Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oppland gjennomførte i perioden 30. mai 2011 til 8. september 2011 tilsyn utført som systemrevisjon ved Dahleflata og Gamlevegen bofellesskap. Tilsynet ble gjennomført over en dag. og er som vanlig ved systemrevisjoner basert på et antall intervjuer, dokumentgranskning og gjennomgang av annet relevant materiell. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet omfattet følgende områder:

Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoll og behandling av klager på bruk av tvang

Det ble ikke avdekket avvik eller merknad.

Dato: 08. september 2011

Espen Bjorli
revisjonsleder
Inger Berg
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Dahleflata og Gamlevegen bofellesskap i perioden 15. juni 2011 til 8.september 2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Oppland gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnverninstitusjoner etter lov om barnevern § 5-7 og tilsynsforskriften § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fas tsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Dahleflata og Gamleveien bofellesskap er godkjent av Bufetat, Region Øst 1. september 2005 som en kommunal barneverninstitusjon for inntil fem mindreårige asylsøkere og flyktninger av begge kjønn i alderen 12 til 18 (23) år. Plasseringene i institusjonen skal være i henhold til lov om barneverntjenester §§ 4-4 femte ledd og 4-12 (§ 1-3 etter fylte 18 år). Etter siste vedtak fra Bufetat datert 08. juli 2008, er institusjonen godkjent med en utvidelse av målgruppen ved institusjonen til også å gjelde for ordinære inntak fra kommunen i Nord-Gudbrandsdalen for barn av begge kjønn i alderen 12 til 18 (23) år plassert i henhold til§ 4-4 femte ledd.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15. juni 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet 7 Dokumentunderlag

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 23. august 2011

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet 7 Dokumentunderlag

Sluttmøte ble avholdt 23. august 2011

 

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for systemrevisjonen var institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoll og behandling av klager på bruk av tvang.

Bruk av tvang skal protokollføres og begrunnes. Kravet om protokollføring er først og fremst satt for å sikre etterprøvbarhet, slik at tilsynsmyndigheten kan gå gjennom protokollene og vurdere om de er i samsvar med lov og forskrift. For at Fylkesmannen skal kunne prøve om tvangsvedtaket var "lovlig og forsvarlig" må protokollen være forsvarlig opplyst.

Bruk av tvang og vedtak om bruk av tvang kan påklages til Fylkesmannen. Institusjonens leder skal gjøre klageadgangen kjent for den det gjelder, først og fremst beboerne selv og deres foresatte.

 

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknad.

 

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Tilsynet har mottatt rutinebeskrivelser og institusjonsplan som er oppdatert 01.07.11. Dette har vært viktig for å fastslå i hvilken grad institusjonen planlegger, gjennomfører, kontrollerer og evaluerer virksomheten. De krav lovgivningen stiller til internkontroll synes kjent og implementert i den reviderte delen av virksomheten. Institusjonens avviksrapporteringssystem er kjent for de ansatte og avvik blir etterspurt og fulgt opp av ledelsen. Virksomheten er i en omstillingsperiode, når det gjelder internkontrollsystem- kommunen er i ferd med å implementere "kvalitetslosen" som et felles system for hele kommunen. l en slik overgang er det naturlig at ansatte har varierende kunnskap til systemet som er i ferd med å implementeres. Institusjonen har ellers gode systemer for å avdekke og etterspørre avvik, samt ha kontroll på egen virksomhet.

 

7. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
  • Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling, 11 des. 2003
  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon, 12. des. 2002
  • Forskrift om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner, 10. juni 2008

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over ansatte
  • Oversikt over beboere
  • lnstitusjonsplan
  • Halvårsplan for høst og vår 2011
  • Prosedyren "Bruk av tvangsprotokoll"
  • Prosedyren "Klagesaksbehandling og andre henvendelser om brudd på rettighetsforskriften"
  • Tvangsprotokoller tilsendt i 2011
  • Dokumentasjon fra individrettede tilsyn og klager i 2011
  • Under revisjonen ble sjekkliste i forbindelse med inntak gjennomgått

Korrespondanse mellom institusjonen og Fylkesmannen:

  • Varsel sendt 15. juni 2011
  • Etterspurte dokumenter mottatt 29.06.11

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Anette Rudi

Nestleder

X

X

X

Irene Viken

Miljøterapeut

X

X

X

BritS. Bå tstad

Miljøarbeider

X

X

X

Arne kvehaugen

Miljøarbeider

 

X

X

Monica Schweinsberger

Miljøarbeider

 

X

X

Eva S. Brennhauqen

Virksomhetsleder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiver Inger Berg og rådgiver Espen Bjorli med sistnevnte som revisjonsleder