Stadfestet rapport fra tilsyn med saksbehandlingen i helse­- og sosialsektoren i Nordre Land kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oppland gjennomførte tilsyn med Nordre Land kommunes saksbehandling og tildeling av tjenester innenfor helse-og sosialsektoren. Tilsynet var gjort som en systemrevisjon der tilsynet undersøkte tilsendt dokumentasjon, gikk gjennom et antall brukermapper samt gjennomførte intervjuer med ansatte på alle nivåer i kommunen. Hensikten med systemrevisjonen var å undersøke om Nordre Land kommune planlegger, gjennomfører, evaluerer og eventuelt korrigerer sin virksomhet slik at tjenestemottakere til en hver tid får tildelt de tjenester de har krav på innenfor det de har rett til. Tilsynet er del av embetets planlagte kommunetilsyn for 2009. Varsel om tilsyn ble sendt kommunen 17.9.2009, og formøte ble gjennomført 27.1 0.2009. Mappegjennomgang ble gjennomført 16.11 .2009. Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte ble gjennomført 17.1 1.2009.

Tilsynet konkluderte med ett avvik:

"Nordre Land kommune sikrer ikke gjennom sin saksbehandling at alle tjenestemottakere og/eller pasienter tildeles de ytelser de har behov for innenfor det de har krav på."

Begrunnelsen for avviket fremgår av rapporten .

Dato: 26.4.2010

Geir Berg
revisor

Tony Heyerdahl
revisor

 ¨

Silje Solbjør Eliassen
revisor

revisjonsleder Jens Fløtre
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nordre Land kommune i perioden 17.9.2009 -(stadfestet rapport). Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens og Helsetilsynets planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6. Tilsvarende er Helsetilsynet gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om :

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten spesielle forhold

Helse og sosialtjenesten i Nordre Land kommune ledes av kommunalsjefen som har delegert alle oppgaver videre til 2 enhetsledere.

Kommunen har tildelingskontor som omfatter helse og sosialsektoren og etter hvert også psykisk helse. Kontoret har 2 ansatte saksbehandlere.

Kommunen benytter fagsystemet Gerica.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.9.2009. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet "Dokumentunderlag".

Formøte ble avholdt 27.10.2009.

Åpningsmøte ble avholdt 17.11.2009.

Intervjuer:

12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 17.11.2009.

4. Hva tilsynet omfattet

"Sikrer kommunen gjennom sin saksbehandling at tjenestemottakere og/eller pasienter tildeles de ytelser de har behov for innenfor det de har krav på?"

Tilsynets tema er å undersøke om kommunen gjennom sin saksbehandling sikrer at tjenestemottakere får det de har behov for innenfor det de har krav på. Tilsynet er konsentrert om saksbehandlingen og er gjennomført ved dokumentgranskning, mappegjennomgang og intervjuer. Begrepet saksbehandling skal forstås i vid betydning, og omfatter prosessen fra et behov gjøres kjent for kommunen, selve vurderingen opp mot relevant lovverk, og igangsetting av tildelt tjeneste. Begrepet omfatter også en eventuell klage på tildelt tjeneste, samt nytt vedtak om behovet endres.

5. Funn

Avvik 1:

"Nordre Land kommune sikrer ikke gjennom sin saksbehandling at alle tjenestemottakere og/eller pasienter tildeles de ytelser de har behov for innenfor det de har krav på."

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Kommunehelsetjenesteloven §§ 2-1 , 1-3, 1-3a, Sosialtjenesteloven § 2-1, og §§ 4-3 jf. 4-2b Forvaltningsloven § 16 om forhåndsvarsling , blant annet før revurdering av behov. Pasientrettighetsloven § 1-3, jf. § 2-1 Internkontrollforskriften § 4 Rundskriv 1-6/2006 -presisering av regleverk for egenandelsbetaling for sosiale tjenester.

Avviket bygger på følgende:

• I vedtak om flere typer tjenester vises det til at pårørende kan hjelpe til, uten at det er gitt noen begrunnelse for det
• Standardmessige vedtak, flere av vedtakene konkluderer med halvannen til to timer hjemmehjelp i måneden .
• Utmålingen av tjenester er ikke alltid i samsvar med registrert funksjonsnivå i IPLOS-registreringen.
• "Førstelinja" bruker internmeldingsfunksjonen i fagsystemet i stedet for revurderingsjournal på den enkelte bruker. Gjør det vanskelig å etterprøve faktasiden/tilbakemeldingssløyfa og brukermedvirkning
• Tilsynet avdekket uklar lovforståelse mht hva som er ytelser etter henholdsvis sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven. Dette får betydning blant annet i forhold til tildeling av trygghetsalarm, matombringing, plass i dagsenter osv. og tilhørende vederlagsberegning
• Det er ingen systematisk opplæring/oppfølging i saksbehandlingen

Kommentar:

Vedtakene preges av gjennomgående god struktur. Det kan vurderes om informasjonsmengden på slutten ikke nødvendigvis avspeiler vedtakets innhold . (ryddebehov, samt få inn riktig henvisning til forvaltningslovens klageregler)

6. Regelverk

• Lov av 13.12.1991 om sosiale tjenester
• Lov av 19.11.1982 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 2.7.1999 om helsepersonell
• Lov av 2.7.1999 om pasientrettigheter
• Lov av 10.2.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven)
• Forskrift av 2002-20-12. om internkontroll i sosial-og helsetjenesten
• Forskrift av 2000-12-21 , om pasientjournal
• Rundskriv 1-6/2006 -presisering av regleverk for egenandelsbetaling for sosiale tjenester.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Virksomhetsplan for resultatenhet "Familie og Helse"
• Plan for kompetanseutvikling for sosial-og helsepersonell perioden 2007­2010 -Nordre Land kommune
• Tjenestebeskrivelse for avdeling for psykisk helsearbeid
• Avviksskjema for kvalitetssikring av saksbehandlingen og oppfølging av enkeltvedtak i enhet familie og helse
• Tjenesteliste for pleie og omsorg utenfor institusjon
• Tjenesteliste for støttekontakt
• Tjenesteliste for dagsenter

Under revisjonsbesøket ble det gjennomgått et antall brukermapper, kategorisert på følgende måte:

• Saker som gjelder praktisk hjelp i hjemmet (sosialtjenesteloven § 4-3 jf 4-2b)
• Saker som gjelder hjemmesykepleie (kommunehelsetjenesteloven § 2-1)
• Saker som gjelder tiltak ved særlig tyngende omsorgsoppgaver/avlasting (sosialtjenesteloven § 4-3 jf 4-2b)
• Saker som gjelder opphold i sykehjem begrunnet med behov for helsehjelp (kommunehelseljenesteloven § 2-1) uansett varighet på oppholdet
• Saker der det er gitt avslag eller tildelt annen tjeneste enn det som er søkt de siste klagene på avslag på tjenester eller der det klages på at det gis noe annen enn det er søkt om

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen/Helsetilsynet:

• Revisjonsvarsel sendt i brev datert 17.9.2009
• Dokumentasjon oversendt i brev 5.11.2009

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttrnøte, og over hvilke personer sorn ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Geir Berg, Silje Solbjør Eliassen, Tony Heyerdahl, Jens Fløtre