Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenester for barn i alderen 0 - 6 år i Ringebu kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om Ringebu kommune sikrer barn i aldersgruppen 0 – 6 år (inkludert skolestartundersøkelsen) forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer
• Om Ringebu kommune sikrer at helsetjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlig tjenestetilbud
• Om Ringebu kommune sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn
• Om Ringebu kommune sikrer at helsestasjonstjenesten gjennom kostholdsveiledning arbeider for å forebygge feilernæring

Det ble gjort funn som ga grunnlag for å gi en merknad.

Merknad:

Helsestasjonen i Ringebu kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder ivaretakelse av taushetsplikten ved gjennomføring av den delen av helseundersøkelsen som omfatter veiing og måling av barnet.

Dato: 06.12.2013

Jens Christian Bechensten
revisjonsleder  

Randi Marthe Graedler
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ringebu kommune i perioden
05.04.2013 – 06.12.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres 
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ringebu kommune ligger i midten av Gudbrandsdalen og har 4.500 innbyggere. Kommunens ledelse består av rådmann og 2 kommunalsjefer. Fagansvarlig på helsestasjonen og kommuneoverlege er begge lagt under avdelingsleder helsesenter. Avdelingsleder helsesenter rapporterer til tjenesteleder helse og mestring, som videre har kommunalsjef som sin øverste leder.

Legetjenesten, inkludert kommuneoverlegen, er organisert i helsetjenesten slik at avdelingsleder helsesenter er overordnet fagansvarlig helsesøster, helsestasjonslege og kommuneoverlege.

Ringebu kommune har asylmottak med 120 plasser beliggende i kommunesenteret. Det er til tider er stor utskiftning av asylsøkere på senteret. Egen helsesøster er tilknyttet asylmottaket.  

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 05.04.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.10.2013.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Helsestasjonslokalene.

Sluttmøte ble avholdt 18.10.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynstema1:

• Om Ringebu kommune sikrer barn i aldersgruppen 0 – 6 år (inkludert skolestartundersøkelsen) forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer

Tilsynstema 2:

• Om Ringebu kommune sikrer at helsetjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlig tjenestetilbud

Tilsynstema 3:

• Om Ringebu kommune sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn

Tilsynstema 4:

• Om Ringebu kommune sikrer at helsestasjonstjenesten gjennom kostholdsveiledning arbeider for å forebygge feilernæring

5. Funn

Merknad:

Helsestasjonen i Ringebu kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder ivaretakelse av taushetsplikten ved gjennomføring av den delen av helseundersøkelsen som omfatter veiing og måling av barnet.

Merknaden er bygget på følgende:

• Veiing og måling av barnet foregår i venterommet
• Ansatte ved helsestasjonen og kommunens ledelse har diskutert situasjonen, og har iverksatt midlertidige tiltak

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

• Helsestasjonen har foretatt en kartlegging av områder hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav
• Kartleggingen omhandler både drift av helsestasjonen og helsetilbudet som gis
• Det er utarbeidet egen prosedyrebok som inneholder både fag og styring
• Nødvendige tiltak er iverksatt gjennom systematisk evaluering av kvalitets- og prosedyrebok
• Journalføringen fremstår som utfyllende og systematisk, og gir grunnlag for å sikre kontinuitet i helseundersøkelsen

6. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov om pasient- og brukerrettigheter
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov om helsepersonell
• Lov om barnevern
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
• Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og kolehelsetjenesten
• Forskrift om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart Ringebu kommune
• Informasjonsmateriell om helsestasjonen
  - Hva kan du forvente av oss
  - Tverrfaglig samarbeid rundt barn og unge
  - Arbeidsfordeling helsestasjon og skolehelsetjeneste
• Stillingsbeskrivelser
  - Avdelingsleder helsetjenesten
  - Kommuneoverlege
  - Helsesøster asylmottaket
  - Fagansvarlig helsesøstertjenesten
  - Helsesøster
• Lederavtale tjenesteleder
• Kompetansekartlegging ansatte
• Velkommen som ny medarbeider Ringebu kommune
• Kvalitets- og prosedyrebok
• Prosedyrer for helsesøster ved asylmottaket
• Bestilling av tolk
• Retningslinjer for opprettelse og drift av ansvarsgrupper overfor barn og unge
• Informasjon og program for skolehelsetjenesten
• Kvalitetsplan 2010-2014
• Kompetanseplan helse og omsorg
• 4 år – trygg og klar
• Informasjon om 2 årskontrollen
• SATS 2
• Språk 4
• Program for helsestasjonsvirksomheten, inkludert oversikt over brosjyrer og informasjon til utdeling
• Barnets trygghetsplan
• Kommuneplanens samfunnsdel
• Samarbeidsavtale med Nasjonalt kompetansenettverk for sped- og småbarns psykiske helse (RBUP)
• Samarbeidsavtale med BUP; med barnet i mente
• Brukerundersøkelse
• Opplysninger om Kostra-tall for personell og virksomhet i helse- og omsorgtjenesten
• Tidlig intervensjon; psykisk helse, rusmidler og vold i nære relasjoner
• Foreldrekarusellen; prosjektplan for tidlig intervenering 0-6 år
• SIHF; behandlingslinje sped- og småbarn med forledre/foresatte med rusproblemer

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 45 pasientjournaler
• Referater fra teammøter på helsestasjonen
• Prioritering av fysioterapitjenester
• Samarbeid mellom helsestasjonen og fastleger

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Diverse eposter vedrørende praktisk gjennomføring av tilsynsbesøket

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Marthe Graedler, revisor
Jens Fløtre, revisor
Jens Christian Bechensten, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet