Rapport fra tilsyn med virksomhet for tilrettelagte tjenester i Gjøvik kommune 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om Gjøvik sikrer at tjenestemottaker mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf. § 4- 2, bokstav a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov

Det ble ikke funnet avvik på området.

• Om Gjøvik kommune sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i kapittel 4A

Det ble ikke funnet avvik på området.

Dato: 27.06.2011

Åse Kongsvold
revisjonsleder

Randi Marthe Graedler og Tony Heyerdahl
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved i perioden 09.03.2011 – 27.06.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

>2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjøvik kommune har 28.841 (pr. 01.06.10) innbyggere og er den største kommunen i Oppland. Avstand til Oslo Sentrum er kun 12 mil, mens hovedflyplassen på Gardermoen ligger vel en time sør for byen. Gjøvik er ledende innen industri, handel og tjenesteyting i innlandet og et senter for høgere utdanning. Gjøvik er det største handelsstedet målt i omsetning. 

Gjøvik kommunes har ledelse på to nivåer. Rådmannen har delegert noe av sin myndighet direkte til kommunalsjefer, virksomhetsledere og personalsjef. Seksjon Tilrettelagte tjenester gir tjenester til 122 personer med utviklingshemning, av disse er 24 på dagsenter for utviklingshemmede. 29 personer med utviklingshemning har heldøgns omsorg i samlokaliserte boliger, fordelt på 5 steder. Brukergruppen i seksjon for tilrettelagte tjenester er sammensatt.

Tjenesteenheten fatter vedtak etter sosialtjenesteloven. På Haugtun 2 er avdelingsleder ansvarlig for å følge opp 4A-vedtak etter sosialtjenesteloven. Vedkommende har også opplæringsansvaret. På Åslundmarka er vernepleier 1 ansvarlig for opplæring om tvang og makt og for oppfølging av 4A-vedtak. På Haugtun 2 har vernepleier 1 ansvar for at det blir foretatt en kartlegging og hvis nødvendig søke om endring hvis det er endring av tjenestebehov hos den enkelte bruker. På Biri er avdelingsleder ansvarlig, men det er ikke skriftliggjort hvem som er direkte ansvarlig i forhold til 4A-vedtak etter sosialtjenesteloven og for opplæring om tvang og makt. Mye av ansvaret er delegert. Det er oppgitt at vernepleier 1 er ansvarlig for planlegging av opplæring av ansatte og miljøterapeut 1 for gjennomføring av opplæring av ansatte.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.03. 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 25.05. 2011.

Intervjuer

16 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i bolig på Biri.

Sluttmøte ble avholdt 26.05. 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet lov om sosiale tjenester kapittel 4A – rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor mennesker med psykisk utviklingshemning. Tilsynet hadde to fokusområder:

Område 1

Om Gjøvik sikrer at tjenestemottaker mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3 jf. § 4- 2, bokstav a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov

Område 2

Om Gjøvik kommune sikrer utførelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-d overfor psykisk utviklingshemmede uten bruk av tvang og makt i strid med bestemmelsene i kapittel 4A.

Vi har hatt fokus på hvordan virksomheten styrer oppgavene knyttet til myndighetskravene i sosialtjenesteloven kapittel 4A. Vi har sett på om Gjøvik kommune sikrer at tjenestene på disse områdene blir utført i henhold til myndighetskravene, og sett på rutiner og prosedyrer, kompetanse, kontroll og styring.

5. Funn

Tilsynsmyndigheten har ikke funnet grunnlag for å gi avvik eller merknader på de områdene vi har ført tilsyn med.

Tilsynsmyndigheten har forøvrig merket seg:

• Planlegging av tjenesten viser seg ved at det foreligger styringsdokumenter og prosedyrer.
• Styringsdokumenter brukes i gjennomføringen av tjenesten.
• De ansatte gir inntrykk av at det er lav terskel for å ta opp spørsmål i avdelingene.
• Det er fokus på medbestemmelse hos tjenestemottaker.
• For å kontrollere om det er samsvar mellom faktisk behov hos tjenestemottaker og tildelte tjenester, er det gjennomført Devold kartlegging på Biri.
• Det gjort endringer og korrigeringer av tildelte tjenester der det er funnet behov for det.
• Kvalitetssystemet EQS er på plass men brukes likevel ikke i tilstrekkelig grad.
• Bevisstheten blant de ansatte om hva avviksmeldesystemet skal brukes til varierer noe mellom de forskjellige boligene.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester
• Lov om behandlingsmåter i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Diverse informasjon, prosedyrer og rutiner vedrørende sosialtjenesteloven kap.4A
• Turnuser fra boliger
• Informasjon om ny avdelingsstruktur seksjon Tilrettelagte tjenester 2010
• Mål og tiltak. Innsatsområde 1: Pasient og brukerfokus. Innsatsområde 2: Orden i eget hus. Innsatsområde 3: Kompetanse og myndiggjorte medarbeidere
• Stillingsbeskrivelser
• Virksomhetsdokument 2011 (organisasjonskart) for virksomhetsområde helse og omsorg
• Organisasjonskart for avdelingene samt diverse avdelingsvise prosedyrer
• Opplæringsplan seksjon tilrettelagte tjenester 2008
• Arbeidshefte i målrettet miljøarbeid
• Kvalitetsstandarder for pleie- og omsorg mai 2009
• Metodebeskrivelser Helse og omsorg – bruk av 4A-perm/ saksbehandling av meldinger og vedtak
• Serviceerklæring – praktisk bistand og opplæring i hjemmet
• Prosedyre for saksbehandling ved revurdering av eksisterende vedtak
• Presentasjoner fra kurs om målrettet miljøarbeid og tvang etter pasientrettighetsloven og sosialtjenesteloven

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper knyttet til den enkelte tjenestemottaker (hovedsakelig i Gerica, men også noen papirmapper)
• Delegasjonsreglement

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 09.03.2011
• Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen 10.05.2011.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Åse Kongsvold, revisjonsleder
Randi Marthe Graedler, revisor
Tony Heyerdahl, revisor
Øystein Dalberg, revisor