Rapport fra tilsyn med behandling av søknad om økonomisk stønad (stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller) i Ringebu kommune 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunen sikrer at henvendelser håndteres i tråd med lov- og forskriftskrav
• Kommunen sikrer at det innhentes relevante opplysninger i henhold til lov- og forskriftskrav
• Kommunen sikrer at vurderinger og beslutninger om økonomisk stønad foretas i henhold til lov og forskriftskrav

Det ble avdekket ett avvik og det ble gitt en merknad:

Ringebu kommune sikrer ikke at bestemmelsene om taushetsplikt blir ivaretatt ved utbetaling av økonomisk stønad i alle saker

Det innhentes opplysninger rutinemessig i større grad enn det som er nødvendig for å vurdere og beslutte stønadsform og utbetalingsmåte

Dato: 27. desember 2011

Tone H. Svesengen
revisjonsleder

Tony Heyerdahl (revisor), Randi Marthe Graedler (revisor) og Unn Aasterud (observatør)

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Ringebu kommune i perioden 23. juni 2011 – 27. desember 2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009 nr 131 (lov om sosiale tjenester i Nav) § 9 gitt myndighet til å føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter lovens kapittel 4 og § 16 første ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ringebu ligger i Gudbrandsdalen. Kommunen har 4540 innbyggere (pr. 1. januar 2011).

Kommunen har stort areal (1.228,8 km2) og 60% av arealet ligger høyere enn 900 m.o.h. Som innfallsport til Rondane har mennesker gjennom generasjoner lært seg å sette pris på de naturkvaliteter disse områdene kan by på. Beliggenheten og naturen har gjort Ringebu til en attraktiv hyttekommune som i dag har flere tusen fritidsboliger.

Ringebu kommune har en 2-nivåmodell som består av Rådmann og en kommunalsjef som styrer over 14 tjenesteledere. I tillegg til 14 tjenesteenheter administrerer Ringebu kommune fire interkommunale samarbeidsforetak, og Nav ligger som egen enhet utenfor disse.

I 2010 hadde Ringebu kommune 110 mottakere av økonomisk sosialhjelp. Gjennomsnittlig stønadslengde var på 5 måneder (tall Kostra).

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 23. juni 2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt den 27. september 2011.

Åpningsmøte ble avholdt den 26. oktober 2011.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i publikumsmottaket ved Nav Ringebu den 27. september 2011.

Sluttmøte ble avholdt den 27. oktober 2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, stønad til livsopphold og stønad i særlige tilfeller. Tilsynet var avgrenset til temaet forsvarlig behandling med vekt på individuelle vurderinger og ivaretakelse av taushetsplikten.

Tilsynet var konsentrert om lovkrav knyttet til tre hovedområder

1. Håndtering av henvendelser fra brukere
2. Kartlegging og innhenting av opplysninger
3. Vurderinger og beslutninger

Tilsynet omfatter også kommunens internkontrollplikt. Plikt til å føre internkontroll medfører at kommunen har et selvstendig ansvar for å sikre at den virksomheten de driver er i samsvar med kravene i loven. Det er derfor virksomheten selv som har primæransvaret for å ha kontrollordninger som kan avdekke forhold som ikke er i samsvar med regelverket og følge opp med nødvendige endringer.

5. Funn

Avvik:

Ringebu kommune sikrer ikke at bestemmelsene om taushetsplikt blir ivaretatt ved utbetaling av økonomisk stønad i alle saker

Avvik fra følgende regelverk: Lov om sosiale tjenester i Nav § 44, jf. Forvaltningslova §§ 13-13e). Internkontrollforskriften § 4 c), f) og g).

Avviket bygger på:

• Det utbetales stønad direkte til private kreditorer uten at det er dokumentert at det er innhentet skriftlig samtykke fra bruker, for eksempel til strømleverandør og utleier.
• Det er ikke foretatt en risikovurdering av faren for at bestemmelsene om taushetsplikt blir brutt på dette området
• Virksomheten har ikke et implementert avvikshåndteringssystem på området økonomisk stønad.
• Det er ikke felles rutine for hvordan samtykke skal innhentes og dokumenteres

Merknad:

Det innhentes opplysninger rutinemessig i større grad enn det som er nødvendig for å vurdere å beslutte stønadsform og utbetalingsmåte

Veileder til «søknad om økonomisk bistand» viser at kontoutskrift for siste måned skal være med ved innlevering av søknad.

Veileder til «søknad om økonomisk bistand» viser at for nye søkere skal utskrift fra siste års selvangivelse legges ved.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

De grunnleggende krav til styringssystemet i den kommunale delen av arbeids- og velferdsforvaltningen framgår av Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen, hvis formål er å bidra til faglig forsvarlige sosiale tjenester og til at sosiallovgivningen oppfylles gjennom krav til systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

Tilsynsmyndigheten legger til grunn at det skal være et virkningsfullt styringssystem som sikrer at de rettsregler som gjelder i virksomheten er kjente og etterleves, og at feil som skjer fanges opp og praksis korrigeres. Kravet om forsvarlige tjenester i sosiallovgivningen skal oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Det er ikke tilstrekkelig å basere seg på at medarbeidere med lang praksis, erfaringsbasert kunnskap om rutiner mv., skal sørge for dette, og at brukerne blir ivaretatt gjennom uformelle strukturer som er styrt mer av tilfeldigheter enn planlagte ledelsesbaserte tiltak.

Brukerne av de kommunale tjenestene i arbeids- og velferdsforvaltningen er til dels grupper som på grunn av sin situasjon kan ha problemer med å ivareta sine rettigheter selv. I tillegg vurderer tilsynet det slik at Nav Ringebu, uavhengig av sin størrelse, er en kompleks organisasjon med to styringslinjer og mange og komplekse regelverk. Tilsynet forventer derfor et internkontrollsystem som er godt dokumentert, godt kjent og implementert i alle deler av organisasjonen og vedlikeholdt tilsvarende. Tilsynet observerer at det er mange positive trekk ved ledelse og organisering som er ment å skulle sikre forsvarlighet, men vil likevel påpeke noen sårbare element.  

I et styringssystem er det ikke uvesentlig hva som blir etterspurt fra kommunens øverste ledelse. Ringebu kommune er i en situasjon der det pågår et skifte i øverste ledelse, slik at det må forventes mer oppmerksomhet på at det fra kommunens øverste ledelse fremover blir etterspurt mer enn økonomisk resultat. Tilsynet mener at det i like stor grad må fokuseres på forsvarlighet og regeletterlevelse, samt rettssikkerhet og formålsetterlevelse ved lovverket. Til dette trengs også et system hvor det jevnlig skjer risikovurderinger i form av risiko- og sårbarhetsanalyser, og at det etableres avvikshåndteringsprosedyrer knyttet til funn ved risikoanalysene. Dette er pr. i dag mangelfullt i den kommunale styringslinjen.  

Videre er det sentralt i et styringssystem at oppgave- og ansvarsplassering er avklart. Dette framsto for tilsynet som noe uavklart m.h.t fagansvar når det gjelder behandling av søknader om økonomisk stønad, ved at tilsynet fikk flere forskjellige synspunkt på dette. Faremomentet er, hvis man ser dette i et risikoperspektiv, at det kan foretas ulike vurderinger og at like saker får ulike utfall.

Tilsynets konklusjon er likevel at arbeids- og velferdsforvaltningen i Ringebu kommune har styrke og potensial til å utvikle seg til en robust organisasjon som sikrer forsvarlig drift ved å gjennomgå og styrke de ulike element i sin internkontroll.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltnings saker
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5
• Rundskriv A-68 av 21.12.2009 Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oppgavefordeling
• Målekart m/statusrapport pr. april
• Delegering av myndighet fra Rådmann til Nav leder
• Rutinebeskrivelse for saker om økonomisk stønad
• Rutinebeskrivelse Nav kontaktsenter
• Oversikt over brukerutvalg
• Introduksjonsprogram for nytilsatte
• Lokal kompetanseplan
• Avtale – delegering av myndighet og fullmakt
• Veileder til søknad om økonomisk bistand

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 klientmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Program for tilsyn sendt via e-post den 28. september 2011.
• Dokumentasjon fra Nav mottatt pr. e-post den 6. oktober 2011

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Marthe Graedler (revisor)
Tony Heyerdahl (revisor)
Unn Aasterud (observatør)
Tone H. Svesengen (revisjonsleder)