Rapport fra tilsyn med kommunenes arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn ved Nordre Land kommune 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. De to hovedtemaene for tilsynet er den kommunale barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn jf. barnevernloven § 4-5. Barns rett til medvirkning står sentralt og er undertema til begge hovedtemaene. Medvirkning vil i denne sammenheng si barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg.

Tilsynet er gjennomført over to dager og er, som vanlig ved systemrevisjoner, basert på et antall intervjuer, dokumentgranskning og gjennomgang av annet relevant materiell. I dette tilsynet har vi undersøkt et antall aktuelle saker der det er innkommet meldinger til kommunens barneverntjeneste.

Tilsynet avdekket to avvik knyttet til hvert av de to hovedtemaene:

Avvik 1:

Nordre Land kommune sikrer ikke dokumentasjon for at det gjennomføres tilstrekkelige undersøkelser i alle saker

Avvik 2:

Nordre Land kommune sikrer ikke at det foretas tilstrekkelig evaluering av tiltaksplaner i alle saker

Dato: 24.6.2011

Geir Berg
revisjonsleder Inger Berg, Heidi Fæste, Jorunn Ødegaardstuen
revisorer

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nordre Land Kommune i perioden 24.1.2011 – dato for stadfestet rapport. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og har grunnlag i veileder for landsomfattende tilsyn for 2011, initiert av Statens Helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nordre Land kommune har ca 6700 innbyggere. Kommunesenteret er Dokka. Barneverntjenesten er lokalisert i rådhuset i Dokka. Barnevernleder har vanlige fullmakter. Barneverntjenesten er administrativt lagt inn i enhet Familie og Helse. Kommunen har kommunalsjefer og Rådmann.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt i brev datert 24.1.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 4.5.2011.

Intervjuer

8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 5.5.2011.

 

4. Hva tilsynet omfattet

De to hovedtemaene for tilsynet er den kommunale barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn jf. barnevernloven § 4-5. Barns rett til medvirkning står sentralt og er undertema til begge hovedtemaene. Medvirkning vil i denne sammenheng si barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg.

Statens helsetilsyn har i sitt første landsomfattende tilsyn med barnevern valgt å ha fokus på kommunalt barnevern. Formålet med tilsynet er å undersøke om norske kommuner gjennom sine styringstiltak sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til barn som bor hjemme gjøres på en slik måte at barn og unge på disse områdene får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, jf. lov 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester av (heretter brukes offisiell kortform barnevernloven). Tilsynsmyndigheten skal samtidig undersøke om kommunene i dette arbeidet sikrer barns rett til medvirkning.

Barnevernets arbeid med undersøkelser er grunnlaget for å sikre at barn som trenger det skal få rett hjelp til rett tid. Kvaliteten på undersøkelsene er avgjørende for iverksetting av riktige tiltak til barn og unge og deres familier. Undersøkelsesfasen representerer en utfordring for kommunal barnevern-tjeneste fordi man skal gjennomføre en kvalitativ god undersøkelse innen fastsatte tidsrammer, og med de kravene som gjelder til varsomhet, jf. barnevernloven § 4-3 og saksbehandlingsreglene i kapittel 6.

Åtte av ti barn som har tiltak fra barneverntjenesten mottar frivillige hjelpetiltak mens de bor hjemme. Ved utgangen av 2009 utgjorde dette (på landsbasis) ca. 30 000 barn.

Det er sentralt for barn og for deres foresatte at tiltak fungerer som forutsatt og derfor er evalueringen av disse tiltakene viktig. Barneverntjenesten må derfor være oppdatert på om barna til enhver tid får den hjelpen de trenger og at tiltakene justeres i tråd med eventuelle endringer i behov. Barns rett til å bli hørt er nedfelt både i nasjonal barnevernlovgivning og i FNs barnekonvensjon.

 

5. Funn

Avvik 1:

Nordre Land kommune sikrer ikke dokumentasjon for at det gjennomføres tilstrekkelige undersøkelser i alle saker

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om barneverntjenester kapittel 4
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4

Avviket bygger på følgende:

• Kommunen dokumenterer ikke alltid nødvendige og relevante opplysninger og vurderinger fortløpende i arbeidet med undersøkelser og evalueringer av hjelpetiltak
• Kommunen dokumenterer ikke alltid informasjon som fremkommer i samtaler med barn, foreldre og fra møter med andre samarbeidspartnere
• Kommunen oppsummerer ikke alltid skriftlig vurderingene/grunnlaget for beslutningen når en undersøkelse blir henlagt
• Det er lite spor av at midtveisevalueringer foretas i undersøkelsessakene

Kommentar:

Fylkesmannen har merket seg at fristoversittelsene har gått ned fra 29.27 % ved siste halvårsrapportering fra 2010. Tallene ved siste kvartalsrapportering viste fristoversittelse i én sak.

Fylkesmannen har også merket seg at det foreligger rutiner for undersøkelsessaker, men at den ikke alltid er dokumentert fulgt

Det er videre mye som tyder på at mange av disse elementene er med i undersøkelsene, men det dokumenteres gjennomgående for lite

Avvik 2:

Nordre Land kommune sikrer ikke at det foretas tilstrekkelig evaluering av tiltaksplaner i alle saker

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om barneverntjenester kapittel 4
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester § 4

Avviket bygger på følgende:

• Kommunen har ikke rutiner som sikrer at hjelpetiltak for hjemmeboende barn blir evaluert
• Kommunen har ikke prosedyrer eller lignende ved innhenting av opplysninger, for å sikre tilstrekkelig informasjon om barnets totale omsorgssituasjon og effekten av tiltakene
• Kommunen sørger ikke for at det systematisk innhentes opplysninger fra eventuelle støttekontakter og besøkshjem og andre
• Det er uklart hvilken rolle tiltaksarbeiderne har i evalueringsprosessen
• Kommunen har ikke rutiner for samarbeid (møter, informasjonsrutiner eller lignende) mellom ansatte slik at all informasjon som eksisterer (klager, meldinger, møtereferater notater fra samtaler informasjon fra eksterne aktører mv) i saker med hjelpetiltak er samlet på evalueringstidspunktet
• Kommunen foretar ikke alltid en oppsummering (rapport, møte med referat eller lignende) før konklusjon i evalueringen
• Tiltaksplanene inneholder ikke alltid tidspunkt for evaluering
• Observasjoner knyttet til begge avvikene:
• Kommunen har gjort vurderinger av sårbare områder knyttet til undersøkelser og evalueringer av hjelpetiltak, men det er ikke et fungerende system for melding av avvik, og det er heller ikke gjort klart for de ansatte hva som er avvik.
• Kommunen følger ikke systematisk med på om prosedyrer og retningslinjer som er iverksatt virker etter sin hensikt, for eksempel ved rapportering fra medarbeidere, avviksskjemaer eller personalmøter

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Internkontroll for barneverntjenesten i Nordre Land kommune
• Felles delegeringsreglement – Enhetsleder
• Avviksskjema for trusler og overgrep
• Rutiner for håndtering av voldt og trusler
• Årsplan for HMS og internkontroll
• Rapport om samhandling mellom barnehager og barnevern, levert av Innlandet Revisjon IKS
• Virksomhetsplan for resultatenhet ”familie og helse”
• Plan for kompetanseutvikling for sosial- og helsepersonell 2010-2013
• Årsmelding barnevern 2010
• Arkivrutiner for barneverntjenesten
• Virksomhetsplan for Familie og Helse og Barneverntjenesten, 2011-2012
• Avviksskjema
• Stillingsbeskrivelse for leder i barneverntjenesten
• Stillingsbeskrivelse for tiltaksarbeidere i barneverntjenesten
• Administrativt delegeringsreglement
• Postrutiner for barneverntjenesten
• Plan for fagmøte på onsdager

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Et antall barnevernsaker ble gjennomgått

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 24.1.2011
• Endring av datoer for tilsyn, datert 4.2.2011
• Dokumenter oversendt fra kommunen fortløpende på meil.
• Diverse telefonsamtaler og e-poster for å klargjøre dagsprogram med videre
• Foreløpig rapport oversendt kommunen i brev av 16.5.2011

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Ane Mo	Saksbehandler	X	X	X
Ingrid Bratlien	Barnevernleder	X	X	X
Britt Julie Bjørkeli	Tiltaksarbeider	X	X	X
Anne F. Haslerud	Saksbehandler	X	X	X
May Linda Perjord	Tiltaksarbeider	X	X	X
Mette Lillejordet	Saksbehandler	X	X	X
John Løvmoen	Kommunalsjef	X	X	X
Laila Nereng	Enhetsleder	X	X	X
Jarle Snekkestad	Rådmann		X	X

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Geir Berg, Heidi Fæste, Inger Berg, Jorunn Ødegårdstuen