Foreløpig rapport fra tilsyn med kommunale helse-, sosial- og barneverntjenester til barn ved Gausdal kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen i Oppland og Helsetilsynet i Oppland gjennomførte i perioden 14.4.2010 – 13.9.2010 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Gausdal kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og tiltak eller tjenester knyttet til overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid. Det ble ikke avdekket avvik. Det ble gitt 2 merknader. Grunnlaget for merknadene fremkommer av rapportens kapittel 5.

Dato: 13.9.2010

Geir Berg
revisjonsleder Arne Throndsen
revisor

 

 

Elisabeth Petterson
revisor Inger Berg
revisor

 

 

Espen Bjorli
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 14.4.2010 - <dato for stadfestet gjennomført av Fylkesmannen i Oppland og Helsetilsynet i Oppland, med bistand fra Fylkesmanne/Helsetilsynet i Hedmark Tilsynet er en del av Fylkesmannen i Opplands og Helsetilsynet i Opplands tilsynsplan i 2010.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6. Hjemmel for tilsynsmyndighet på området barnevern fremkommer av lov om barnevern, § 2-3. Tilsvarende for Helsetilsynets kompetanse fremkommer av lov om statlig tilsyn med helsetjenesten, § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gausdal kommune har ca 6200 innbyggere. Kommunen er organisert etter en to-nivå modell med Rådmann og to kommunalsjefer på topp og 23 enheter. Enhetene ledes av enhetsledere som rapporterer til rådmann eller kommunalsjef i forhold til intern organisering.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.4. 2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet ”Dokumentunderlag”.

Formøte ble avholdt 11.6.2010.

Åpningsmøte ble avholdt 23.6.2010.

Intervjuer:

15 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet ”Dokumentunderlag”.

Sluttmøte ble avholdt 24.6.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna. Det ble blant annet sett på ivaretakelsen av meldinger til barnevernet, på praktisering av taushetsplikt, opplysningsplikt og opplysningsrett samt på innhenting av samtykke fra barn og foreldre.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av samarbeidet ble rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende undersøkt.

Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier. Det ble videre undersøkt om barnevern-, helse- og sosialtjenesten i kommunen samarbeider med skole, pedagogisk-psykologisk tjeneste, barnehager, spesialisthelsetjenester og statlig barnevern når det er behov for det. Det ble også undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse og sosiallovgivningen.

Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet så på om de tre tjenestene kontinuerlig evaluerer de samlede tiltak og tjenester som ytes til det enkelte barn. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt, faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene forbereder og ved behov gjennomfører overgang fra barnevern til sosialtjeneste sammen med den aktuelle ungdommen i god tid ved for eksempel prosedyrebeskrivelser, faste kontaktpersoner, regelmessig fellesmøter eller lignende. Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

Det er ikke gitt et eget regelverk om hvordan samarbeidet mellom barnevern-tjenesten og helse- og sosialtjenesten skal organiseres eller gjennomføres, men lovgivningen inneholder en rekke enkeltbestemmelser om samarbeid

5. Funn

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder å samarbeide om å fange opp bekymring for utsatte barn og unge og å gi dem riktige tjenester til rett tid

Merknaden er bygget på følgende:

• For enkelte tjenester er det uklart om når det skal meldes bekymring til barnevernet (meldeplikt/opplysningsplikt). Tjenestene melder i varierende grad bekymring til barnevernet
• Kommunen har ikke et helhetlig internkontrollsystem. Kommunen har eksempelvis ikke et fungerende system for melding og behandling av avvik
• Den faglige opplæring av nytilsatte er tilfeldig og usystematisk
• Barneverntjenesten utarbeider ikke alltid tiltaksplaner der det er fattet vedtak om hjelpetiltak. Dette gjelder i følge kommunens rapportering 15 av 47 saker

Merknad 2:

Kommunen har et forbedringspotensial når det gjelder rutiner for prosessen for når ettervern etter barneverntjenesteloven skal starte

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Tilsynsteamet mottok en omfattende mengde dokumentasjon fra Gausdal kommune. Dette har vært viktig for å fastslå i hvilken grad kommunen planlegger, gjennomfører, kontrollerer og evaluerer sin virksomhet. Kommunen har med sin tonivå-modell kort kommunikasjonsvei fra enhetene til ledelsen. Delegasjonsreglementet er ivaretatt og gjennomført, og virksomheten preges av fokus på mange forskjellige samhandlingsfora, der representanter fra de ulike tjenestegrenene og ledelse møtes jevnlig. De krav lovgivningen stiller til internkontroll er i stor grad kjent og implementert i den reviderte delen av kommunens virksomhet. Ledelsen er kjent med spesifikke utfordringer i enhetene på relativt detaljert nivå. Virksomheten har likevel noen utfordringer knyttet til å få et fullgodt internkontrollsystem. Det mangler eksempelvis et operativt og ensartet avviksmeldingssystem.

7. Regelverk

• lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
• lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
• lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
• forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
• forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
• forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
• forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
• lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Delplan psykisk helse barn og unge 2004-2010
• Retningslinjer for Kretsteam
• Samtykkeerklæring ved innhenting av taushetsbelagt informasjon
• Tverrfaglig drøftingsmøte, referat
• Prosjektplan ”bedre tverrfaglig ledelse”
• Etikk som deltema inn i prosjekt ”Flink med folk i første rekke”
• Samordingsteam, retningslinjer
• Beskrivelse av fora/læringsprosjekt ”Open Space”
• Prosjektplan ”God skolestart”
• Metode ”samordningsmøte”
• Gjennomgang av retningslinjer for Kretsteam
• Dokument; Oppfølging videre etter felles fagdag
• Møteplan/program/beskrivelser av Kretsteam
• Dokument: Tiltak for personer med særlige behov
• Dokument: Klinisk tverrfaglig møtestruktur barn
• En rekke referater fra BFT (Barne- og familieteam, enhetens faste møte)
• Dokument: Samarbeidsavtale Gausdal
• Dokument: Felles verdigrunnlag for Barn og familie, ppt
• Ansvarsfordeling enhetsleder
• Stillingsbeskrivelse barnevernkonsulent
• Stillingsbeskrivelse barnevernleder
• Liste over ansatte
• Liste over ansatte i enhet rehab og NAV
• Dokument: Innhold i internkontroll
• Internkontrollrutiner
• Oversikt over lover, forskrifter og retningslinjer
• Oversikt over samarbeid
• Dokumentert medarbeiderundersøkelse
• Flytkart
• Kommunestyrets vedtak
• Årsmelding 2009, enhet Barn og familie
• Årsmelding 2009, sosiale tjenester og sysselsetting
• Årsmelding 2009 Helse
• Organisasjonskart kommunen
• Delegeringsreglement kommunestyret
• Delegering av rådmannens myndighet til barnevern, ppt og helsestasjon, samt sosiale tjenester
• Informasjonsplan 2006
• Styringsdialogen, håndbok

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• De forespurte brukermappene ble fremlagt for tilsynet og gjennomgått

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Revisjonsvarsel sendt 14.4.2010
• Dokumentasjon mottatt i følgende mailer: 25.5.2010, 26.5.2010 ; 2.6.2010, 11.6.2010 14.6.2010.
• Diverse mailer og telefonsamtaler for å avklare program og intervjuobjekter for selve tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Geir Berg, Arne Throndsen, Elisabeth Petterson, Inger Berg, Espen Bjorli