Stadfestet rapport fra tilsyn med Mjøsvoll senter for ungdomsvern 2011

Sammendrag

Fylkesmannen i Oppland gjennomførte i perioden 30. mai 2011 til 15. september 2011 tilsyn utført som systemrevisjon ved Mjøsvoll senter for ungdomsvern. Tilsynet ble gjennomført over en dag, og er som vanlig ved systemrevisjoner basert på et antall intervjuer, dokumentgranskning og gjennomgang av annet relevant materiell. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet omfattet følgende områder:

Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoll og behandling av klager på bruk av tvang

Det ble ikke avdekket avvik. Det ble gitt en merknad. Grunnlaget for merknaden framkommer av rapportens kapittel 5.

Dato: 15. september 2011

Inger Berg
revisjonsleder

Espen Bjorli
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Mjøsvoll senter for ungdomsvern i perioden 30. mai 2011 til 15. september 2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Oppland gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnverninstitusjoner etter lov om barnevern § 5-7 og tilsynsforskriften § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Mjøsvoll Senter for ungdomsvern er en statlig barneverninstitusjon med en akuttavdeling og en oppdragsavdeling. Akuttavdelingen har i alt fire plasser for beboere av begge kjønn i alderen 12 til 18 år. Oppdragsavdelingen er godkjent for seks beboere av begge kjønn i samme aldersgruppe. Institusjonen administrerer også flere plasser i ungdomshjem og beredskapshjem.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30. mai 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet 7 Dokumentunderlag

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 16. august 2011

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet 7 Dokumentunderlag

Sluttmøte ble avholdt 16. august 2011

4. Hva tilsynet omfattet

Temaet for systemrevisjonen var institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoll og behandling av klager på bruk av tvang.

Bruk av tvang skal protokollføres og begrunnes. Kravet om protokollføring er først og fremst satt for å sikre etterprøvbarhet, slik at tilsynsmyndigheten kan gå gjennom protokollene og vurdere om de er i samsvar med lov og forskrift. For at Fylkesmannen skal kunne prøve om tvangsvedtaket var ”lovlig og forsvarlig” må protokollen være forsvarlig opplyst.

Bruk av tvang og vedtak om bruk av tvang kan påklages til Fylkesmannen. Institusjonens leder skal gjøre klageadgangen kjent for den det gjelder, først og fremst beboerne selv og deres foresatte.

5. Funn

Merknad 1

Mjøsvoll senter for ungdomsvern har et forbedringspotensiale når det gjelder føring av tvangsprotokoll og informasjon om endring av rutiner for føring av tvangsprotokoll og behandling av klager

Merknaden bygger på følgende:

• Enkelte tvangsprotokoller er noe mangelfullt beskrivende når det gjelder hva som utløser tvangsbruken og hvordan tvangen ble gjennomført
• Ansatte får skriftlig informasjon om endring av rutiner, men endringene blir ikke alltid tatt opp/drøftet i veiledning eller møter

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Tilsynet har mottatt rutinebeskrivelser og institusjonsplan som er oppdatert 01.07.11. Dette har vært viktig for å fastslå i hvilken grad institusjonen planlegger, gjennomfører, kontrollerer og evaluerer virksomheten. De krav lovgivningen stiller til internkontroll synes kjent og implementert i den reviderte delen av virksomheten. Institusjonens avviksrapporteringssystem er kjent for de ansatte og avvik blir etterspurt og fulgt opp av ledelsen.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
• Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling, 11 des. 2003
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon, 12. des. 2002
• Forskrift om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner, 10. juni 2008

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over ansatte
• Oversikt over beboere
• Kompetanseplan for 2011
• Rutine for skriving, utsendelse og oppbevaring av tvangsprotokoll
• Rutine for klage over bruk av tvang 4
• Tvangsprotokoller tilsendt i 2011
• Dokumentasjon fra individrettede tilsyn og klager i 2011

Under revisjonen ble sjekkliste i forbindelse med inntak gjennomgått

• Korrespondanse mellom institusjonen og Fylkesmannen:
• Varsel sendt 30. mai 2011
• Etterspurte dokumenter mottatt 22.06.11

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiver Espen Bjorli og rådgiver Inger Berg med sistnevnte som revisjonsleder