Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oppland

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

1. Innledning

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

3. Gjennomføring

4. Hva tilsynet omfattet

5. Funn

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

7. Regelverk

8. Dokumentunderlag

9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Sikrer kommunen gjennom sin saksbehandling at tjenestemottakere får det de har behov for innenfor det loven gir dem krav på?

Dato: 19.11.2009

Geir Berg
revisjonsleder
Tony Heyerdahl
revisor

 

 

Silje Eliassen
revisor
Jens Fløtre
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon vedSør-Aurdal kommune i perioden 17.9.2009 – 30.6.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunen har organisert sine tjenester innenfor helse- og sosialtjenesten på 4 tjenestesteder med hver sin tjenesteleder; Sør-Aurdalsheimen, Hjemmetjenesten, Miljøarbeidertjenesten og Helse og familie. Hjemmetjenesten er delt i to soner.

Kommunen har i bruk fagsystemet ”Profil”.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.9.2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet ”Dokumentunderlag”.

Formøte ble avholdt 27.10.2009.

Åpningsmøte ble avholdt 10.11.2009.

Intervjuer:

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet ”Dokumentunderlag”.

Sluttmøte ble avholdt 10.11.2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynets tema er å undersøke om kommunen gjennom sin saksbehandling sikrer at tjenestemottakere får det de har behov for innenfor det de har krav på. Tilsynet er konsentrert om saksbehandlingen og er gjennomført ved dokumentgranskning, mappegjennomgang og intervjuer.

Sentralt for tilsynet er å undersøke vedtaksprosessen; fra søknad kommer inn, saksbehandling og utfall, klage, klageutfall og gjennomført tjeneste.

5. Funn

Avvik 1:

”Sør-Aurdal kommunen sikrer ikke gjennom sin saksbehandling at tjenestemottakere og/pasienter tildeles de ytelser de har behov for innefor det de har krav på.”

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten § 4
  • Forvaltningslovens regler om saksbehandling
  • Kommunehelsetjenesteloven § 2-1

Avviket bygger på følgende:

  • Tilsynet avdekket et tosporet system der reell og formell vedtaksfastsetting ”lever” side om side
  • Vedtak kommer ofte i ettertid, mens tjenesten allerede er iverksatt
  • Dokumentasjonssystemet er fragmentert. Tilsynet finner enkelte søknader på papir, som må sammenholdes med det som er opptegnet i dokumentasjonssystemet ”Profil”.
  • Det er stor grad av muntlighet i alle ledd. Det mangler ofte nedtegnelser av søknader, endringer hos bruker/pasient. Behov meldes fra førstelinja til soneleder, ny arbeidsliste utarbeides ofte uten at vedtak fattes/oppdateres
  • Det avsettes ikke tilstrekkelig tid til saksbehandlingsoppgaver hos dem som har det som oppgave
  • Det er ingen systematisk opplæring/oppfølging i saksbehandlingen, jf internkontrollforskriften 4.
  • Vedtakenes innhold og struktur oppfyller ikke kravene etter forvaltningsloven kapittel 5, særlig § 25 (begrunnelsens innhold)
  • Vedtaksmalen som benyttes er lite leservennlig
  • Det er uklart hva som er faktagrunnlaget for enkelte vedtak
  • Vedtakene viser i varierende grad hvilke vurderinger som er gjort, og hvilke lovbestemmelser som vurderingen er gjort mot
  • Flere av vedtakene om hjemmehjelp bærer preg av standardisert utmåling
  • I mange saker som gjelder tildeling av trygghetsalarm, konkluderes det feilaktig med at tiltaket ikke er helsehjelp.

Kommentar:

Tilsynsteamet vil vektlegge at den mangelfulle saksbehandlingen ikke er avgjørende for om de berettigede får det de har behov for innenfor det de har krav på. Revisjonen avdekket et tosporet system, og det er grunn til å tro at det alternative sporet (muntlighet, saksbehandling ”på stedet” mv) sørger for riktig tjenesteyting, både etter sosialtjenesteloven og etter helselovgivningen. Det vil da være andre faktorer som bidrar til resultatet enn tilfredsstillende saksbehandling.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Hensikten med avsnittet er å forsøksvis gi en sammenfattende vurdering av kommunens styringssystem på det undersøkte/reviderte området. Vurderingen baserer seg på opplysninger som var tilgjengelige i tilsynsperioden.

Kommunen skal i henhold til Forskrift om internkontroll foreta en systematisk gjennomgang av virksomheten for å sikre at den fungerer som forutsatt. Gjennomgangen har blant annet til hensikt å avdekke områder der det er fare for svikt (risikoområder). Identifiserte risikoområder skal følges opp og tiltak settes i verk for å sikre at svikt ikke skjer. Revisjonen konkluderer med mangelfull saksbehandling som igjen medfører risiko for lovbrudd, jf ovenfor. Kommunen er klar over situasjonen, risikoområdet er identifisert, men kommunen har ikke satt inn tiltak for å bedre nivået på saksbehandlingen, jf internkontrollforskriften § 4 bokstav g.

7. Regelverk

  • Lov av 13.12.1991 om sosiale tjenester,
  • Lov av 19.11.1982 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 2.7.1999 om helsepersonell
  • Lov av 2.7.1999 om pasientrettigheter
  • Lov av 10.2.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven)
  • Forskrift av 20.12.2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen, var blant annet:

  • Kommuneplan – samfunnsdel
  • Administrasjonsplan med organisasjonskart
  • Kvalitetsperm for Sør-Aurdalsheimen
  • Informasjonsskriv ”Velkommen til det som nyansatt7viakr/studen i åpen omsorg, hjemmesykepleien, Sør-Aurdal kommune
  • Oversikt over ansatte – liste + utskrift av turnus
  • Relevante håndbøker mv, eks medisinsk leksikon, ”eldre, aldring og sykepleie, Karoliussen og Smebye, Medisinsk og kirurgisk sykepleie, Almås m. fl.
  • Årsmelding 2008
  • Planer for å sikre utvikling og vedlikehold av nødvendig kompetanse; Kompetanseplan for kommunene: Vang, Vestre Slidre, Etnedal, Øystre Slidre, Sør-Aurdal og Nord-Aurdal. Helse og sosial. 2008-2012. Det
  • IS-1040 Saksbehandling og dokumentasjon for pleie og omsorgstjenester
  • IPLOS – registreringsskjema + veileder (IS-1112)
  • ”HMS registrering av uønskede hendelser/uheldige situasjoner” i forhold til avvik; gjennomgås av soneleder + tjenesteleder, iverksetting av tiltak.
  • Rapport B: Skjema for rapportering av yrkesskader og nestenulykker” i forhold til avvik sendes arbeidsmiløjutvalget. Tiltak settes i verk på tjenestestedet
  • Dagsprogram for hjemmesykepleien
  • Ukeprogram for hjemmehjelptjenesten

Under revisjonsbesøket ble det gjennomgått et antall brukermapper, kategorisert på følgende måte:

  • Saker som gjelder praktisk hjelp i hjemmet (sosialtjenesteloven § 4-3 jf 4-2 b)
  • Saker som gjelder hjemmesykepleie (kommunehelsetjenesteloven § 2-1)
  • Saker som gjelder tiltak ved særlig tyngende omsorgsoppgaver/avlasting (sosialtjenesteloven § 4-3 jf 4-2 b)
  • Saker som gjelder opphold i sykehjem begrunnet med behov for helsehjelp (kommunehelsetjenesteloven § 2-1) uansett varighet på oppholdet
  • Saker der det er gitt avslag eller tildelt annen tjeneste enn det som er søkt
  • De siste klagene over avslag på tjenester eller der det klages på at det gis noe annet enn det er søkt om

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Revisjonsvarsel ble sendt pr post datert 17.9.2009
  • Telefonkontakt og klargjøring av rammene rundt formøte som ble gjennomført 27.10.2009
  • Tilsyn gjennomført 9/10.11.2009

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Anne Kirsti Sørumshaugen

Tjenesteleder

X

X

X

Randi Svenstad

Hjemmehjelp

X

X

X

Erland Odden

Rådmann

X

X

X

Liv Solveig Kamben

Hjemmehjelp

X

X

X

Jorunn Skaret

Sykepleier hjemmetjenesten

X

X

X

Turid Juvkam

Avd. leder Sør-Aurdalsheimen

X

X

X

Eli Enger

Tjenesteleder

X

X

X

Nina H. Grøv

Soneleder

X

X

X

Anne Grethe Grøv

Merkantil hjemmetjeneste

X

X

X

Mona B. Viken

Sykepleier hjemmetjenesten

X

X

X

Ragnhild Langedrag

Soneleder

X

X

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Geir Berg, Silje Solbjør Eliassen, Tony Heyerdahl, Jens Fløtre