Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga i Nord-Fron kommune 2010

Samandrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattande tilsyn med dei sosiale tenestene i arbeids- og velferdsforvaltninga. Målet med tilsynet er å undersøke om kommunane gjennom sine styringsaktivitetar – internkontroll – sikrar at retten til søkjarane til økonomisk stønad blir ivareteke. Tilsynet tek utgangspunkt i reglane om økonomisk stønad i Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 18 og 19, i krav til sakshandsaminga og i krav til internkontroll.

Denne rapporten gjer greie for dei funn som vart gjort innanfor dei reviderte områda:

• om kommunen sikrar at søknadar om økonomisk stønad blir handsama i tråd med krav i lov- og forskrift
• om kommunen sikrar at individuell vurdering blir gjort

Tilsynet hadde fokus på desse undertema:

• handtering av søknader
• kartlegging/innhenting av relevante opplysningar
• vurderingar og avgjerder

Det vart peikt på to avvik:

• Nord-Fron kommune sikrar ikkje at alle førespurnader om økonomisk sosial hjelp blir handsama i tråd med krav i lov og forskrift
• Nord- Fron kommune sikrar ikkje at alle søknader om økonomisk sosial hjelp blir handsama i tråd med krava i lov og forskrift

Dato: 23.11.2010

Tony Heyerdahl
revisjonsleder Randi Marthe Graedler
revisor

 

 

Kari Skjønsberg
revisor Tone H. Svesengen
revisor

 

 

Heidi Fæste
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Nord-Fron kommune i perioden 23. juni 2010 - 23.11.2010. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året. Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivninga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på forbetringspotensial.

2. Omtale av verksemda - spesielle tilhøve

Nord-Fron kommune ligg i Gudbrandsdalen med E-6 som gjennomfartsåre gjennom kommunesenteret Vinstra. Kommunen har 5800 innbyggarar, og er eit viktig handels- og skulesenter. Andre tettstader/bygdesenter i kommunen er Kvam og Skåbu. Fleire messer og festivalar blir lagt til kommunen, det største årlege arrangementet er Peer-Gynt stemnet.

Nav hadde registrert 129 personar som var heilt eller delvis utan arbeid i juni 2010. I 2009 hadde kommunen 138 mottakarar av økonomisk sosial hjelp (KOSTRA). I høve til folketalet er dette om lag som i andre kommunar i Oppland og i landet elles. Den del av folkesetnaden som mottok stønad i seks månader eller meir, var lågare enn gjennomsnittet både i Oppland og i landet elles. Kommunen skriv i si årsmelding at talet på personar som mottek økonomisk sosial hjelp har auka sterkt. Dei legg da til grunn andre tal enn det som er rapportert inn i KOSTRA.

Nord-Fron kommune blir leia av rådmann og tre kommunalsjefar. I tillegg er det stab.

Nav-kontoret er organisert under verksemdsområde Barn og familie. Verksemdsleiar for barn og familie har, i tillegg til dei kommunale tenestene i Nav, ansvar for gjeldsrådgjeving (som også omfattar økonomisk rådgjeving etter lov om sosiale tenester i Nav § 17), helsestasjon, barnevern, psykisk helse, fysioterapi og tiltaket NOA (Nord-Fron Arbeid). Verksemdsleiar for Barn og familie rapporterer til Rådmannsleiinga.

Nav Nord-Fron opna hausten 2007. I tillegg til tenester etter lov om sosiale tenester i Arbeids- og velferdsforvaltninga, har Nav Nord-Fron mellom anna ansvar for andre kommunale tenester som støttekontakt og kommunen sine tiltak overfor rusmiddelmisbrukarar etter kapittel 6 i sosialtenestelova.

Retningsliner for tildeling av økonomisk sosialhjelp frå 01.02.2001 gjeld framleis, i tillegg til servicefråsegn frå den tidlegare sosialtenesta. Satsar for hjelp til livsopphald svarar i hovudsak til dei statlege rettleiande retningslinene for utmåling av stønad når det blir gitt ”full sats”, men kommunen skil ikkje mellom barn i førskulealder og skulebarn under 10 år. Kommunen har også ein ”redusert sats” som blir brukt ved utmåling av hjelp til livsopphald, i i tillegg til sats for lommepengar og sats for matpengar/krisehjelp.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 23. juni 2010. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte vart halde 31.08.2010.

Opningsmøte vart halde 27.09.2010.

Intervju:

11 personar vart intervjua, to av desse vart intervjua den 21.09.2010 da dei skulle ha ferie på dagane tilsynet skulle gå føre seg.

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det vart gjennomført synfaring ved Nav Nord-Fron 31.08.2010.

Slutmøte vart halde 28.09.2010.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for dette tilsynet er om kommunen sikrar seg at søknader om økonomisk stønad blir handsama i samsvar med lov og forskrift. Tilsynet i år skal, etter føringar gitt av Statens Helsetilsyn, legge vekt på å undersøke om kommunen sikrar seg at det blir gjort individuelle vurderingar i heile prosessen.

Med økonomisk stønad forstår ein her stønad til livsopphald, jf. lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 18, og stønad i særskilte tilfelle, jf. § 19 i den same lova.

Tilsynet hadde fokus på fylgjande undertema:

• Handsaming av søknadar
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysningar
• Vurderingar og avgjerder

Tilsynet omfattar også kommunen si plikt til å føre internkontroll. Kommunen har sjølv eit ansvar for å sikre seg at dei tenestene og den aktiviteten kommunen driv, er i samsvar med lova. Kommunen lyt difor ha ein form for kontroll som gjer at den kan avdekke tilhøve som ikkje er i samsvar med lov og forskrift. Korleis kommunen gjer dette, må dei kunne gjere greie for t.d. ved tilsyn. Tilsynet skal også sjå om kontrollen er effektiv og verkar slik den er tenkt, slik at feil blir retta opp.

5. Funn

Avvik 1:

 Nord-Fron kommune sikrar ikkje at alle førespurnader om økonomisk sosial hjelp blir handsama i tråd med krav i lov og forskrift.

Avvik frå følgjande krav i lov og forskrift:

Lov om sosiale tenester i Arbeids- og velferdsforvaltninga § 44 om teieplikt, forvaltningslova, forskrift om internkontroll i helse- og sosialtenesta.

Avviket bygger på følgjande observasjonar:

• Det er ikkje samsvar mellom det dei tilsette i publikumsmottaket ser på som sine arbeidsoppgåver, og det som går fram av kommunen si beskriving av ansvarsområdet deira
• Leiinga i kommunen kontrollerer ikkje regelmessig kva for rettleiing og hjelp som blir gitt i mottaket, slik at leiinga veit om rutinar osb. blir følgt opp slik det er bestemt.
• Det er fare for brot på teieplikt når publikum vendar seg til publikumsmottaket, til dømes ved at andre brukarar av kontoret får opplysningar om kven som søker/har sosial hjelp eller kva slags ærend dei har.

Avvik 2:

Nord- Fron kommune sikrar ikkje at alle søknader om økonomisk sosial hjelp blir handsama i tråd med krava i lov og forskrift

Avvik frå følgjande krav i lov og forskrift:

Lov om sosiale tenester i Arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 18 og 19, § 6 (om naudsynt opplæring), § 5 (om plikt til å ha internkontroll ), forskrift om internkontroll i helse- og sosialtenesta.

Avviket bygger på følgjande observasjonar:

• Det er ikkje klart for alle kvar fagansvaret for sosiale tenester er plassert, korleis og av kven kvaliteten i tenestene blir sikra.
• Det er ikkje klart korleis vedtak blir rettsleg sikra, til dømes kva som skal bli gjort i ”VO-møte” og kva som skal bli gjort ved godkjenning av vedtak.
• Det går ikkje fram av vedtaka kva for individuelle vurderingar som er lagt til grunn. Mellom anna blir det brukt satsar under statlege retningsliner utan at det går fram kvifor dette blir gjort.
• Det går ikkje alltid fram av sakane om det er gjort konkrete vurderingar etter § 19 når det er gitt avslag etter § 18.
• Det blir brukt standardtekster som ikkje er relevante, og som gjer vedtaka misvisande og vanskelige å forstå både for brukarane og andre.
• Opplæring av nye tilsette på lovområdet sosiale tenester er lite planmessig og dekker ikkje sakshandsamarane treng.
• Det er ikkje plan for å halde dei tilsette oppdatert på lovverk og andre rettskjelder, og for oppdatering på aktuelle faglege tema.
• Det er ikkje vurdert eller kartlagt kvar det er størst fare for at tenestene ikkje blir utført som fastsett i lov eller forskrift, og difor er det heller ingen tiltak i samsvar med dette.
• Det er ikkje noko kjent system for rapportering av avvik, og kommunen kjenner heller ikkje til at det har vore meldt om avvik. Dei tilsette har meldt ifrå om mangelfull opplæring, utan at dette har ført til naudsynt endring.

Kommentarar:

Når Nord-Fron kommune har fått avvik på dei reviderte områda, er det fordi tilsynet ser at saker ikkje blir handsama slik lov og forskrift krev, og utan at kommunen sjølv har sett dette og/eller sett i verk tiltak for å rette på tilhøva. Dette gir risiko for at feil som blir gjort ikkje berre blir gjort ein gong, men kan halde fram og bli praksis også i andre saker, noko gjennomgangen av eit utval saker viste. Eit styringssystem skal forhindre at dette skjer, jf. forskrift om internkontroll i helse- og sosialtenesta.

At kommunen ikkje har ei vurdering av kvar det er størst risiko for at feil kan oppstå, bidreg til at også den kvalitetssikringa som blir gjort, blir mindre målretta og effektiv.

Internkontroll er ein del av arbeidet med kvalitet i tenestene. Forskrifta fastsett ikkje nokon detaljert mal for korleis internkontrollen skal sjå ut, men dei grunnleggande elementa som lyt vere på plass er gitt i §4 i forskrifta. Sjølv om Nav Nord-Fron ikkje er ei stor verksemd, skal dei handtere mange og ulike regelverk. I tillegg er kvaliteten på tenestene som blir gitt av Nav viktige for innbyggarane i kommunen.

6. Vurdering av styringssystemet

Kravet til styring går fram av Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 5. Kommunen skal føre internkontroll for å sikre at verksemda og tenester etter kapittel 4 i lova er i samsvar med krav fastsett i eller i medhald av lov og forskrift. Kommunen må kunne gjere greie for korleis dei oppfyller denne plikta.

Det blir lagt til grunn at forskrift om internkontroll gitt med heimel i § 2-6 i Lov om sosiale tenester også gjeld for dei kommunale tenestene i arbeids- og velferdsforvaltninga.

Nav-kontoret kan ha andre krav til styringssystem på grunn av anna lovverk eller andre styringsliner dei arbeider etter.

Internkontroll skal bidra til å gje fagleg forsvarlege tenester, og at lovgivinga på sosialområdet blir oppfylt gjennom systematisk styring og kontinuerleg forbetringsarbeid. Det er kommunen som har plikt til å føre internkontroll. Når fullmakt etter særlov er delegert i organisasjonen, fylgjer plikta til å føre internkontroll dei same styringslinene.

Det kom fram ved tilsynet at Nord-Fron kommune ikkje har sikra seg godt nok til at dei kommunale tenestene Nav Nord-Fron er i samsvar lov og forskrift.

Internkontrollen skal dokumenterast i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av særpreg ved verksemda, aktivitetar, risiko og storleik.

Som nemnt ovanfor er Nav Nord-Fron ein kompleks organisasjon med to styringsliner og mange regelverk. Brukarane er til dels grupper som på grunn av sin situasjon kan ha problem med å ivareta rettane sine sjølv. Tilsynet krev difor eit system for internkontroll som er godt dokumentert, som blir halde vedlike og som er godt kjent i alle delar av organisasjonen.

7 Regelverk

LOV 2009-12-18 nr 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen

LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).

FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8 Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart sendt over da revisjonen vart førebudd, mellom anna:

• Årsmelding 2009
• Samarbeidsavtale mellom Nord-Fron kommune og Nav Oppland
• Organisasjonskart, vedlagt ”Leder Nav Nord-Fron arbeidsområde og fullmakt”
• Oversikt over oppgåvefordeling mellom rettleiing publikumsmottak (VP) og rettleiing oppfølging (VO)
• Mal for sakshandsaming og vedtak
• Retningslinjer for tildeling av økonomisk stønad og service-erklæring for sosialtenesta
• Samhandlingsrutinar mellom Nav Kundesenter, Nav lokal og Nav forvaltning
• Verksemdsrapportering: Mal for kommunal regnskapsrapportering 2 gonger årleg
• Informasjon om opplæring og kompetanse

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Intern sjekkliste for utbetaling av sosialhjelp
• 14 saksmapper
• 8 saker plukka ut ifrå liste med 178 aktuelle saker

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varselbrev til kommunen 23.06.2010.
• Brev frå Nord-Fron kommune 06.07.2010 og svar frå Fylkesmannen 13.07.2010 i samband med samordning av dato i høve til anna tilsyn
• E-postar med praktiske avtaler i høve til formøte, intervju og gjennomføring

9 Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Ikke publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:

Tony Heyerdahl (revisjonsleiar),

Randi Marthe Graedler, Kari Skjønsberg, Tone Huuse Svesengen og Heidi Fæste (revisorar)