Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga i Øystre Slidre kommune 2011

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

• Kommunen sikrar at førespurnader om økonomisk stønad handterast i tråd med lov- og forskriftskrav
• Kommunen sikrar at det vert innhenta relevante opplysningar i tråd med krav i lov- og forskrift
• Kommunen sikrar at vurderingar og avgjerdar om økonomisk stønad vert gjort i tråd med krav i lov og forskrift

Det blei avdekka tre avvik:

1. Øystre Slidre kommune sikrar ikkje at førespurnader om økonomisk stønad handteras i tråd med lov- og forskriftskrav

2. Øystre Slidre kommune sikrar ikkje at søknader om økonomisk stønad handsamas i tråd med føremålet i lova

3. Øystre Slidre kommune sikrar ikkje at føresegna om teieplikt vert ivaretatt ved utbetaling av stønad i alle saker.

Dato: 29. november 2011

Tone Huuse Svesengen
revisjonsleiar

Randi Marthe Graedler, Tony Heyerdahl,
(revisorar), Unn Aasterud (observatør)

 

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Øystre Slidre kommune i perioden 22.6.2011- 29.11.2011. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen er etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18. desember 2009 nr 131 (lov om sosiale tenester i Nav) § 9 gitt myndigheit til å føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og § 16 fyrste ledd i lova.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva for tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• at tiltaka blir følgd opp i praksis og om nødvendig korrigert
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle tilhøve

Øystre Slidre kommune ligger i Valdres og har 3193 innbyggarar. Kommunen har eit areal på 963,1 km2. Tradisjonelt er kommunen ein landbrukskommune, sjølv om terrenget gjer at landbruket vert drive i liten skala. Landbruket er ikkje ein så dominerande kjelde til inntekt som tidlegare da turisme stadig vert viktigare.

Saman med Vang, Vestre Slidre, Øystre Slidre, Nord-Aurdal, Sør-Aurdal og Etnedal er det i forhold til Nav inngått eit regionsamarbeid (Nav Valdres).

Det regionale samarbeidet i Nav Valdres har ein felles fagleg- og administrativ leder for heile regionen. Leiaren er Nav leder for Nav kontoret i den einskilde kommune. På det enkelte lokalkontor er det oppretta ein funksjon som kontorkoordinator. Føremålet med denne er å lette den daglege drifta og sikre den faglege kvaliteten ved lokalkontoret.

I 2010 hadde Øystre Slidre kommune 107 personar som mottok sosialhjelp. Tal på årsverk i sosialtenesta pr. 1000 innbyggjarar på kommunal side var ifølgje tal frå Kostra på 0,46 % (gjennomsnitt i Oppland var 0,9 %). Talet på årsverk i sosialtenesta var 1,5 (gjennomsnitt for Oppland var 6,3). Gjennomsnittleg utbetaling pr. stønadsmånad var kr 8472,- (gjennomsnitt for Oppland var kr 6509,-). Gjennomsnittleg stønadslengde i månader var 3,8 (gjennomsnitt i Oppland 3,7).

I 2010 økte utbetalinga av økonomisk sosialhjelp i Øystre Slidre Kommune. Boutgifter og straum utgjør ein vesentleg del av utgiftbildet. Frå 2009 til 2010 er aukinga for Øystre Slidre kommune på ca 70,2 %.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut den 23. juni 2011. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gjeve i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte vart halde den 29. august 2011.

Opningsmøte vart halde den 6. september 2011.

Intervjuar 10 personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det vart gjennomført synfaring ved publikumsmottaket ved Nav Øystre Slidre den 29. august 2011.

Sluttmøte vart halde den 7. september 2011.

 

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet er om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i tråd med krav i lov og forskrift. Det skal ifølgje sentrale føringar leggjast vekt på å undersøkje om kommunen sikrar at det vert gjort individuelle vurderingar.

Med økonomisk stønad meines her stønad til livsopphald, jf. lov om sosiale tenester i NAV § 18, og stønad i særlige tilfelle, jf. same lov § 19.

Tilsynet hadde fokus på følgjande undertema:

• Handtering av førespurnader/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysningar
• Vurdering og avgjerd

Tilsynet omfatta også kommunen sin internkontrollplikt. Plikt til å føre internkontroll medfører at kommunen har eit sjølvstendig ansvar for å sikre at den verksemd dei driv er i samsvar med krava i lova. Det er difor verksemda sjølv som har primæransvaret for å ha kontrollordningar som kan avdekke forhold som ikkje er i samsvar med regelverket og følgje opp med nødvendige endringar.
5. Funn

Avvik 1:

Øystre Slidre kommune sikrar ikkje at førespurnader om økonomisk stønad vert handsama i tråd med lov- og forskriftskrav

Avvik frå følgjande regelverk:

• Lov om sosiale tenester i Nav §§ 17, jf. 41, jf. Forvaltningslova § 11, jf. Forskrift til forvaltningsloven §§ 2, 3 og 5. Lov om sosiale tenester i Nav § 44, jf. Forvaltningslova §§ 13-13e). Internkontrollforskrifta § 4 c), d), f), g) og h)

Avviket byggjer på:

• Det er ikkje gitt systematisk opplæring for behandling av søknader om nødhjelp.
• Det er ikkje eins prosedyrar for korleis ein skal førebu og handsama søknader om økonomisk stønad. Det vert vist til skjema for kva for opplysningar som vert innhenta ved handsaming av søknad om økonomisk stønad, men dette vert ikkje brukt av alle og er ikkje knytt til eit styringssystem.
• Dei tilsette har ikkje moglegheit for å gjennomføre samtaler med brukar utan at denne kan overhøyres av andre. Det er umogleg å overhalde teieplikta med bakgrunn i bygningstekniske forhold.
• Den tidlegare leiinga har vore kjent med forholda i mottaket. Det er gjort planar, men naudsynte forbetringar har ikkje vorte gjennomført. Den nye leiinga er også kjent med dette.
• Kommunen har ikkje identifisert kva for feil som elles kan oppstå ved førespurnader om økonomisk sosialhjelp.
• Kommunen har ikkje system for rapportering av avvik når det gjelder økonomisk stønad i arbeids- og velferdsforvaltninga.

Avvik 2:

Øystre Slidre kommune sikrar ikkje at søknader om økonomisk stønad vert handsama i tråd med føremålet i lova

Avvik frå følgjande regelverk:

• Lov om sosiale tenester i Nav §§ 17, 18 og 19 og 21, jf. § 2 og § 4. Forvaltningslova § 17, § 24. Internkontrollforskrifta § 4 a), c), d), f), g) og h).

Avviket bygger på:

• Det er uklart kor det sosialfaglege ansvaret ved Nav Øystre Slidre er plassert.
• Det er ikkje rutinar for korleis søknader om økonomisk stønad skal vurderast.
• Vi finn ingen dokumentasjon på at det er gjeve råd og rettleiing ved vurdering av økonomisk stønad.
• Grunngjevinga i dei gjennomgåtte sakene beskriv ikkje kvifor økonomisk sosialhjelp er vald framfor alternative måtar å oppretthalde eit forsvarleg livsopphald på.
• Gjennomgang av mapper viser at det vert gjeve økonomisk stønad i større grad enn det kan synes å vere dekning for etter lov om sosiale tenester i Nav.
• Opplysningar om heilskapleg og samordna samarbeid med andre instansar er ikkje dokumentert i dei gjennomgåtte sakane etter lov om sosiale tenester i Nav.
• Kommunen har ikkje gjennomført naudsynt opplæring i lov om sosiale tenester i Nav.
• Rettsbruk og skjønnsutøving vert praktisert ulikt og med fare for ikkje å være i samsvar med lova.
• Det vert ikkje dokumentert at individuelle vurderingar vert gjort ved handsaming av søknad om økonomisk stønad.
• Kommunen har ikkje identifisert kva for feil som kan oppstå ved handsaming av økonomisk sosialhjelp.
• Kommunen har ikkje system for rapportering av avvik når det gjelder økonomisk stønad i arbeids- og velferdsforvaltninga.

Kommentar:

Det følgjer av lov om sosiale tenester i Nav § 1 at føremålet med loven er å betre levekåra for vanskelegstilte, bidra til sosial og økonomisk tryggleik, med dette siktar vi til at den einskilde får moglegheit til å leve og bu sjølvstendig, og fremme overgang til arbeid, sosial inkludering og aktiv deltaking i samfunnet. Loven skal bidra til at utsette barn og unge og deira familie får eit fullstendig og samordna tenestetilbod. Loven skal bidra til likeverd og likestilling og hindre sosiale problem.

Det kjem fram av forarbeida til lovføresegna at føremålet uttrykker dei sosialpolitiske mål for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga. Føresegna om føremålet skal vere retningsgjevande og rettleiande for prioriteringar generelt og for tolking av dei enkelte føresegna i lova. Føresegna om føremålet byggjar på sosialtenestelova § 1-1 bokstav a. Det nærare innhald av føresegna kjem fram av Ot.prp.nr.29 (1990-1991) Om lov om sosiale tenester m. v. punkt 1.4 og merknadene til paragrafane.

Føresegna er gjett ein språkdrakt tilpassa samfunnsutviklinga etter at sosialtenestelova vart vedteke. I tillegg er lovens føremål utvida til også å skulle fremme overgang til arbeid. Bakgrunnen for dette er at føresegna om føremålet i sosialtenestelova ikkje vart endra som følgje av innføringa av kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad i 2007. Utvidinga skal gje støtte til at den enkelte skal kunne forsørgje seg sjølv gjennom deltaking i arbeidslivet, i tillegg til å understreke det forhold at økonomisk stønad er meint å vere en midlertidig yting.

Føresegna om føremålet understrekar også at gjennomføring av lova sitt føremål fordrar at kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga samarbeider med mellom anna andre deler av kommunen og med arbeids- og velferdsetaten.

Etter gjennomgang av klientmapper, dokumentasjon og intervju med dei tilsette ved Nav Øystre Slidre har Fylkesmannen gjeve eit avvik som går på at kommunen ikkje sikrar at søknader om økonomisk stønad handsamas i tråd med føremålet i lova. Fylkesmannen ser av sakene som er gjennomgått at der det vert gjeve økonomisk stønad er det ikkje dokumentert at det er gjeve tilstrekkeleg opplysning, råd og rettleiing, jf. lov om sosiale tenester i Nav § 17, slik at lovens føremål i forhold til å fremme overgangen til arbeid ikkje vert oppfylt. Dette kan føre til at dei som har økonomisk stønad i kommunen vert passive mottakarar av stønad over tid, og at det vert ein større utfordring for kommunen i etterkant å motivere til tiltak for å kome over i inntektsgjevande arbeid.

Til opplysning har Øystre Slidre kommune og Nav Øystre Slidre hausten 2011 fått ny rådmann og ny leiar ved Nav. Kommunen er nå inne i ein prosess med sikte på å redusere utbetalingane av økonomisk stønad.

Avvik 3:

Øystre Slidre kommune sikrar ikkje at føresegna om teieplikt vert ivaretatt ved utbetaling av stønad i alle saker.

Avvik frå følgjande regelverk:

• Lov om sosiale tenester i Nav § 44, jf. Forvaltningslova §§ 13-13e). Internkontrollforskrifta § 4 c), f) og g).

Avviket bygger på:

• Saksgjennomgang viser at når økonomisk stønad vert utbetalt direkte til private kreditorar så skjer dette som hovudregel utan skriftleg samtykke.
• Det er uklart om samtykkeerklæring gjev grunnlag for å utbetale stønaden direkte til offentleg kreditor.
• Kommunen har ikkje system for rapportering av avvik når det gjelder økonomisk stønad i arbeids- og velferdsforvaltninga.
• Kommunen har ikkje rutinar for vurdering av risiko i verksemda.

6. Vurdering av styringssystem i verksemda

Kommunen skal sørgje for at verksemda er innretta slik at søknader om økonomisk stønad vert handsama på ein forsvarleg måte. Det betyr at kommunen må planlegge, utføre, kontrollere og om nødvendig korrigere verksemda sine aktivitetar på dette området. Lovfesta plikt til å etablere eit internkontrollsystem/styringssystem på området økonomisk stønad vart innført den 1. januar 2010, jf § 5 i lov om sosiale tenester i Nav. Det er eit leiaransvar å følgje med i den daglige drifta og å sjå til at tiltak og tenester fungerer som planlagt.

Fylkesmannen finn ved denne revisjonen at sjølv om det er utarbeida faglege prosedyrar for internkontroll, så er desse pr. i dag ikkje implementert i verksemda. Det er ikkje system for handtering av avvik i verksemda.

Når det ikkje er etablert eit tilfredsstillande styringssystem mister kommunen moglegheit for å evaluere sine tenester og dermed å kunne forbetre arbeidet slik at dette vert i samsvar med regelverket.

 

7. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131 Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga
• LOV 1967-02-10 nr. 00 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010-11-19 nr. 1463 Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga
• Rundskriv I-34/2001 Sosialtenestelova kapittel 5
• Rundskriv A-68 av 21.12.2009 Statlege rettleiande retningsliner for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Notat om styringssignal for Nav Valdres for 2011
• Referat frå møte i partnerskapet den 5. nov. 2010
• Ark for ønske om samtale
• Tiltaksplan
• Oversikt delegasjon
• Avtale om drift og forvaltning av eigedom
• Samarbeidsavtale mellom Øystre Slidre kommune og Nav Oppland
• Kopi stillingsutlysning frå 1. mai 2011
• Kopi av mal for å innvilge/gje avslag på økonomisk stønad
• Rutinehandbok
• Ansvarsfordeling om kommunale bustader
• E-post av 18. april 2011, rutine om nødhjelp
• Mal for brev og vedtak
• Brukarutval – mandat
• E-post 31. august 2010 om økonomisk sosialhjelp
• Budsjett 2010 og målekort 2010
• Kompetanseplan 2011 og aktivitetsplan 2011

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 12 klientmapper

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Mottak av dokumentasjon på e-post den 3. august 2011
• Program for tilsynet sendt på e-post den 31. august 2011

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn	Funksjon / stilling	Opningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Steinar Nybråten	Sektorsjef	x	x	x
Esther Gilen	Leder Nav Valdres	x	x	x
Egil Rønning	Rådmann	x	x	x
Øivind Langseth	Sektorsjef	x		x
Helene Skogen	Rettleiar Nav	x	x	x
Rune Andre Hovda	Rettleiar Nav	x	x
Astrid Rogne	Rådgjevar	x
Anne Reidun Tvenge	Rettleiar Nav	x	x	x
Einar Eriksen	Rettleiar Nav	x	x	x
Bjørg Ingrid Haugseth	Rettleiar Nav	x	x	x
Anne Marie Skogheim	Sektorsjef			x

Frå tilsynsorganet deltok:

Randi Marthe Graedler (revisor)

Tony Heyerdahl (revisor)

Unn Aasterud (observatør)

Tone H. Svesengen (revisjonsleiar)