Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga i Skjåk kommune 2011

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Kommunen sikrar at førespurnader om økonomisk stønad handterast i tråd med lov- og forskriftskrav

Kommunen sikrar at relevante opplysningar vert innhenta i tråd med krav i lov- og forskrift

Kommunen sikrar at vurderingar og avgjerd om økonomisk stønad vert gjort i tråd med krav i lov og forskrift

Det er gjeve to merknadar:

• Skjåk kommune har et forbetringspotensial når det gjeld den individuelle vurderinga av søknader om økonomisk sosialhjelp.
• Skjåk kommune bør spesifisere samtykkeerklæringa som vert anvendt ved utbetaling av økonomisk stønad direkte til kreditor.

Dato: 28. desember 2011

Tone Huuse Svesengen
revisjonsleiar

Randi Marthe Graedler
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Skjåk kommune i perioden 1. juni - 28. desember 2011. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen er etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18. desember 2009 nr 131 (lov om sosiale tenester i Nav) § 9 gitt myndigheit til å føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og § 16 fyrste ledd i lova.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Skjåk i Gudbrandsdalen er ein kommune og fjellbygd i Oppland. Kommunen ligg lengst vest i Ottadalen. Den grenser i nord til Norddal, Rauma og Lesja, i aust og søraust til Lom, sør til Luster og i vest til Stryn og Stranda. Breheimen og Reinheimen ligg båe i Skjåk. Skjåk er den kommunen i landet som har størst prosentvis verna område, p.t. er 79 % av kommunen sitt areal verna etter Naturvernlova.

Totalt areal er på 2075,53 km2, og pr. oktober 2011 var det 2312 personar som budde i kommunen.

Skjåk har et aktivt landbruk. I kommunesenteret Bismo er det mykje industri og her vert det produsert alt frå møbler, mat og utstyr til offshoreindustrien. Skjåk har en sterk mattradisjon, noko som fører til mange lokale matprodusentar. Reiselivet er viktig i Skjåk.

I 2010 hadde Skjåk den høgaste arbeidsledigheita i fylket med 3,7 %. I september 2011 er talet på 1,3 % (jf. tal frå Nav). Talet på personer med økonomisk stønad i 2010 var 64 personar.

Ved etablering av Nav-kontoret delegerte Skjåk kommune anvisningsmyndigheit i forhold til økonomisk sosial hjelp, fullmakter til å saksbehandle og fatte vedtak etter lov om sosiale tenester samt fleire fullmakter på personalområdet til Arbeids- og velferdssjefen i regionen, Nav Nord-Gudbrandsdal. Arbeids- og velferdssjefen har delegert myndigheita vidare til leder for Nav Skjåk. Leiinga i kommunen vert utøvd gjennom rådmannen.

Nav Nord-Gudbrandsdal består av kommunane Skjåk, Lom, Vågå, Sel, Dovre og Lesja. Nokre fellesfunksjonar er lagt til ein regional kompetanseeining på Otta, mellom anna økonomisk rådgjeving.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 1. juni 2011. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte blei halde over telefon den 1. november 2011.

Opningsmøte blei halde den 16. november 2011.

Intervjuer

6 personar blei intervjua.

Arbeids- og velferdssjefen blei intervjua den 15. november 2011.

Det blei gjennomført telefonintervju med rettleiar i mottak den 16. november 2011.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført synfaring ved publikumsmottaket ved Nav Skjåk den 16. november 2011.

Sluttmøte blei halde den 16. november 2011.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet er om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i tråd med krav i lov og forskrift. Det skal ifølgje sentrale føringar leggjast vekt på å undersøkje om kommunen sikrar at det vert gjort individuelle vurderingar.

Med økonomisk stønad meines her stønad til livsopphald, jf. Lov om sosiale tenester i Nav § 18, og stønad i særlige tilfelle, jf. Same lov § 19.

Tilsynet hadde fokus på følgjande undertema:

• Handtering av førespurnader/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysningar
• Vurdering og avgjerd

Tilsynet omfatta også kommunen sin internkontrollplikt. Plikt til å føre internkontroll medfører at kommunen har eit sjølvstendig ansvar for å sikre at den verksemd dei driv er i samsvar med krava i lova. Det er difor verksemda sjølv som har primæransvaret for å ha kontrollordningar som kan avdekke forhold som ikkje er i samsvar med regelverket og følgje opp med nødvendige endringar.

5. Funn

Merknad 1:

Skjåk kommune har et forbetringspotensial når det gjelder den individuelle vurderinga av søknader om økonomisk sosialhjelp.

Observasjonar som ligg til grunn for merknaden:

• Ved bruk av lov om sosiale tenester i Nav § 19 vert ikkje stønadsform etter § 21 (eks lån) vurdert.
• Det gis rettleiing til dei som mottar økonomisk sosialhjelp i dei tilfelle kor det også kunne vært mogleg å stille vilkår for stønaden etter lov om sosiale tenester i Nav § 20 .

Merknad 2:

Skjåk kommune bør spesifisere samtykkeerklæringa som vert brukt ved utbetaling av økonomisk stønad direkte til kreditor.

Observasjonar som ligg til grunn for merknaden:

• Samtykke vert gjort ved underskrift på skjema som ikkje omhandlar utbetaling direkte til kreditor.
• Dette er ikkje fanga opp i eit eksisterande avvikshåndteringssystem.

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131 Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga
• LOV 1967-02-10 nr. 00 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010-11-19 nr. 1463 Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga
• Rundskriv I-34/2001 Sosialtenestelova kapittel 5
• Rundskriv A-68 av 21.12.2009 Statlege rettleiande retningsliner for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Utdrag frå årsmelding 2009
• Oversikt over tilsette med delegasjon og arbeidsområde
• Rutinebeskrivelse for det kommunale området ved nav Skjåk
• Fullmalter til arbeids- og velferdssjef for Nav Nord-Gudbrandsdal frå Skjåk kommune og videredelegering til Nav kontorleder
• Rutine for taushetsplikt, identifisering og innsynsrett
• Rutine for dokumentasjon ved søknad om økonomisk stønad
• Samtykkeerklæring
• Kompetanseplan 2011, mottak og oppfølging
• Konto og nettbankavtale/erklæring om fritak for teieplikt
• Forslag til rutine for handsaming av klagesaker

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 15 klientmapper

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Oversending av dokumentasjon pr. e-post den 31. oktober 2011
• Oversending av tilleggsdokumentasjon pr. e-post den 10. november 2011

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Randi Marthe Graedler (revisor)
Tone Huuse Svesengen (revisjonsleiar)