Rapport fra tilsyn med Gjøvik omsorgssenter 23. august 2013

Sammendrag

Fylkesmannen i Oppland gjennomførte i perioden 21. mai 2013 til 20. september 2013, tilsyn utført som systemrevisjon med Gjøvik omsorgssenter for barn.  Tilsynet ble gjennomført over en dag, og er som vanlig ved systemrevisjoner basert på et antall intervjuer, dokumentgranskning og gjennomgang av annet relevant materiell.  Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet omfattet følgende områder:

• Forsvarlig omsorg og behandling
• Daglig omsorg og behandling, oppfølging av skole- og opplæringstilbud, oppfølging i fritidsaktiviteter og hjelp til medisinsk tilsyn og behandling   

Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknader.

Dato: 20. september 2013

Inger Berg
revisjonsleder

Espen Bjorli
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Gjøvik omsorgssenter for barn i perioden 21. mai 2013 til 20. september 2013.  Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Oppland gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnverninstitusjoner etter lov om barnevern § 5-7 og tilsynsforskriften § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.  Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjøvik omsorgssenter er et statlig omsorgssenter for barn under 15 år som kommer til Norge og søker asyl uten foreldre eller andre med foreldreansvar.  Plasseringene er hjemlet i lov om barneverntjenester § 5A-1.  Barna bor på omsorgssenteret fra de blir overført fra utlendingsmyndighetene, og fram til de blir bosatt i en kommune eller forlater Norge. 

Gjøvik omsorgssenter er godkjent for 30 plasser, med mulighet for et overbelegg på 6 barn (som gjelder søskenplasseringer i dobbeltrom).  Omsorgssenteret har 6 avdelinger, på tilsynstidspunktet var 5 avdelinger i drift.       

Barna på omsorgssenteret kartlegges gjennom en kartleggings- og oppfølgingsplan.  Planen utarbeides i nært samarbeid med barnet selv og barnets verge, og danner grunnlag for det miljøterapeutiske arbeidet med barna.  På bakgrunn av planen fattes det et oppfølgingsvedtak, som beskriver hovedpunktene i tilbudet barnet skal motta.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21. mai 2013.  Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet 7 Dokumentunderlag

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 23. august 2013

Intervjuer

Syv personer ble intervjuet

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet 8 Dokumentunderlag

Sluttmøte ble avholdt 23. august 2013

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet er gjennomført etter en veileder utarbeidet av Statens Helsetilsyn for tilsyn med barneverninstitusjoner gjennomført som systemrevisjon.  Tema for tilsynet er forsvarlig omsorg og behandling.  Tilsynet undersøkte hvordan institusjonen legger til rette for systematisk oppfølging av den daglige omsorgen, skole- og opplæringstilbud, fritidsaktiviteter og beboernes helseforhold.  Videre hvordan institusjonen ivaretar beboernes rett til medvirkning under hvert av temaene.  

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknader.

6.  Vurdering av virksomhetens styringssystem

Etter barnevernloven § 5-10 og forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

§ 10, skal institusjonen ha en internkontroll som sikrer at den utfører sine oppgaver i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov.  

Plikten til å føre internkontroll medfører et selvstendig ansvar for å sikre at virksomheten drives i samsvar med loven.  Det er derfor institusjonen selv som har ansvar for å ha kontrollordninger som kan avdekke forhold som ikke er i samsvar med regelverket, og videre oppfølging med nødvendige endringer.

Internkontroll er et hjelpemiddel for systematisk styring.  Forskrift om internkontroll i barneverninstitusjoner beskriver noen grunnleggende elementer som må være tilstede i alle virksomheter.  Hvor omfattende tiltakene skal være må ledelsen vurdere ut fra størrelsen på virksomheten og hvor kompleks den er.

Det sentrale i dette tilsynet er institusjonens styring og kontroll av rettsikkerheten ved utøvelsen av den daglige omsorgen, skole- og opplæringstilbud, fritidsaktiviteter og beboernes helseforhold.  Videre hvordan institusjonen ivaretar beboernes rett til medvirkning.  For å forebygge svikt må personalet ha tilstrekkelig opplæring, slik at de har forutsetning for å kunne utføre sine oppgaver.  Videre må det foreligge rutiner som er kjent og blir fulgt, ordninger med å fange opp sårbare områder og nødvendig oppfølging fra ledelsens side.      

Tilsynet har mottatt kopi av møtereferater, kompetanseplan, rutinebeskrivelser og institusjonsplan.  Dette har vært viktig for å fastslå i hvilken grad institusjonen planlegger, gjennomfører, kontrollerer og evaluerer virksomheten.  De krav lovgivningen stiller til internkontroll synes kjent og implementert i den reviderte delen av virksomheten.  De ansatte er kjent med institusjonens rutiner og endringer blir tatt opp og drøftet i møter.  Institusjonens avviksrapporteringssystem er kjent for de ansatte og avvik blir etterspurt og fulgt opp av ledelsen.  Det gjennomføres veiledning og opplæring for alle ansatte, også for ansatte i små stillinger og vikarer.  Senterleder gjennomfører månedlige styringssamtaler med avdelingsledere, og det blir gjennomført ukentlige møter på alle avdelingene med fast møteplan.  Senterleder gjennomfører stikkprøvekontroll og det er foretatt risikokartlegging.

7. Regelverk

Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100

Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling, 11 des. 2003

Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon, 15. nov. 2011

Forskrift om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner, 10. juni 2008

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over ansatte
• Oversikt over beboere
• Opplæringsplan for 2013
• Rutiner/prosedyrer for de reviderte områdene
• Institusjonsplan, organisasjonskart og prosedyre for avvikshåndtering
• Tvangsprotokoller tilsendt i 2013
• Dokumentasjon fra individrettede tilsyn i 2013
• Møtereferater fra personalmøter
• Kartleggings- og oppfølgingsvedtak

Korrespondanse mellom institusjonen og Fylkesmannen:

• Varsel ble sendt 21. mai 2013
• Etterspurte dokumenter ble mottatt innen 1. august 2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. 

I forbindelse med tilsynet ble det også gjennomført individuelle samtaler med fire beboere, primært i forhold til de reviderte områdene.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiver Espen Bjorli og seniorrådgiver Inger Berg med sistnevnte som revisjonsleder.