Rapport fra tilsyn med Sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen i Øyer kommune 2011

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2011 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i Nav. Dette er en videreføring av tema som var gjenstand for landsomfattende tilsyn også i 2010. Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter, internkontroll, sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt.

Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19 og i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, herunder krav til internkontroll. Denne rapporten beskriver de funn som ble gjort innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov og forskriftskrav.
• Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger.

Med økonomisk stønad menes her stønad til livsopphold, jf. Lov om sosiale tjenester i Nav § 18, og stønad i særlige tilfelle, jf. samme lovs § 19.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging og innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Det ble ikke funnet grunnlag for å gi avvik etter dette tilsynet.

Det ble gitt en merknad:

Øyer kommune har et forbedringspotensial når det gjelder å dokumentere innhenting av samtykke fra brukeren når utbetaling skjer direkte til kreditor.

Tone Huuse Svesengen
revisjonsleder

Tony Heyerdahl
revisor

Randi Marthe Graedler
revisor

Line Dahl
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Øyer kommune i perioden 26.05.11 – 07.12.11 Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Øyer kommune har 5086 innbyggere. Kommunen har tradisjonelt vært en jord- og skogbrukskommune, men etter OL på Lillehammer i 1994 tok reiselivsutbyggingen av for fullt i Øyer.

Administrasjonen i kommunen har to ledernivå, som til sammen utgjør kommunens ledelse; Rådmann og kommunalsjefer (rådmannens lederteam) og virksomhetslederne. Administrativt delegasjonsreglement gir virksomhetslederne utstrakt myndighet og et stort handlingsrom for utvikling av egen virksomhet. NAV Øyer er plassert i virksomhetsområdet Helse og familie. Virksomhetsleder er delegert ansvar for planlegging, saksbehandling, budsjett, ledelse og personal for ansvarsområdet. I egen delegasjon fra virksomhetsleder til NAV-leder er sistnevnte gitt ansvar for blant annet personalansvar for kommunalt ansatte i NAV-kontoret, ansvar for tjenesteutvikling og samordning i NAV-kontoret, samt fagutvikling og kompetanseplanlegging.

Kommunen har netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr innbygger 20 – 66 år på 2417. Dette er noe under landsgjennomsnittet. Andel sosialhjelpsmottakere i alderen 20 – 66 år er 4,4 %.

Kommunen bruker statlige veiledende satser ved utmåling av økonomisk stønad.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23.06.11.

Formøte ble avholdt 27.09.11.

Åpningsmøte ble avholdt 13.10.11.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved lokalene til Nav Øyer på Tretten.

Sluttmøte ble avholdt 14.10.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet er om kommunen sikrer om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav. Det skal i følge sentrale føringer legges vekt på å undersøke om det foretas individuelle vurderinger.

Med økonomisk stønad menes her stønad til livsopphold, jf lov om sosiale tjenester i Nav | 18, og stønad i særlige tilfelle, jf. Samme lovs § 19.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader som gjelder økonomisk sosialhjelp.
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger på dette området.
• Vurderinger og beslutninger som blir gjort i disse sakene.

5. Funn

Det ble ikke gjort funn ved denne revisjonen som ga grunnlag for å gi avvik. Det ble gitt en merknad.

Merknad:

Øyer kommune har et forbedringspotensial når det gjelder å dokumentere innhenting av samtykke fra brukeren når utbetaling skjer direkte til kreditor.

Merknaden er bygget på følgende:

• Det opplyses at det i hovedsak innhentes muntlig samtykke fra bruker når det utbetales stønad direkte til kreditor, for eksempel til strømleverandør og utleier.
• Det framgår i flere vedtak tilsynet gjennomgikk at det blir skrevet i vedtaket at der hvor utbetaling skal skje direkte til kreditor, blir dette gjort etter avtale med bruker.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid, der målet er best mulig kvalitet i tjenesten som ytes. Skal arbeidet med internkontroll bli vellykket forutsetter dette tydelige føringer og god ledelse.

Tilsynet konstaterer at virksomhetens ledelse på dette området i Øyer kommune har sørget for at den ”tekniske” siden ved internkontrollen, i form av prosedyrer, sjekklister og internkontrollrevisjon, er på plass ved Nav Øyer. Tilsynet mener også å kunne slå fast at det er en kultur i virksomheten som understøtter de ansattes motivasjon til å følge disse rutinene og at det er et kontinuerlig fokus på forbedring av tjenesten. Vi har spesielt merket oss virksomhetsleders rutine for å føre kontroll med egen virksomhet ved å gjennomføre årlige internrevisjoner.

Det er den ansvarlige for virksomheten som også har ansvaret for internkontrollen. Ansvaret for den kommunale delen av Nav ligger i prinsippet på rådmannsnivået i den enkelte kommune. Myndigheten er i praksis ofte delegert til virksomhetsledernivå når det gjelder den praktiske gjennomføringen av internkontrollen. På generelt grunnlag mener tilsynet at dette medfører en viss risiko for at kvaliteten på internkontrollarbeidet i kommunen kan bli for avhengig av den enkelte virksomhetsleder. Ved å forankre oppfølgingen av internkontrollen på et høyere nivå vil kommunen kunne få et mer helhetlig og systematisk kvalitetssystem.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltningen.
• LOV 1967-02-10 nr : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
• FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart Øyer kommune og Nav Øyer
• Oversikt over ansatte Nav Øyer inkludert stillingsbeskrivelser
• Plandokumenter Øyer kommune og Nav Øyer, herunder målkart, virksomhetsplan, aktivitetsplan for Nav Øyer, målekort Nav Øyer, oversikt over kommunale tjenester lagt til Nav Øyer.
• Rutiner for behandling av søknader i henhold til lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen ved Nav Øyer.
• Samhandlingsavtale med Nav kundesenteret.
• Kompetanseplan Nav Øyer inkludert opplæringsplan i forbindelse med organisasjonsutvikling.
• Brukermedvirkning.
• Virksomhetsrapport 2010.
• Sjekkliste internkontrollrevisjon og vedlegg § 4 andre ledd bokstav h

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 15 saksmapper for mottakere av økonomisk sosialhjelp

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel ble sendt 23. juni 2011.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Tony Heyerdahl, seniorrådgiver, revisor
Randi Marthe Graedler, jurist, revisor
Line Dahl, sosionom, observatør
Tone Huuse Svesengen, jurist, revisjonsleder