Rapport fra tilsyn med behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn i Nordre Land Kommune

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging og at det gjøres individuelle vurdering(er) som grunnlag for beslutning om å innvilge økonomisk stønad og for beslutning om stønadens størrelse overfor personer med forsørgeransvar. Det skal undersøkes om barnas behov er tilstrekkelig ivaretatt i kartlegging- og vurderingsfasen.

Det ble gitt ett avvik:

Nordre Land kommune sikrer ikke at det foretas kartlegging og individuell vurdering av alle søknader om økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar for barn.

Dato: 6. august 2012

Tone Huuse Svesengen
revisjonsleder

Randi Marthe Graedler
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nordre Land Kommune i perioden 9. mars 2012 – 6. august 2012. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Oppland gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Lov om sosiale tjenester i Nav skal bidra til inntektssikring for utsatte og sårbare grupper. Lovens formålsbestemmelse understreker at utsatte barn og unge og deres familier skal få et helhetlig og samordnet tjenestetilbud. Formålsbestemmelsen gjenspeiler grunnleggende menneskerettigheter.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nordre Land kommune grenser i nord til Nord-Aurdal og Gausdal, i nørdøst mot Lillehammer, i øst mot Gjøvik, i sør mot Søndre Land, i sørvest mot Sør-Aurdal og i vest mot Etnedal. Antall bosatte i kommunen pr. april 2012 var 6776 personer (Statistikk SSB).

Ved nyttår 2011 var det 66 personer som var helt arbeidsledige i Nordre Land. Dette utgjorde 1,9 % av arbeidsstyrken i kommunen. Av de 66 helt arbeidsledige var det 9 personer i gruppen unge arbeidsledige, det vil si personer under 24 år. Pr oktober 2011 var antallet helt ledige i kommunen redusert med 5 personer til 61. Av dette var det 24 kvinner og 37 menn. Dette tilsvarer en ledighet på 1,8 %.

I 2011 hadde Nordre Land kommune 265 sosialhjelpsmottakere.

Nordre Land kommune har en flat struktur i ledelsen, og rådmannsgruppa består av rådmann og 4 kommunalsjefer. Ansvaret for lov om sosiale tjenester i Nav er direkte underlagt rådmannen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 9. mars 2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 11. mai 2012

Åpningsmøte ble avholdt 15. mai 2012.

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16. mai 2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, saksbehandlingskrav i samme lov, saksbehandlingskrav i forvaltningsloven (fvl.), samt styringskrav hjemlet i lov om sosiale tjenester i Nav § 5 og tilhørende forskrift om internkontroll (forskrift 2010-11-19 nr. 1463 om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen).

Tilsynet var konsentrert om lovkrav knyttet til behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Behandlingsprosessen var inndelt i en kartleggingsfase og en vurderingsfase.

Ved gjennomføring av tilsynet skulle det undersøkes om kommunen sikrer forsvarlig saksbehandling av søknader fra personer med forsørgeransvar for barn, herunder om kommunen sikrer at søkerens situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad og at det gjøres individuelle vurderinger.

Tilsynet omfatter også kommunens internkontrollplikt. Plikt til å føre internkontroll medfører at kommunen har et selvstendig ansvar for å sikre at den virksomheten de driver er i samsvar med kravene i loven. Det er virksomheten selv som har primæransvaret for å ha kontrollordninger som kan avdekke forhold som ikke er i samsvar med regelverket og følge opp med nødvendige endringer.

5. Funn

Avvik:

Nordre Land kommune sikrer ikke at det foretas kartlegging og individuell vurdering av alle søknader om økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19, § 5, § 6, Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 17 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen § 4.

Observasjoner:

• Det er forskjellig lovforståelse når det gjelder praktiseringen av lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19 (Eksempel: I et stort antall saker blir vedtaket hjemlet i både § 18 og § 19).
• Det er ikke dokumentert at barns behov er kartlagt der personer med forsørgeransvar søker om øk. stønad. Eksempel: utgifter knyttet til SFO, barnepass, klær, datautstyr, internett, skoleutstyr, fritidsaktiviteter og utstyr knyttet til dette.
• Det fremgår ikke av journalnotat at barns behov er kartlagt ved vurdering av søknad om økonomisk stønad.
• Begrunnelsene i vedtakene fyller ikke kravene i forvaltningsloven (fvl § 25) (Eksempel: «Avslag begrunnes med at søker har egne midler»).
• Det er ikke gjennomført adekvate opplæringstiltak, utover grunnopplæring, overfor de ansatte når det gjelder lov om sosiale i tjenester i Nav og forvaltningsloven, etter oppstart av Nav.
• Det eksisterer ingen skriftlige rutiner og prosedyrer for hvordan søknader om økonomisk stønad skal behandles.
• Det er ikke foretatt risikovurderinger for å identifisere hvilke feil som kan oppstå og som kan få alvorlige konsekvenser for brukerne, og hva som kan forebygge slike feil.
• Det eksisterer ikke et system for rapportering av avvik når det gjelder behandling av søknader om økonomisk stønad ved Nav Nordre Land.

Kommentar:

Det er et viktig prinsipp ved behandling av søknad om økonomisk stønad at det skal foretas en konkret individuell vurdering både om det skal ytes stønad og ved eventuell utmåling av stønaden. Kommunen har en rett og plikt til å foreta en konkret individuell vurdering. Hva som skal kartlegges avhenger av søker og dennes situasjon. Det skal undersøkes om søker har barn. Dersom søker har barn, skal barnas behov kartlegges i tilstrekkelig grad (relevante forhold må undersøkes nærmere) og tas hensyn til i vurdering av om det er grunnlag for å innvilge stønad. Det må være rom for at kartleggingen kan foregå slik at alle nødvendige opplysninger kan innhentes. Med barn i husstanden kan det være behov for en grundig kartlegging av deres behov knyttet til for eksempel barnehage, SFO, barnepass, klær, datautstyr, skoleutstyr, fritidsaktiviteter og utstyr til dette osv.

Det skal også tas hensyn til barns behov ved vurdering av utmåling av stønaden. Dette betyr at kommunen har en plikt til å kartlegge barns behov utover spørsmål om antall barn i familien, alder og forsørgeransvar. Ved utmåling av stønaden er lovens forutsetning om individuell behovsprøving overordnet både de statlige veiledende retningslinjene og eventuelle lokale fastsatte normer for utmåling av stønad. Kommunale normer og statlig veiledende retningslinjer er kun veiledende for om stønad skal innvilges, og ved utmåling av stønad

6. Kommentarer til styringssystemet

Avviket som ble gitt under tilsynet, knytter seg opp mot mangler ved kommunens styringssystem. Kravet til styringssystem for de kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen framgår av lov om sosiale tjenester i Nav § 5.

Plikten til internkontroll innebærer at kommunens ledelse må forsikre seg om at den virksomhet Nav Nordre Land driver etter lov om sosiale tjenester i Nav, er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Formålet med internkontroll er å bidra til faglig forsvarlige tjenester og at kravene i lovgivningen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Det er ikke tilstrekkelig å basere seg på at medarbeidere med lang praksis, erfaringsbasert kunnskap om rutiner mv. skal sørge for dette, og at brukerne dermed blir ivaretatt.

Brukerne av tjenesten er til dels grupper som på grunn av sin situasjon kan ha problemer med å ivareta sine rettigheter selv. Tilsynet forventer et internkontrollsystem som er godt dokumentert, godt kjent og implementert i alle deler av organisasjonen og vedlikeholdt tilsvarende.

Det er ikke noe system for skriftlig avviksrapportering eller andre ordninger som sikrer at informasjon om svikt i tjenesten blir gjort kjent for kommuneledelsen og brukt i risiko- og sårbarhetsvurderinger og forbedrings- og utviklingsarbeid.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltnings saker
• Forskrift om internkontroll i
• Rundskriv I-34/2001 Sosialtjenesteloven kapittel 5
• Rundskriv A-2/2011 Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Roller ved Nav-kontor
• Roller ved Nav Nordre Land
• Organiseringen ved Nav Nordre Land
• Sosialtjenesten ved Nav Nordre Land
• Søknad om økonomisk bistand
• Dokumentasjon vedr. søknad
• Melding om vedtak
• Arkivrutiner for Nav
• Postrutiner for Nav
• Samarbeidsmøter med andre enheter/utvalg
• Samarbeidsavtalen mellom Nordre Land kommune og Nav Oppland

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Delegasjonsreglement
• Eksempel kompetanseplan for medarbeider
• Gjennomgang av til sammen 19 brukermapper fra søkere med forsørgeransvar for barn

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Oppland:

• E-post av 20. mars 2011 vedr. kontaktperson

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Randi Marthe Graedler, Line Dahl og Tone Huuse Svesengen