Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenester for barn i alderen 0 - 6 i Gran kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om Gran kommune sikrer barn i aldersgruppen 0 – 6 år (inkludert skolestartundersøkelsen) forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer
• Om Gran kommune sikrer at helsetjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlig tjenestetilbud
• Om Gran kommune sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• Om Gran kommune sikrer at helsestasjonstjenesten gjennom kostholdsveiledning arbeider for å forebygge feilernæring

Det ble gjort funn som ga grunnlag for å gi ett avvik og en merknad.

Avvik:

Gran kommune sikrer ikke organisert samarbeid mellom fastlegene og helsestasjonen ved oppfølging av barn/familier med spesielle behov for videre oppfølging.

Merknad:

Det bør utarbeides rutiner for å sikre lik praksis for journalføring ved helsestasjonen i Gran kommune.

Dato: 30.10.2013

Jens Christian Bechensten
revisjonsleder

Randi Marthe Graedler
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gran kommune i perioden 03.07.2013 - 30.10.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gran kommune ligger sentralt i Hadelandsregionen, og kommunen har om lag 13.500 innbyggere. Kommunesenteret ligger på Jaren. Kommunens øverst ledelse består av rådmann og 3 kommunalsjefer. Helsestasjonen er lagt til avdeling for helse og omsorg. Leder helse og omsorg rapporterer direkte til kommunalsjef. Helsestasjonsvirksomheten har kontorer på Jaren, Gran og i Bjoneroa. Avdelingen i Bjoneroa har åpningstid en dag hver annenhver uke. Helsestasjonstjenesten ledes av egen seksjonsleder. Det er 13 fastleger i kommunen, og fire av disse er tilknyttet helsestasjonen som helsestasjonsleger. To av legene er tilknyttet Jaren, de to andre er helsestasjonsleger på Gran. Legene deler arbeidet på helsestasjonen mellom seg slik at de har helsestasjonslegetjeneste annenhver uke. Helsestasjonslegen er både helsestasjonslege og fastlege for flere av barna.

Gran kommune mottar omtrent 35 nye flyktninger pr år, i tillegg til familiegjenforening.Ved ankomst blir foreldre innkalt til førstegangssamtale med helsesøster. Her blir helsetilstanden til foreldre og barn kartlagt, videre blir alle innkalt til førstegangs undersøkelse hos lege. Videre oppfølging av barna skjer av ansvarlig helsesøster på helsestasjon eller i skolehelsetjenesten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.07.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 24.09.2013.

Intervjuer

12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved helsestasjonslokalene på Jaren.

Sluttmøte ble avholdt 25.09.2013

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynstema1:

• Om Gran kommune sikrer barn i aldersgruppen 0 – 6 år (inkludert skolestartundersøkelsen) forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer

Tilsynstema 2:

• Om Gran kommune sikrer at helsetjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlig tjenestetilbud

Tilsynstema 3:

• Om Gran kommune sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn

Tilsynstema 4:

• Om Gran kommune sikrer at helsestasjonstjenesten gjennom kostholdsveiledning arbeider for å forebygge feilernæring

5. Funn

Avvik:

Gran kommune sikrer ikke organisert samarbeid mellom fastlegene og helsestasjonen ved oppfølging av barn/familier med spesielle behov for videre oppfølging.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-3 og 41 og internkontrollforskriften §§ 3 til 5.

Avviket bygger på følgende:

• Gran kommune har ikke planer for hvordan samarbeidet fastlege / helsestasjon skal være
• Det foreligger ingen skriftlig samarbeidsavtale mellom helsestasjon og fastlegene
• Det er uklart hvem som har ansvar for å henvise videre ved problemstillinger som oppstår når barnet er på helsestasjonen
• Det blir ikke rutinemessig sendt kopi til fastlege når det henvises videre
• Fastlege ikke rutinemessig informert om funn som medfører videre tiltak for barnet
• Det er ikke avklart hvilken rolle fastlege / helsestasjonslege skal ha ved sykdom hos barn som krever videre oppfølging
• Fastlege er ikke alltid nedtegnet i journalene
• Kommunens ledelse etterspør / kontrollerer ikke samhandlingspraksis mellom fastlege og helsestasjon
• Det er ikke gjennomført risikovurdering når det gjelder driften av helsestasjonen, og manglende samhandling mellom fastlege og helsestasjon er derfor ikke fanget opp
• Avviksmeldesystemet har ikke fanget opp mangelen på samhandling mellom helsestasjon og fastlege

Kommentar:
Plan for samarbeid mellom helsestasjon og fastlege er viktig for å sikre at barn med spesielle behov for får den oppfølgingen de har krav på. Slik samarbeidet mellom helsestasjon og fastlege nå fungerer, er det fare for at barn med spesielle behov for oppfølging ikke blir fanget opp og at barna ikke for den oppfølging de skal ha.

Merknad:

Det bør utarbeides rutiner for å sikre lik praksis for journalføring ved helsestasjonen i Gran kommune

Merknaden bygger på følgende:

• Det er ulik praksis for journalføring
• Det er et avhakingssystem for helseundersøkelser 
  - Lite om funn ved undersøkelsene er skriftliggjort
  - Ingen kan svare sikkert på at avhaking er en garanti for at helseundersøkelsen faktisk er gjennomført
• Behov for tolketjeneste er ikke alltid nedtegnet
• Det er ingen rutine for å sikre lik praksis i journalføringen
• Det foreligger ingen rutine for journalansvarlig

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Etter helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 skal kommunen føre internkontroll for å sikre at

virksomhet og tjenester er i samsvar med krav fastsatt i lov og forskrift. Kommunen skal ved et tilsyn kunne vise hvordan denne plikten blir oppfylt.

Plikten til å føre internkontroll medfører et selvstendig ansvar for å sikre at virksomheten blir drevet slik lov og forskrift krever. Det er kommunen som har ansvaret for å ha kontrollrutiner som kan avdekke forhold som ikke er i samsvar med regelverket. Kommunen skal om nødvendig følge opp med endringer som blir fulgt opp av ledelsen.

Internkontroll er et hjelpemiddel for å kunne styre systematisk, det vil si et verktøy for ledere. Forskrift om internkontroll beskriver noen nødvendige elementer som må være på plass i alle virksomheter. Hvor omfattande tiltakene skal være må ledelsen vurdere ut i fra virksomhetens størrelse og kompleksitet. Sentralt i dette tilsynet er kommunens styring og kontroll med helsestasjonen, for å sikre at barn i alderen 0 – 6 år får tilbud om de helsekontrollene som er fastsatt i nasjonale faglege retningsliner, og at barna får et helhetlig helsetilbud. For å forebygge svikt i tjenestene må de ansatte ha nødvendig kompetanse, slik at de kan utføre oppgavene sine. Det følger av internkontrollforskriften at ledelsen må sørge for systemer som fanger opp sårbare områder ved tjenestene, og at nye tiltak blir fulgt opp av ledelsen.

Gran kommune har ikke iverksatt nødvendige tiltak for å avdekke, rette opp eller forebygge brudd på helselovgivingen på det undersøkte området. Fylkesmannen viser til at internkontrollen ikke har fanget opp at ulike nivåer i organisasjonen har ulik forståelse av hva et alvorlig avvik er, og det er ulik/uklar forståelse for når avvik skal meldes videre og ikke løses på lavest mulig nivå. Det er derfor ikke iverksatt tiltak for å rette opp uklarhetene.

Internkontrollen har ikke fanget opp de beskrevne mangler i samhandlingen mellom helsestasjonslege og fastlege, og tiltak for å rette opp den manglende samhandling er ikke iverksatt.

Den som har et ansvar for en virksomhet, har også ansvar for internkontrollen. Selv om ansvaret i prinsippet er lagt til øverste loeder, for eksempel rådmannen i en kommune, vil myndigheten i praksis være delegert til leder av den aktuelle virksomhet når det gjelder den praktiske gjennomføringen av internkontrollen. Internkontrollen synes godt ivaretatt i enhet for helse og omsorg, men hvordan internkontrollen fungerer i praksis blir ikke etterspurt av rådmann / kommunalsjef.

 

7. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om helsepersonell
• Lov om barnevern
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap

8. Dokumentunderlag

 

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Forprosjekt til mor-barn gruppe, prosjektoppgave
• Kompetanse- og tjenesteutvikling, eksamensoppgave
• Organisasjonskart Gran kommune
• Program for helsestasjonstjenesten
• Rutine for oppfølging av barn og unge med syke foreldre
• Rutine for oppfølging av barn med flyktningebakgrunn
• Samarbeid med folkehelsekoordinator
• Ressursgruppe for unge mødre
• Rutine / Prosedyre for:
  - Samarbeid med inntaksteam om spesielle saker
  - Bistand ved amming
  - Utlån av brystpumpe
  - Uønskede hendelser etter vaksinasjon
  - Synsundersøkelse
  - Evaluering av oppfølging på helsestasjonen fra 0 – 15 måneder
  - Foreldreveiledning
  - Bruk av tolketjeneste
  - Henvisninger i helsesøstertjenesten
  - Vaksinasjon mot hepatitt A og B til barn og unge opp til 25 år
  - Individuell plan
  - Reisevaksinering
  - Håndtering av mindreårige barn som pårørende
  - Introduksjon av nyansatte
  - Samhandling mellom tjenestene
  - Nyfødte barn med nedsatt funksjonsevne
  - Nyinnflyttede barn med nedsatt funksjonsevne eller barn som får en alvorlig skade / sykdom
• Lederavtale seksjonsleder helsesøster og jordmortjenesten
• Stillingsbeskrivelser for ansatte i helsesøstertjenesten
  - Foreldreveileder
  - Helsesøster
  - Jordmor
  - Sekretær i helsesøster og jordmortjenesten
  - Helsestasjonslege
• Oversikt over ansatte i helsestasjonsvirksomheten
• Overordnet samarbeidsavtale mellom Gran kommune og Sykehuset Innlandet
• Budsjett- og økonomiplan med overordnede mål perioden 2013 – 2013
• Kommuneplanens samfunnsdel
• Forslag til oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer i Gran kommune
• Årshjul helse og omsorg
• Overgangsmøter barnehage- skole
• Prosedyre for samarbeid med tildelingsenheten
• Evalueringsskjema for oppfølging på helsestasjonen, etter 15 måneders kontrollen
• Prosedyre for avvik, vedlagt avviksmeldinger
• Kompetanse- og rekrutteringsplan
• Plan for opplæring nyansatte
• Serviceerklæring for helse- og omsorgstjenesten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Møtereferater fra interne møter på helsestasjonen
• Møtereferater fra kommunale ledermøter
• 55 pasientjournaler

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Diverse eposter vedrørende praktisk gjennomføring av tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Kjersti H. Tysland	Seksjonsleder	X	X	X
Bjørg R. Grindaker	Sekretær	X	X	X
Tina Kottenhoff	Helsesøster	X		X
Gunhild Granseth	Helsesøster	X	X	X
Reidun L. Hæhre	Leder tildelingsenhet	X	X	X
Lise H. Bålerud	Helsesøster	X	X	X
Jorun E. Haukeli	Seksjonsleder helsestasjon	X	X	X
Gitte Korvann	Helse- og omsorgsleder	X	X	X
Are Løken	Kommuneoverlege	X	X
Else E. Mathisen	Forledreveileder			X
Merete F. Moen		X		X
Kristin M. Sæther	Helsesøster			X
Dag Krisitan Prestkværn	Helsestasjonslege		X
Sidsel Laderud Berge	Helsestasjonslege		X
Camilla Brunsberg	Fysioterapeut		X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Marthe Graedler, revisor
Jens Fløtre, revisor
Jens Christian Bechensten, revisjonsleder

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013 Helsestasjonstjenester til barn 0-6 år

Søk etter tilsynsrapporter

Søk