Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem ved Midt – Gudbrandsdal barnevernkontor 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Fylkesmannen i Oppland gjennomførte i perioden 16.1.2013 – 7.5.2013 tilsyn ved Midt - Gudbrandsdal barnevernskontor.

Tema for tilsynet var:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Det ble avdekket et avvik på området:

• Ringebu kommune sikrer ikke ved dokumentasjon, oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet, og at barns rett til medvirkning blir ivaretatt

Espen Bjorli
revisjonsleder

Tuva Kongsvoll
revisor

Jorunn Ødegårdstuen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Midt – Gudbrandsdal barnevernskontor i perioden 16.1.2013 – 7.5.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Midt – Gudbrandsdalen barnevernskontor er et samarbeid mellom kommunene Ringebu og Sør-Fron og har vært drevet som eget selskap siden 2005.

Barnevernskontoret er organisert etter kommunelovens § 28 c som vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemd. Til sammen har kommunene pr 1.1.11 et befolkningsgrunnlag på 7768 innbyggere.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.1.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 7. mars 2013.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 8. mars 2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Barneverntjenesten skal nøye og jevnlig følge utviklingen til barn som er plassert i fosterhjem. Tema for tilsynet er:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav, jf. lov 17. juli 1992 nr.100 om barneverntjenester (heretter barnevernloven).

Barneverntjenesten skal sikre at hvert enkelt barn som bor hele eller deler av sin oppvekst i fosterhjem får tilfredsstillende omsorg, og at de forutsetninger som ble lagt til grunn for plasseringen blir fulgt opp. Barneverntjenesten skal gi fosterforeldrene nødvendig råd, opplæring og veiledning, og besøke fosterhjemmet så ofte som nødvendig for å kunne være trygge på at barnet er godt nok ivaretatt. Barn i fosterhjem er ofte sårbare. Mange trenger ekstra vern og støtte. Både oppfølging og tilgjengelighet fra barneverntjenesten er nødvendig for å sikre at forholdene blir lagt til rette for at barnet skal få god omsorg.

Barns rett til å bli hørt og medvirke er nedfelt både i nasjonal lovgivning og i FNs barnekonvensjon. I medvirkning inngår barnets rett til å bli informert og få muligheten til å uttale seg, og at det skal legges vekt på hva barnet mener.

5. Funn

Avvik 1:

• Ringebu kommune dokumenterer ikke alltid arbeidet med barn i fosterhjem. Kommunen har dermed ikke sikret oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet, eller at barns rett til medvirkning blir ivaretatt.

Avviket bygger på følgende:

• Sjekklisten mangler punkt om evaluering, rutinen inneholder ikke eget punkt om evaluering. Kommunen bruker ikke sjekklisten aktivt, hverken saksbehandlere i det daglige arbeidet eller leder i oppfølging/kontroll
• Kommunen kan ikke dokumentere at det er foretatt en jevnlig vurdering om det er til barnets beste å fremme forslag om omsorgsovertakelse der barn er frivillig plassert
• Kommunen dokumenterer ikke at de foretar evaluering av barnets samvær og kontakt med biologisk foreldre
• Det er ikke dokumentert hvordan kommunen skal vurdere og følge opp barnets individuelle behov, for eksempel ved innflytning. I en sak kommer det ikke frem noe oppfølging av fosterhjemsplassert barn de første 8 månedene.
• Kommunen kan ikke dokumentere at de gjennomfører besøk i fosterhjemmet. Det foreligger ikke rutiner på innholdet i og gjennomføringen av besøk i fosterhjem
• Kommunen kan ikke dokumentere at det jobbes systematisk med alle omsorgsplaner og tiltaksplaner. Omsorgsplaner, tiltaksplaner og samværsplaner er av varierende kvalitet
• Kommunen kan ikke dokumentere at de vurderer om samværsomfanget og innholdet i samværet med de biologiske foreldre for omsorgsplasserte barn bør fortsettes i sin nåværende form eller skal endres. Kommunen dokumenterer ikke alltid at de spør barna om hvordan de har det under samvær med foreldrene. Kommunen kan heller ikke dokumentere at ekstern informasjon blir brukt i vurderinger
• Kommunen dokumenterer ikke alltid alle nødvendige og relevante opplysninger og vurderinger angående barnet i arbeid med barn i fosterhjem
• Kommunen kan ikke alltid dokumentere at de kontrollerer og om nødvendig korrigerer sin styring og praksis umiddelbart etter alvorlige hendelser i fosterhjem
• Kommunen kan ikke alltid dokumentere at de sørger for at alle barn gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelser som angår ham eller henne. Eksempel mor søkte overnattingssamvær – ingen spor av kontakt med barna før dette ble innvilget.
• Kommunen dokumenterer ikke alltid informasjon fra samtaler med barn
• Kommunen har ikke et fungerende avviksrapporteringssystem
• Kommunen etterspør ikke avvik og avvik brukes ikke i kommunens forbedringsarbeid. Det er tilfeldig, ikke satt i system hvordan kommunens ledelse avdekker avvik. Systemet beror nå på barnevernsjefs informasjonsflyt og at uheldige hendelser avdekkes/oppdages i tjenesten
• Kommunen dokumenterer ikke at iverksatte prosedyrer og retningslinjer virker etter sin hensikt.
• Kommunen kan ikke dokumentere at det blir kontrollert at arbeid med barn i fosterhjem alltid gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Det følger av barnevernloven § 2-1, 2. ledd at kommunen skal etablere systemer for intern­ kontroll med egen virksomhet. Internkontroll handler om virksomhetens interne styring og egen kontroll. Internkontrollsystemet skal fungere som et ledelsesverktøy- et hjelpemiddel for systematisk styring og kontinuerlig forbedring slik at myndighetskrav på området etterle­veres.

Det er kommunen som har ansvar for å etterspørre og sikre at barneverntjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i/eller i medhold av lov om barneverntjenester.

Barnevernleder rapporterer til kommunalsjef, men systemet beror nå på barnevernsjefs informasjonsflyt og at uheldige hendelser avdekkes/oppdages i tjenesten.

Barneverntjenesten har et elektronisk system, familia, systemet har innebygd verktøy for systematisk arbeid, ledelsesmessig oppfølging og rapportering. Det er utarbeidet rutiehåndbok og sjekklister i tjenesten. Alle ansatte har tilgang til nødvendige lover og retningslinjer. Barnevernskontoret har ukentlige møter for drøfting av saker der barnevernsjef og saksbehandlere deltar.

Når det gjelder dokumentasjon fremsto internkontrollen rundt dette som mangelfull. Tilsynet avdekket avvik knyttet til systematisk dokumentasjon på arbeidet kontoret utførte på reviderte tema. Når tjenesten ikke kan dokumentere arbeid som utføres medfører dette en risiko for at barn ikke får/ikke har fått den hjelpen de har behov for. Det medfører og risiko for mangelfull medvirkning i egen sak.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989
• Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (barnevernloven)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av l O. februar 1967 (forvaltningsloven)
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kapittel 11fra vår rutinehåndbok( kalt BRHÅK)
• Administrativ organisering
• Organisasjonskart MGBV
• Informasjons/kommunikasjonslinjer og rapporteringsrutiner
• Hensikten med BRHÅK (relevant håndbok etc.)
• Maler for saksbehandling og vedtak (referat, enkeltvedtak, omsorgsplan, tiltaksplan)
• Tiltak som sikrer brukermedvirkning
• Årsmelding 2011
• Vedlikehold og utvikling av nødvendigkompetanse
• Rutiner for avviksbehandling
• Oversikt over barn plassert i kommunale fosterhjem

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Sjekkliste og mappegjennomgang.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 16.1.2013
• Tilsvar fra kommunen, oversending av etterspurte dokumenter 13.2.2013
• Mail og tlf. kontakt for tilretteleggelse av tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisorene Jorunn Ødegårdstuen, Tuva Kongsvoll og Espen Bjorli, sistnevnte som revisjonsleder.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet