Rapport fra tilsyn med tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet (KVP) i Sør-Fron kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP).

KVP er etablert som et tilbud for personer i yrkesaktiv alder med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne og ingen eller svært begrensede ytelser til livsopphold etter folketrygdloven eller arbeidsmarkedsloven. Formålet med KVP er å bidra til at flere i denne målgruppen kommer i arbeid. Tilbudet er ment for personer som vurderes å ha en mulighet for å komme i arbeid gjennom en tettere og mer forpliktende bistand og oppfølging. Deltakelse i KVP er en rettighet dersom betingelsene hjemlet i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) § 29 er oppfylt. Programmet skal inneholde arbeidsrettede tiltak og arbeidssøking og kan inneholde andre tiltak som kan være med på å støtte opp under og forberede overgang til arbeid. Innholdet i programmet skal tilpasses den enkeltes behov og forutsetninger. Programmet skal være helårig og på full tid.

Det ble gitt ett avvik:

Sør-Fron kommune sikrer ikke gjennom styring og kontroll at tildeling og gjennomføring av KVP er forsvarlig.

Dato: 3. februar 2014

Åse Kongsvold
revisjonsleder Tone Huuse Svesengen
revisor

 

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sør-Fron kommune i perioden 3. september 2013 – 3. februar 2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2013 – 2014.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsetaten STL. § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kommunen ligger midt i Gudbrandsdalen, 70 km nord for Lillehammer. Folketall er ca. 3.200 og flateinnhold er 721 km2. Viktige næringsveier i kommunen er jordbruk, skogbruk, reiseliv, handverk, kraftproduksjon og småindustri. Sør-Fron kommune hadde 57 mottakere av økonomisk sosialhjelp i 2012 mot 87 i 2011. Til og med oktober 2013 var det totalt 19 sosialhjelpsmottakere. Antall deltakere i kvalifiseringsprogrammet i 2012 var 2,8 (gjennomsnitt i 2013) mot måltall på 4. Antall KVP-deltakere pr. 14. november 2013 var 0,3 (gjennomsnitt for 2013) mot måltall på 4 deltakere. Totalt har 8 personer deltatt i KVP så langt.

NAV-kontoret er administrativt organisert under rådmannen, og NAV-leder rapporterer direkte til rådmannen.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 3. september 2013.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt den 15. oktober 2013.

Åpningsmøte ble avholdt den 13. november 2013.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt den 14. november 2013.

 

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Ved tilsyn om kommunen sikrer forsvarlig tildeling skulle det undersøkes om kommunen sikret at tjenesten KVP var tilgjengelig for potensielle deltakere, herunder om det ble foretatt forsvarlige identifiseringsprosesser og om det ble informert tilstrekkelig om retten til KVP. Videre skulle det undersøkes om kommunen sikret at kartleggings-, vurderings- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader om KVP var forsvarlige.

Ved tilsyn om kommunen sikret forsvarlig gjennomføring av KVP skulle det undersøkes om kommunen sikret at tidsfrist for iverksetting av programmet ble overholdt. Videre skulle det undersøkes om innholdet i og omfanget av kvalifiseringsprogrammene var forsvarlig. I det ligger at programmene tilpasses den enkeltes behov og forutsetninger (er individuelt tilpasset)og at programmene inneholder arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og ev. andre tiltak som kan være med på å forberede og støtte opp under overgang til arbeid. Videre skulle det undersøkes om kommunen sikret forsvarlig oppfølging av tjenestemottakere som deltar i KVP.

 

5. Funn

Avvik:

Sør-Fron kommune sikrer ikke gjennom styring og kontroll at tildeling og gjennomføring av KVP er forsvarlig.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 4, 5, 29, 30, 31 jf. forskrift om kvalifiseringsprogram og -stønad §§ 1 og 2, 42 og 43, forvaltningsloven §§ 11 og 17, forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

Revisjonsbevis:

• På kommunens hjemmeside står NAV-kontoret står under fanen «omsorg, trygd og sosiale ytelser». Vi finner ikke informasjon om KVP under denne fanen. Økonomiske ytelser er linket opp mot «Helsetilsynet» mht. rettigheter til sosiale tjenester.
• NAV-kontoret har skriftlige rutiner for det kommunale området ved NAV Sør-Fron (revidert oktober 2012). Rutinene er kjent, men de brukes ikke.
• Det er utarbeidet en kort sjekkliste/rutine for KVP, men saksbehandlingen følges ikke som beskrevet.
• NAV Sør-Fron har ikke utarbeidet lokal aktivitetsplan for kontoret, jf. Samarbeidsavtalen mellom NAV Oppland og Sør-Fron kommune.
• Delegasjon fra rådmann til å fatte vedtak etter lov om sosiale tjenester i NAV, er gitt til NAV-leder. Fullmakten er ikke videredelegert.
• Det fattes vedtak om økonomisk stønad og KVP uten delegasjonshjemmel.
• Det er ikke rutiner som sikrer at NAV-leder godkjenner alle vedtak etter lov om sosiale tjenester i NAV.
• I 7 av 8 vedtak om rett til KVP, har NAV-leder ikke underskrevet vedtaket.
• Det er ikke skriftlige rutiner som beskriver hvem som skal fatte vedtak når NAV-leder ikke er til stede.
• Arbeidsevnevurderingen gir ikke tydelig uttrykk for hva som er vedtatt, hva som er konklusjonen, og hva avgjørelsen bygger på. Det kan være vanskelig for mottaker å vite hva han/hun kan klage på.
• Det foreligger ikke en skriftlig prosedyre som sikrer at innholdet i programmet følger lov- og forskriftskrav.
• Evalueringstidspunkt er ikke lagt inn i kvalifiseringsprogrammet, slik kravet er etter forskrift om KVP § 1, fjerde ledd. Dette er ikke fanget opp av ledelsen i NAV.
• Brukerveiledning i Arena – plantype kvalifiseringsprogram er implementert i virksomheten.
• I alle 8 gjennomgåtte vedtak om innvilgelse av KVP, mangler helhetlig og individuell vurdering.
• I det siste vedtaket av oktober 2013 er programmet vedlagt. Ikke i noen av de andre vedtakene er det dokumentert at arbeidsevnevurderingen eller programmet er vedlagt, jf. STL. § 31, jf. IK-forskriften §§ 4 og 5. Heller ikke programperioden fremgår av vedtakene om KVP.
• I de gjennomgåtte mappene er det ikke dokumentert at programmet er på fulltid; 37,5 t/u, jf. STL. § 30.
• I det siste vedtaket av oktober 2013 er arbeidsevnevurderingen og egenvurderingen gjennomført 4 dager etter at vedtak om rett til KVP er fattet.
• Kartlegging og vurdering av KVP gjøres av alle veiledere på VO, men kun en ansatt fatter vedtaket.
• I 1 av 8 vedtak er det ikke fattet vedtak om forlengelse av programmet (for eksempel at programperioden er ut 2010 og aktivitetsplanen gjelder ut 2011).  Det er lite samsvar mellom datoer i vedtak, programperiode og selve programmet.
• I 1 vedtak om økonomisk sosialhjelp ser vi ikke spor av om KVP er vurdert, selv om det kan synes relevant. Arbeidsevnevurdering er ikke foretatt fordi mottakeren er på situasjonsbestemt innsats.
• De ansattes kompetanse blir dokumentert i
• Felles kompetanseplan som årlig skal utarbeides i henhold til Samarbeidsavtalen, er ikke utarbeidet.
• Kommunen har ikke et skriftlig internkontrollsystem på KVP-området, herunder skriftlige kontrolltiltak som kan fange opp eventuelle områder på KVP der det er fare for svikt.
• NAV-leder skaffer seg jevnlig oversikt over antall mottakere av økonomisk sosialhjelp i kommunen. Ledelsen har ikke rutiner for å skaffe seg oversikt over tildelings- og gjennomføringsprosessen med tanke på å avdekke fare for svikt på det tilsette området. For eksempel er det ikke en systematisk gjennomgang av vedtak, og vedtak underskrives kun av veileder.
• Målekort rapporteres til rådmann månedlig, men det sier ikke noe om hvor mange deltakere Sør-Fron har i KVP.
• Avvik meldes til Nav-leder som gir tilbakemelding på hva som gjøres. Det er ikke et skriftlig avviksmeldesystem for rapportering og håndtering av avvik/uønskede forhold ved tildeling og gjennomføring av KVP
• Det er ikke en systematisk gjennomgang av om rutinene/styringstiltakene som er laget for det kommunale området ved NAV Sør-Fron, og rutiner for saksbehandling på KVP, blir gjennomført på området tildeling og gjennomføring av KVP.

6. Kommentar til virksomhetens styringssystem

 

Avviket som er gitt under tilsynet knytter seg til at det på tilsynstidspunktet ikke er etablert et styringssystem på det tilsette området. Kravet til styringssystem for de kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen framgår av lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 5.

Plikten til internkontroll innebærer at kommunens ledelse må forsikre seg om at den virksomhet NAV Sør-Fron driver etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, er i samsvar med kravene i lov og forskrift. Kommuneledelsen har ikke etablert systemer for å sikre at tjenesteytingen i NAV er i samsvar med lov og forskrift. Der det er for dårlig styring av aktivitetene knyttet til tildeling og gjennomføring av KVP, vil det kunne være tilfeldig om tildelingen og gjennomføringen av KVP er forsvarlig.

NAV-leder deltar på stabsmøter med rådmann hver 5-6 uke. Her gjennomgås målekortet fra NAV, som gir oversikt over antall sosialhjelpsmottakere. Målekortet gir ikke tall på hvor mange som deltar i KVP, bare tall på frafall fra programmet.

Det er forankret i samarbeidsavtalen mellom NAV Oppland og Sør-Fron kommune at det skal være minimum to møter pr. år. NAV-leder deltar på disse møtene som sekretær. Det er ikke avholdt møte i april 2013. Her ble det tatt opp at Sør-Fron hadde få deltakere i KVP. Samtidig har antall sosialhjelpsmottakere i perioden 2011-2013 gått kraftig ned. Fylkesmannen ser at dette kan ha en sammenheng med at det er få KVP-deltakere.

Ledelsen ved NAV Sør-Fron har myndighet til å fatte vedtak etter lov om sosiale tjenester i NAV. Vedtakene på det tilsette området blir i mange tilfeller ikke underskrevet av NAV-leder. Dette betyr at det fattes vedtak om KVP uten rettslig grunnlag.

Møter holdes hver morgen der man kan ta opp saker. Møtene har ikke fast agenda. Ukemailen gjennomgås en gang i uken på kontormøter. Kontoret har flere møtepunkter og rom for å drøfte saker. Det føres ikke referat fra møtene, og det er derfor vanskelig å gå tilbake og se hva som er tatt opp og hva som er bestemt og hvem som har ansvar for oppfølging.

Formålet med internkontroll er å bidra til faglig forsvarlige tjenester og at kravene i lovgivningen oppfylles gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid.

 

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18. desember 2009, nr. 131

Forvaltningsloven av 10. februar 1967

Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad av 21. desember 2011, nr. 1471

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen av 19. november 2012, nr. 1463

Rundskriv fra Arbeids- og velferdsdirektoratet «Hovednr. 35 – Lov om sosiale tjenester i NAV»

 

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Utkast til samarbeidsavtale mellom Sør-Fron kommune og NAV Oppland av 13.10.2010.
• Lister over 6 mottakere av økonomisk stønad og KVP
• Regnskapsoversikt over 5 sosialhjelpsmottakere
• Vedtaksmal KVP
• Vedtaksmal Økonomisk sosialhjelp
• Arbeidsprosessen i KVP (fra NAV)
• Egenvurderingsskjema (fra NAV)
• Særskilt tilvisningsfullmakt til Anne Marie Hylland av 6. mars 2008 for kurante utbetalinger i NAV-leders fravær – økonomisk sosialhjelp, introduksjonsfullmakt og kvalifiseringsstønad.
• Organisasjonskart for Sør-Fron kommune
• Oversikt over ansatte ved NAV Sør-Fron
• Rutinebeskrivelse for det kommunale området ved NAV Sør-Fron, revidert oktober 2012
• Diverse infoskriv om KVP, fra SH direktoratet fra 2007.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Lister over 6 mottakere av økonomisk stønad og KVP-deltakere
• Regnskapsoversikt over 5 sosialhjelpsmottakere
• 8 brukermapper på KVP og 7 brukermapper på økonomisk stønad, samt de 4 siste vedtakene
• Målekort for februar og oktober 2013
• Målekort for februar og oktober 2013.
• Samarbeidsavtalen mellom NAV Oppland og Sør-Fron. Avtalen er signert januar 2011.
• Referat fra partnerskaps møte den 08.04.2013 med NAV-kontoret, rådmannen og NAV-fylket. Her tas det opp av rådmannen at det er få deltakere
• Revidert avtale om drift og kostnadsfordeling for NAV Sør-Fron mellom Sør-Fron kommune og NAV Oppland fra 01.10.2011
• Fra virksomhetsstrategien 2013 for NAV Oppland

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 3. september 2013
• Diverse e-post
• Formøte gjennomført som besøk i Sør-Fron
• Foreløpig rapport sendt 17.12.2013

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Jan Reinert Rasmussen	Rådmann	x	x	x
Arne-Martin Krogh	NAV-leder	x	x	x
Anne-Marie Hylland	VO, KVP-veileder	x	x	x
Mari Kleiven	VP	x	x	x
Sven Erik Sperstad	VP	x	x
Rita Bredeveien	VO	x	x	x
Ola Bu	VO	x	x	x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Irene Midthaugen, Tone Huuse Svesengen og Åse Kongsvold  

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2013–14 Kvalifiseringsprogrammet

Søk etter tilsynsrapporter

Søk