Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenester for barn i alderen 0 - 6 år i Øyer kommune 2013

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om Øyer kommune sikrer barn i aldersgruppen 0 – 6 år (inkludert skolestartundersøkelsen) forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer
• Om Øyer kommune sikrer at helsetjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlig tjenestetilbud
• Om Øyer kommune sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• Om Øyer kommune sikrer at helsestasjonstjenesten gjennom kostholdsveiledning arbeider for å forebygge feilernæring

Det ble ved tilsynet ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik. Det ble ikke gitt merknad.

Jens Christian Bechensten
revisjonsleder

Randi Marthe Graedler
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Øyer kommune i perioden 03.07.2013 – 15.11.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Øyer kommune ligger helt syd i Gudbrandsdalen og har 5.100 innbyggere. Kommunens ledelse består av rådmann, assisterende rådmann, kommunalsjef og HR ansvarlig. Helsestasjons- og legetjenesten er begge organisert i Helse- og familie. Koordinerende helsesøster rapporterer til virksomhetsleder Helse og familie, som videre har rådmann som sin øverste leder.

Asylmottaket i Øyer kommune ble nedlagt fra 01.01.2013. Kommunen bosetter 15 flyktninger pr. år.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.07.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 05.11.2013.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved helsestasjonslokalene.

Sluttmøte ble avholdt 06.11.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynstema1:

Om Øyer kommune sikrer barn i aldersgruppen 0 – 6 år (inkludert skolestartundersøkelsen) forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer

Tilsynstema 2:

Om Øyer kommune sikrer at helsetjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlig tjenestetilbud

Tilsynstema 3:

Om Øyer kommune sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn

Tilsynstema 4:

Om Øyer kommune sikrer at helsestasjonstjenesten gjennom kostholdsveiledning arbeider for å forebygge feilernæring

5. Funn

Det ble ved tilsynet ikke gjort funn som ga grunnlag for å konstatere avvik. Det ble ikke gitt merknad.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

• Helsestasjonen har foretatt en kartlegging av områder hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav
• Kartleggingen omhandler både drift av helsestasjonen og helsetilbudet som gis
• Det er avsatt 2 planleggingsdager pr. år, hvor det blant annet gjennomføres en systematisk gjennomgang av tjenestene
• Journalføringen fremstår som utfyllende og systematisk, og gir grunnlag for å sikre kontinuitet i helseundersøkelsene

6. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om helsepersonell
• Lov om barnevern
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjon/ansatte
  - organisasjonskart Øyer kommune
  - organisasjonskart for helse-familietjenesten
  - oversikt over ansatte ved helsestasjonen/skolehelsetjenesten
• Planer
  - kommuneplan 2003-2015 kortversjon
  - virksomhetsplan for helse-familietjenesten 2013 og utkast 2014
  - plan for helsestasjon- og skolehelsetjenesten
  - brosjyre «Velkommen til Øyer»
  - brosjyre «Skolehelsetjenesten i Øyer»
• Mål
  - kommunestyrets overordnede målkart for 2013
  - virksomhetens målkart for 2013
  - helsestasjon/skolehelsetjenesten målkart 2013
• Rapporter
  - virksomhetsrapport 2012
  - årsrapport helsestasjon/skolehelsetjenesten 2012
• Opplæring/kompetanse
  - introduksjonsprogram nyansatte
  - strategisk kompetanseplan helse- og omsorgstjenesten
  - kompetanseplan for helse- og familietjenester 2013
• Stillingsbeskrivelser
  - fagleder/koordinator helsestasjon/skolehelsetjenesten
  - koordinator for barn og unge
• Samarbeidsavtaler/møtestruktur
  - retningslinjer for barne- og ungdomsteamet
  - retningslinjer for koordineringsteam for barn og unge
  - samarbeidsavtale mellom BUP og Øyer kommune
• Rutinebeskrivelser og maler
  - retningslinjer for bruk av ansvarsgrupper
  - mal for individuell plan
  - prosedyrebok for helsestasjonen
• Koordinerende enhet
  - forvaltningsrevisjon – individuelle planer høst 2011
• Internkontroll
  - sjekkliste for internkontroll
  - skjema for avviksmelding

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 32 pasientjournaler
• Risiko- og sårbarhetsanalyse for virksomheten
• Rutine for videre henvisning av pasienter
• Internkontrollsystemet Standarden

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Diverse eposter vedrørende praktisk gjennomføring av tilsynsbesøket

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Marthe Graedler, revisor
Jens Fløtre, revisor
Jens Christian Bechensten, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet