Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen i Vestre Toten kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i NAV. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter, internkontroll, sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt.

Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19 og i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, herunder krav til internkontroll. Denne rapporten beskriver de funn som ble gjort innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskriftskrav.
• Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

Med økonomisk stønad menes her stønad til livsopphold, jf. lov om sosiale tjenester i NAV § 18, og stønad i særlige tilfelle, jf. samme lovs § 19.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging og innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Fylkesmannen fant ikke grunnlag for å gi avvik i Vestre Toten kommune.

Det ble gitt en merknad:

Vestre Toten kommune har et forbedringspotensial når det gjelder deler av saksbehandlingen innen økonomisk sosialhjelp. Begrunnelsen for merknaden framgår av rapportens kapittel 5.

Dato: 24.11.2010

Tony Heyerdahl
revisjonsleder

Kari Skjønsberg
revisor

 

 

Randi Marthe Graedler
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vestre Toten kommune i perioden 23.06.10 - dato for stadfestet rapport. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vestre Toten kommune har ca. 12.770 innbygger. Det er en industri- og landbrukskommune, med stor grad av spredt bebyggelse. NAV ble etablert i Vestre Toten 10. september 2009. Fra kommunens side ble da 15 faste stillinger og en prosjektstilling innen sosialtjeneste overført til NAV. NAV er lokalisert i egen, nyoppført bygning i tilknytning til rådhuset. Leder for NAV er kommunalt ansatt. Kommunen har opprettet en stabslederstilling, som fungerer som fast stedfortreder. Denne er kommunalt ansatt.

Kontoret er organisert i tre avdelinger med egen avdelingsleder, serviceavdelingen, fokusvadelingen og oppfølgingsenheten. Alle disse tre avdelingene skal behandle søknader om økonomisk stønad.

Det var registrert 147 helt ledige og 80 delvis ledige i kommunen i juni 2010. Blant disse er det forholdsvis mange ungdommer. Antall mottakere av økonomisk sosial hjelp i 2009 var 354 (KOSTRA). Sett i forhold til folketallet, er dette flere enn i resten av fylket og i landet for øvrig. Stønadslengde og antall personer som mottok stønad over 6 måneder ligger også over gjennomsnittet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23.06.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 8: Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 20. september 2010.

Åpningsmøte ble avholdt 12.10.10.

Intervjuer:

16 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i lokalene til NAV kontoret.

Sluttmøte ble avholdt 13. oktober 2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for dette tilsynet er om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskriftskrav. Det skal ifølge sentrale føringer legges vekt på å undersøke om kommunen sikrer at det foretas individuell vurdering.

Med økonomisk stønad menes her stønad til livsopphold, jf. lov om sosiale tjenester i NAV § 18, og stønad i særlige tilfelle, jf. samme lovs § 19.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Tilsynet omfatter også kommunens internkontrollplikt. Plikt til å føre internkontroll medfører at kommunen har et selvstendig ansvar for å sikre at den virksomheten de driver er i samsvar med kravene i loven. Det er derfor virksomheten selv som har primæransvaret for å ha kontrollordninger som kan avdekke forhold som ikke er i samsvar med regelverket og følge opp med nødvendige endringer.

5. Funn

Merknad:

Vestre Toten kommune har et forbedringspotensial når det gjelder visse deler av saksbehandlingen innen økonomisk sosialhjelp.

Merknaden er bygget på følgende:

• Det foreligger en fare for ulik behandling av søknadene fordi de ulike avdelingene framstår som noe forskjellige når det gjelder praksis, kultur og fokus
• Det kan synes som om det er lite tid avsatt til individuell oppfølging av søkerne
• Det skjer en uformell avvikshåndtering
• Rutinehåndboka, som styringsdokument, brukes forskjellig av de ulike avdelingene
• Vilkårsinstituttet blir brukt i utstrakt grad ved tildeling av økonomisk sosialhjelp. Det fremgår ikke alltid klart om dette er på grunnlag av individuelle vurderinger. Det er også uklart om enkelte vilkår heller burde vært en del av utredningen etter lovens § 18, eventuelt som en del av Individuell plan.
• Lovforståelsen når det gjelder bruk av lovens §§ 18 og 19 synes uavklar i enkelte saker.
• Det er ulik praksis med hensyn til å dokumentere samtaler med brukere.
• Det fremgår at det er blitt gjort direkte trekk i tilgodehavende skatt i et enkelttilfelle. Det er uklart hva praksis er.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

For å kunne konkludere med avvik skal tilsynet ha avdekket brudd på de materielle lovkrav i konkrete bestemmelser i lov om sosiale tjenester i NAV. I tillegg skal tilsynet ha avdekket at det ikke er tilstrekkelig styring slik at brudd på lovkrav som nevnt ovenfor ikke blir fanget opp og korrigert.

Det ble avdekket svakheter ift. praksis rundt enkeltbestemmelser omfattet av tilsynet. Når tilsynet likevel ikke gir avvik til Vestre Toten kommune, er det fordi det gjennom intervju, referat fra ledermøter mv ble dokumentert at kommunen gjennom sine styringssystemer allerede hadde fanget opp at det var risiko for svikt på nettopp disse områdene. Kommunen arbeidet målrettet og kontinuerlig for å rette opp svakheter i forhold til de kommunale sosiale tjenestene i NAV, blant annet ved å nyttiggjøre seg tidligere rutiner og ansattes kompetanse på en god måte.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
• FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen, herunder :

• Sosialhjelpsnormene i Vestre Toten kommune
• Oppgavefordeling mellom de ulike avdelingene
• Rollebeskrivelse for avdelingsleder og de ulike avdelingene
• Virksomhetsplan og lokale mål
• Rutinebeskrivelse for oppfølging av brukere
• Rutinehåndbok, versjon 5

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 35 klientmapper der det er gitt økonomisk stønad eller gitt avslag
• Ansatte ved NAV Vestre Toten
• Vedtaksmaler
• Rutiner ved søknad om sosialhjelp
• Rutiner for behandling av søknad om nødhjelp
• Rutiner for sosiale lån
• Rutiner ved søknad om depositumsgaranti
• Referat fra diverse møter

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 23.06.2010
• epostveksling om praktiske forhold ved tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Knut Egil Asprusten	NAV-leder	X	X	X
Bjørn Fauchald	Rådmann	X	X	X
Marion Andersen	Avdelingsleder, oppfølgingsavdelingen	X	X	X
Jorun Granberg	Avdelingsleder, serviceavdelingen	X	X	X
Tore Bergsveen	Avdelingsleder, fokusavdelingen	X	X	X
Levente Nagy	Fokusavdelingen	X		X
Amund Ringen	Stabsleder	X	X	X
Elin Sandvik	Serviceavdelingen		X	X
Bente Anita Espelin	Fokusavdelingen	X		X
Britt Unni Johansen	Serviceavdelingen			X
Marit Nyvold Werner	Fokusavdelingen	X	X	X
Hilde Fjellstadsveen	Oppfølgingsavdelingen			X
Tonje Haugen Stenseth	Oppfølgingsavdelingen	X
Liv Marit Torp	Oppfølgingsavdelingen	X
Shefki Sherifi	Oppfølgingsavdelingen			X
Gro Helene Meldal	Veileder	X	X
Karin Undlien	Fokusavdelingen			X
Gro Cathrine Pladsen	Serviceavdelingen	X	X	X
Stine P. Hovland	Fokusavdelingen	X		X
Tone Bjørkvold	Serviceavdelingen	X	X
Tove Strøm	Serviceavdelingen	X
Tor Idar Larsen	Fokusavdelingen	X	X	X
Sissel Røstad Hänsch	Serviceavdelingen	X
Per Harald Aandstad	Serviceavdelingen	X
Elisabeth R. Farstad	Oppfølgingsavdelingen	X		X
Berit Hager	Oppfølgingsavdelingen	X	X	X
Elise Fallingen	Veileder	X		X
Brit Bach	Oppfølgingsavdelingen	X		X
Wenche Olsen Solberg	Oppfølgingsavdelingen	X	X	X
Elin Anmarkrud	Oppfølgingsavdelingen	X	X	X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Kari Skjønsberg, rådgiver

Randi Marthe Graedler, rådgiver

Tony Heyerdahl, seniorrådgiver