det tas mat fra felleskjøkkenet på sykehjemmet, vaktmestertjenester og renhold ytes fra sykehjemmet og boligen kan ha god tilgang på helsepersonell. Det er for tiden 8 barn som bruker boligen.

Slik turnusen framstår i dag er det ikke personale i boligen med treårig høyskoleutdanning.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt til Gran kommune den 6. februar 2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 2. april 2009.

Åpningsmøte ble avholdt 21.april 2009.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet. Ett intervju kunne ikke gjennomføres. Det ble gjennomført samtaler med noen foreldre som har barn i kommunens avlastingsbolig den 2. april 2009 og 21. april 2009. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Skjervumshagan avlastingsbolig den 2. april 2009 og 21. april 2009.

Sluttmøte ble avholdt 22. april 2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Statens helsetilsyn har besluttet at det skal føres et landsomfattende tilsyn med kommunale

sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger. Barnebolig er kortformen for bolig hjemlet i Lov om sosiale tjenester der barn og unge under 18 år bor utenfor foreldrehjemmet som følge av behov for særlig omsorg og pleie. Avlastningsbolig omfatter bolig der opphold skjer som ledd i avlastning med hjemmel i Lov om sosiale tjenester. Avlastningsboliger er ikke avgrenset til barn, men i dette tilsynet skal kun tjenestetilbudet til barn (inntil fylte 18 år) undersøkes.

Tilsynet retter seg imot kommunens tjenesteyting i barne- og avlastningsboliger. Tilsynsområdene er:

  • Sosiale behov som samvær med andre, sosial kontakt og fellesskap og deltakelse i aktiviteter
  • Ernæringsbehov og tilpasset hjelp, ro og tid ved måltider
  • Pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
  • Forsvarlig legemiddelhåndtering
  • Fysisk tilrettelegging

Tilsynet retter seg således mot kommunens systemer for å imøtekomme barnets sosiale så vel som de helsemessige behov. Tilsynet retter seg ikke imot de barne- og avlastningsboliger som er hjemlet i Lov om kommunehelsetjenesten.

5. Funn

Avvik:

Gran kommune planlegger og iverksetter ikke nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for forsvarlig praksis i Skjervumshagan avlastingsbolig

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om helsetjenesten i kommunene § 1-3, § 1-3a, § 2-1 og § 6-3
  • Lov om sosiale tjenester m.v. § 2-3, § 4-3, jf § 4-2
  • Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. § 3
  • Forskrift om pasientjournal §

Avviket bygger på følgende:

  • Det foreligger ingen rutiner for kartlegging av barnets behov og tilstand – dette gjelder ved mottak av nye barn og når kjente barn kommer til avlasting.
  • Rutiner og praksis for føring av fortløpende rapport under oppholdet er mangelfulle. Dokumentasjonssystemet oppfyller ikke krav til dokumentasjon der det ytes helsehjelp.
  • Dokumentasjon av og planlegging for innholdet i avlastingen for det enkelte barn er mangelfull – dette gjelder både daglig tjenesteyting som ivaretar det enkelte barns behov for variert og tilpasset aktivitet og sosialt samvær
  • Det foreligger ikke rutiner for å sikre tilstrekkelig informasjon om barnas ernæringsbehov når de kommer til boligen. Dette ble avdekket i forhold til de barn som er sondeernært, og hva disse må ha for å opprettholde væskebalanse.
  • Det er ikke etablert et bakvaktssystem ved behov for medisinsk kompetanse. Noen refererer til en medisinsk bakvaktordning med sykehjemmet. Den beskrives forskjellig og er ikke kjent for alle.
  • Foreldrene er av og til medisinsk bakvakt, også i tilfeller der det må forventes og ønskes at avlastingsboligen innehar medisinsk kompetanse.
  • Rutiner for legemiddelhåndtering er ikke ajourført ihht ny forskrift. Praksis for legemiddelhåndtering er ikke forsvarlig. Ny prosedyre er utarbeidet, men ikke iverksatt. Det er ikke gitt opplæring i medisinhåndtering til alle.
  • Det er ikke etablert gode nok ordninger for å registrere feil/uønskede hendelser/avviksmeldinger og følge opp med tiltak for å redusere sannsynlighet for gjentagelse – samt kontrollere effekten av slike tiltak
  • Brukererfaringer brukes ikke systematisk for å utvikle tjenesten.

Kommentar:
Vårt inntrykk er at Skjervumshagan avlastningsbolig har et engasjert personell som gjør sitt beste for barna. Kommunens styringssystem, internkontrollen skal sikre at tjenestene planlegges, utføres og vedlikeholdes i henhold til myndighetskravene. Gran kommune er ikke tydelige på hvordan bolugen skal utøre tjenestene. Det er mangel på skriftlige rutiner både i forhold til oppgave- og ansvarsbeskrivelse og prosedyrer for hvordan barna skal få dekket sine grunnleggende behov.

Merknad:

Det er et forbedringspotensial når det gjelder boligens fysiske tilpasning i forhold til barnas behov.

Merknaden er bygget på følgende:

  • Stikkord: størrelse på kjøkken/allrom, tilretteleggingt for rullestolbrukere, løfteteknisk apparatur, baderomsløsninger, mulighet for ro og hvile, tilrettelegging for aktivitet og dagliglivets gjøremål, måltidsavvikling

6. Regelverk

  • LOV 1982-11-19 nr 66: Lov om helsetjenesten i kommunene
  • LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
  • LOV 1984-03-30 nr 15: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
  • LOV 1999-07-02 nr 64: Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)
  • LOV 1999-07-02 nr 63: Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)
  • LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
  • FOR-2008-04-03-320 Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp (legemiddelhåndteringsforskriften)
  • FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
  • FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. (kvalitetsforskriften)
  • FOR 2004-12-23 nr 1837: Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven (forskrift om individuell plan)
  • FOR 2000-12-21 nr 1385: Forskrift om pasientjournal

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen – ikke uttømmende:

  • Stillingsbeskrivelser for relevante stillinger
  • Lederavtale for virksomhet Pleie og omsorg (332 årsverk)
  • Organisasjonskart for de ulike nivå i Gran kommune
  • Virksomhetsbeskrivelser fra www.gran.kommune.no
  • Framdriftsplan for ATT 2008-2009
  • Brev til foresatte for tjenestemottakere i Skjervumshagan – gjennomgang av rutiner for medikamenthåndtering, datert 16. mars 2009
  • Rutiner for legemiddelhåndtering – 2006

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Brukermapper og dokumentasjon knyttet til det enkelte barn som bruker avlastingsboligen
  • Lokale prosedyrer og rutiner
  • Avviksmelding innen legemiddelhåndtering
  • Styringsdokumenter som ikke var oversendt før tilsynet

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Svar – kartlegging av kommunenes barneboliger og avlastingsboliger – Fylkesmannens kartlegging i forkant av tilsynet, datert 16. januar 2009
  • Varsel om tilsyn datert 6. april 2009
  • Kommunikasjon på e-post om avtaler og detaljer vedr. den praktiske gjennomføring

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Astrid Skiaker

Vernepleier, Leder ATT

X

X

X

Bjørg Aamodt

Hjelpepleier i vernepleie- leder i bolig

X

X

X

Guro Nyqvist-Andersen

Barnevernpedagog

X

X

X

Tove W. Tveit

Barne- og ungdomsarbeider

X

X

X

Marthe Elverud

Barnepleier

X

X

X

Gitte Korvann

Virksomhetsleder Pleie- og omsorg

 

X

X

Bente Molig

Vernepleier

 

X

 

Geir Ove Kolby

Omsorgsarbeider natt

X

X

X

Elin Sletta

Hjemmehjelp

X

X

X

Randi Midtun

Leder Skjervum boliger

   

X

Hege Amundsen

Leder Gran Arbeids og treningssenter

   

X

Frøydis Dølerud

Leder boliger, Hovsgutua, Ringstad, Myra

   

X

Irene Sand

Konsulent

   

X

Gunn Kristin Reinli

Leder bolig, Markatun og Liavedgen

   

X

Tor Bjørnstad

Leder bolig

   

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Tony Heyerdahl
Rådgiver Inger Berg
Rådgiver Randi Marthe Graedler