Rapport etter stikkprøvetilsyn tilsyn med sakshandsaming av søknader om avlastning til omsorgsytarar for eldre 2012

Fylkesmannen syner til tilsyn som vart gjennomført i Lom kommune 5. juni 2012. Kontaktperson frå kommunen var leiar for koordinerande eining, Elin Husom og sjukepleiar, 1 Oda Evy Øien. Rådgjevar Jens Fløtre og seniorrådgiver Randi Marthe Graedler gjennomførte tilsynet. Tilsynet vart gjennomført ved Sjukeheimen i Lom.

Føremål og tema for tilsynet

Føremålet med tilsynet er å undersøkje om kommunen ivaretek behovet for avlastning til omsorgsytarar som har omsorg for eldre, uavhengig av om behovet blir dekt gjennom avlastningstiltak etter Helse- og omsorgstjenestelova § 3-2, nr. 6 bokstav d, eller som del av grunnlaget for å gje korttidsplass i sjukeheim etter same lov § 3-2, nr. 6 bokstav c.

Tema for tilsynet er reglane for sakshandsaming ved tildeling av avlastning til eldre.

- Utreiinngsplikta – Følgjer av forvaltningslova §§ 16 og 17. Kravet er at saka skal vera så godt opplyst som mogleg før kommunen treff vedtak. Utreiiningsplikta skal bidra til at vedtaket blir gjort på riktig grunnlag og motverke at utilstrekkjelege og gale opplysningar blir lagt til grunn.

- Individuell vurdering – Tildeling av avlastning skal skje på grunnlag av ei konkret og individuell vurdering. Vurderinga skal byggje på opplysningane som er innhenta i utreiinga.

- Vedtak, grunngjeving, innhald og informasjon om klageadgangen – Vedtaket skal vere skriftleg, om det ikkje av praktiske omsyn er vanskeleg forvaltningsorganet. Grunngjevinga for vedtaket skal fylle krava i forvaltningslova § 25. Grunngjevinga skal vere slik at partane kan skjøne kva for hjelp dei har fått og kvifor dei har fått ho. Eventuelt om avslag er grunngjeve på ein slik måte at det er mogleg for partane å vurdere om det er grunnlag for å klage.

God forvaltningsskikk tilseier at vedtaket skal utformast klårt og presist, slik at det er klårt for mottakaren kva vedtaket går ut på. Enkeltvedtak skal som hovudregel grunngis samstundes med avgjera. Det er fyrst og fremst for mottakaren vedtaket skal grunngis. Grunngjevinga skal vera ei hjelp for parten til setje seg inn i innhaldet i og forstå vedtaket, og ho skal synleggjere at vedtaket er riktig og rettferdig. Gjennom grunngjevinga skal parten få ei forklaring på kvifor vedtaket er som det er. Grunngjevingsplikta er og viktig for forvaltningsorganet sjølv. Når vedtaket må grunngis, vert det tvunge til å tenkje gjennom og synleggjere dei fakta som er lagt til grunn, korleis det tolkar og nytter rettsreglar og korleis det legg vekt på dei ulike forhold og hensyn ved utøvinga av skjønnet. Grunngjevingsplikta bidreg difor til større nøyaktigheit og grundigheit i forvaltninga.

I forvaltningslova § 24 andre ledd er det gitt unnatak frå kravet til samstundes grunngjeving. Eit slik tilfelle er når eit forvaltningsorgan innvilger ein søknad fullt ut. I “veileder i saksbehandling og dolkumentasjon for pleie og omsorgstjenester”, IS-1040, s 46 og 47 står det at unnataket i andre ledd ikkje kjem til anvending på vedtak etter helse- og omsorgstenestelova. Det er fordi tenester etter denne lova skal evaluerast med jamne mellomrom, mellom anna for å sikre at tenestene som er innvilga dekkjer behovet. Grunngjevinga skal syne kvifor vilkåret for å få tenesta er oppfylt. Det er likevel slik at grunngjevinga ikkje må vera så utfyllande i dei tilfella der ein søknad blir innvilga fullt ut.

Oversikt over den skriftlige dokumentasjon vi har gjennomgått

Lom kommune ligg i Nord-Gudbrandsdalen og har 2.300 innbyggarar.

Det er 42 sjukeheimsplassar i kommunen.

Søknader om avlastning blir handsama i eit inntaksmøte ein gong pr. veke. Der blir saksutreiinga og vurderingane gjort. Leiar for koordinerande eining førebur saka for inntaksmøte. Vedtaka blir skrive av sjukepleiar 1 i sjukeheim og heimebaserte tenester.

Det er seks personar som har motteke avlastning sidan 01.01.11. Det er handsama 16 vedtak. Det er gjett fire avslag. Vi gjekk igjennom alle desse vedtaka. Det vart og gått igjennom 10 vedtak der det var innvilga korttidopphald.

Funn og konklusjon

Tilsynet har følgjande kommentarar:

Utreiiningsplikta – Det er inntaksmøte ved sjukeheimen kvar veke. Det er i hovudsak på desse møta saka blir utreia. Sakene som vart gått igjennom inneheldt lite eller ingen dokumentasjon på utreiing. Det er ikkje skrive noko om dei faktiske forhold vedtaket byggjer på, som til dømes omsorgsbehovet, tyngda på omsorgsarbeidet, omsorgsytaren sin trong til avlastning, helsesvikt som utløyser særleg trong til hjelp eller annan avlastning. Dette er opplysningar kommunen skal hente inn for å kunne vurdere om søkjaren fyller vilkåra for å ha krav på avlastning. I nokre høve kan opplysningane finnes i søknaden, men når dei ikkje finst der, må kommunen sørgje for å skaffe naudsynte opplysningar. Dette gjeld og opplysningar om omfanget på og tidsrom for tenesten det vert søkt om. Tilsynet fekk inntrykk av at sakene nok blir utreia, men at det ikkje blir dokumentert i journalsystemet eller skrive i vedtaket. Det skal gå fram av vedtaket at opplysningane ligg føre.

Individuell vurdering – Kommunen gjer individuelle vurderingar. Det vert brukt ulike typer avlastning, i institusjon og i heimen, og det blir lagt til rette for at avlastninga kan være fleksibel. Det synes og som at tiltaka er forutsigbare ved at det blir innvilga avlastning for lengre perioder i same vedtak.

Vedtak, grunngjeving, innhald og informasjon om klageadgang –

Grunngjeving for eit vedtak skal innehalde:

1. Syne til lovheimel – Kommunen bør gå igjennom standardteksta i vedtaksmalen. Informasjonen om moglegheiten til å klage på vedtaket er skrive slik at lesar kan misforstå innhaldet. Ei eventuell klage skal settjast fram for det organ som har fatta vedtaket, altså kommunen. Det er fire vekers klagefrist. Dersom kommunen held fast på vedtaket sitt, skal klagen gå til Fylkesmannen som klageinstans.

Vedtaksmalen inneheld overflødig informasjon når ein søknad blir avslege.

2. Beskriving av dei faktiske tilhøve og grunngjeving – Vedtaka som vart gått igjennom hadde lite beskriving av dei faktiske tilhøva som var lagt til grunn. Det var og stutte grunngjevingar. Det gjekk ikkje fram av grunngjevinga kvifor vilkåra for å få tenesta var oppfylte, eller om den hjelpa som vart gjett var nok til å dekkje behovet. Det var difor ikkje dokumentert at kommunen hadde gjort god nok vurdering av situasjonen til omsorgsytar og han som treng hjelpa.

3. Utgreiing for utøving av skjønn – Helse- og omsorgstenestelova er ei utprega skjønnslov. Dette krev at kommunen er ekstra tydeleg når det gjeld å gjere greie for kva for vurderingar som er gjort i den einskilde sak. Grunngjevinga bør syne til kvifor helse- og sosialtenesta er kome til at det er riktig å gje dei tenestene som er gjett og kvifor det innvilga tilbodet er tilstrekkjeleg til å gje forsvarlege tenester. Det var ikkje gjort godt nok greie for utøving av skjønnet i dei sakene som vart gått igjennom.

Konklusjon

Tilsynet slår fast at sakshandsaminga av søknader om avlastning omsorgsytarar til eldre ikkje fyller krava i lova. Vi syner til det som er sagt over og ber kommunen rette opp forholda.

Jens Fløtre
rådgiver

Randi Marthe Graedler
seniorrådgjevar