Rapport fra tilsyn ved Dahleflata og Gamleveien 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Oppland gjennomførte i perioden 4.7.2012 til 9.11.12 tilsyn utført som systemrevisjon ved Dahleflata og Gamlevegen barneverninstitusjon. Tilsynet har bestått av gjennomgang av dokumenter og annet relevant materiell, samt intervjuer med ansatte og ledere ved institusjonen.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Institusjonens rutiner og praksis for taushetsplikt jf lov om barneverntjenester § 6-7 og forskrift om rettigheter og bruk av tvang § 4.

Det ble gitt en merknad.

Dahleflata og Gamlevegen bofellesskap har et forbedringspotensial når det gjelder bruk av rekvisisjon ved enkelte innkjøp, da dette kan føre til at klientforhold blir kjent.

Jorunn Ødegårdstuen
revisjonsleder

Inger Berg
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Dahleflata og Gamlevegen barneverninstitusjon i perioden 4.7.2012 – 9.11.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevern § 5-7 og tilsynsforskriften § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Dahleflata og Gamleveien barneverninstitusjon er godkjent av Bufetat, region øst 1. september 2005 som kommunal barneverninstitusjon for inntil fem mindreårige asylsøkere og flyktninger av begge kjønn i alderen 12 til 18 (20) år. Plasseringene i institusjonen skal være i henhold til lov om barneverntjenester §§ 4-4, femte ledd og 4-12 ( § 1-3 etter fylte 18 år) Etter siste vedtak fra Bufetat datert 08 juli 2008, er institusjonen godkjent med en utvidelse av målgruppen til også å gjelde for ordinære inntak fra kommunene i Nord-Gudbrandsdalen for barn av begge kjønn i alderen 12-18 (20) år, plassert i henhold til § 4-4,femte ledd.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 4.7.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 30.08.2012

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30.08.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for systemrevisjonen var institusjonens rutiner og praksis for taushetsplikt. Taushetsplikt jf § 6-7 og forskrift om rettigheter og bruk av tvang § 4.

Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for en institusjon har taushetsplikt etter forvaltningsloven §§ 13 til 13e.

Taushetsplikten gjelder også fødested, fødselsdato, personopplysninger, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted. Opplysninger om en klients oppholdssted kan likevel gis når dette er nødvendig for å fremme barneverntjenestens eller institusjonens oppgaver.

Oppbevaring og behandling av opplysninger.

Personopplysninger skal behandles i henhold til lov om personopplysninger av 14 april 200 nr 31 med forskrift av 15 desember 200 nr 1265 til personopplysningsloven.

5. Funn

Merknad 1

Dahleflata og Gamlevegen barneverninstitusjon har et forbedringspotensial når det gjelder bruk av rekvisisjon ved enkelte innkjøp, da dette kan føre til at klientforhold blir kjent.

Merknaden bygger på følgende:

• Ved innkjøp av klær i enkelte butikker bruker institusjonen rekvisisjon, da “kronekort” som brukes i andre butikker ikke kan benyttes.
• Institusjonen er klar over problemstillingen, og arbeider med å finne andre løsninger. Det er de ansatte som leverer rekvisisjonen, og de er bevisste på hvordan/når dette gjøres.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Tilsynet har mottatt rutinebeskrivelser og institusjonsplan. Dette har vært viktig for å fastslå i hvilken grad institusjonen planlegger, gjennomfører, kontrollerer og evaluerer virksomheten. De krav lovgivningen stiller til internkontroll synes kjent og implementert i den reviderte delen av virksomheten. Institusjonens interne avviksrapporteringssystem er kjent for de ansatte og avvik blir etterspurt og fulgt opp av ledelsen. Kommunen er fortsatt i gang med å implementere “kvalitetslosen” som felles system for hele kommunen. Dahleflata og Gamleveien barneverninstitusjon skal også ta i bruk “kvalitetslosen”, men dette er ikke gjennomført. Institusjonen har som egen enhet gode systemer for å avdekke og etterspørre avvik, samt å ha kontroll på egen virksomhet.

7. Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17 juli 1992 nr 100
• Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjon for omsorg og behandling, 11 desember 2003.
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon 15 november 2011.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan
• Rutiner i forhold til taushetsplikt
• Eksempel på hvordan gjennomgangen av rettighetsforskriften gjennomgås
• Prosedyre i forhold til taushetsplikt “behov for beskyttelse”
• Skjema for taushetserklæring for ansatte
• Organisasjonskart
• Opplæringsplan, halvårsplan våren 2012 og halvårsplan høsten 2012
• Liste over ansatte, stillingsbeskrivelse og tiltredelsesdato
• beboeroversikt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• varsel om tilsyn sendt 04.07.2012
• etterspurte dokumenter mottatt 13.07.2012

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Revisorene Inger berg og Jorunn Ødegårdstuen, sistnevnte som revisjonsleder.