Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innlending
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Bydel Ullerns etterlevelse av myndighetskrav i sosialtjenestelovens § 4-2 b og c, avlastnings- og støttekontakttjenester.

  • Om bydelen sikrer en forsvarlig tildeling av avlastningstjenester
  • Om bydelen sikrer en forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester
  • Om bydelen sikrer avlastere og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter

Det ble avdekket 3 avvik under tilsynet. Det ble ikke gitt merknader.

Avvik 1, område 1:

Bydelen sikrer ikke at andre enn foreldre til funksjonshemmede barn i tilstrekkelig grad får vurdert sitt behov for avlastning.

Avvik 2, område 2:

Bydelen sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes innen rimelig tid, og midlertidige tiltak vurderes ikke der tjenesten ikke kan iverksettes i samsvar med vedtaket.

Avvik 3, område 3:

Bydelen sikrer ikke at støttekontakter og private avlastere har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter.

Dato:

Karianne Arnkværn
revisjonsleder
Arnfinn Løvik
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Oslo kommune, bydel Ullern i perioden 19.07.07 – 16.10.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Ullern har ca 28 000 innbyggere.

Bydelen er organisert etter en bestiller utøver modell. Etter siste omorganisering ble det opprettet et søknadskontor direkte underlagt bydelsdirektøren. Avdelingssjef nivået ble fjernet og det er nå 21 utøverenheter med hver sin enhetsleder som også er direkte underlagt bydelsdirektøren.

Søknadskontoret behandler alle søknader om avlastning og støttekontakt og har ansvaret for å rekruttere og følge opp støttekontakter og private avlastere. Boligavlastning gis i bydelens egen bolig, Øvre Skogvei, 5 plasser. Bydelen kjøper også gruppeavlastning og boligavlastning i kommunale byomfattende tiltak og hos private aktører. Søknadskontoret og enheten Sosial og psykisk helse har faste møter der de gjennomgår felles saker. Det er ingen faste møter med andre enheter i bydelen utover ledermøtet der alle enhetslederne deltar.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19.07.07.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 19.09.07

Intervjuer: 9 personer ble intervjuet, av dem to per telefon.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 21.09.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfatter 3 områder som samlet vil kunne avdekke om kommunen har en forsvarlig avlastnings- og støttekontakttjeneste, jf sosialtjenesteloven § 4-2, b) og c).

Område 1:

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b, herunder:

  • Om kommunen sikrer at alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunens sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Om kommunen sikrer en praksis der det ikke kreves vederlag for avlastning
  • Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Område 2:

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c, herunder:

  • Om kommunen sikrer at alle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres snarest mulig og i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at alternative tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles

Område 3:

Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jfr. sosialtjenesteloven § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c.

  • Om kommunene sikrer at det skjer vurdering av krav til avlasteres og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter før oppdrag tildeles
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet
  • Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert
  • Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget, samt at det settes inn opplæring/veiledning der det fremkommer behov
  • Når tilsynet har undersøkt om kommunen ”sikrer” tjenestene sine, innebærer dette undersøkelse av hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester, og om den gir de resultater lovgivningen krever

5. Funn

Avvik 1

Bydelen sikrer ikke at andre enn foreldre til funksjonshemmede barn i tilstrekkelig grad får vurdert sitt behov for avlastning.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 4-3 jf 4-2 bokstav b)
  • Internkontrollforskriften § 4.

Funn:

  • Informasjonen på bydelens nettsider avgrenser tjenesten avlastning til foreldre med funksjonshemmede barn eller når foreldrene selv er funksjonshemmede eller syke.
  • Gjennom intervjuer framkom det at relevante instanser og personer i bydelen ikke i tilstrekkelig grad er kjent med at andre enn familier med funksjonshemmede barn kan søke om avlastning.
  • Det framgikk av intervjuer at det ikke ble brukt privat avlastning til eldre.
  • Det ble opplyst i intervjuer at det i hovedsak gis korttidsopphold til eldre uten at det foretas en selvstendig vurdering av avlastningsbehovet.
  • Ved gjennomgang av saksmapper framgikk det at bydelen verken hadde aktive saker om avlastning til eldre eller til andre omsorgsytere enn foreldre. Slike saksmapper ble etterspurt.
  • Det framgår ikke av tilsendt dokumentasjon, se for eksempel bydelsutvalgets vedtatte budsjett, at avlastningstjenesten også omfatter andre enn familier med funksjonshemmede barn.

Avvik 2

Bydelen sikrer ikke at vedtak om støttekontakt iverksettes innen rimelig tid, og midlertidige tiltak vurderes ikke der tjenesten ikke kan iverksettes i samsvar med vedtaket.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester §§ 4-3 jf 4-2 bokstav c)
  • Forvaltningsloven § 42 og ulovfestet rett
  • Internkontrollforskriften § 4

Funn:

  • Av intervju framkom det at 25/26 vedtak om støttekontakt pt ikke er iverksatt og at det kan ta flere måneder før vedtak iverksettes.
  • Av intervjuer framgikk det at bydelen ikke har rutiner for å melde til saksbehandler når vedtaket ikke iverksettes innen rimelig tid.
  • Av intervjuer framgikk det at bydelen ikke foretar en vurdering av midlertidige tiltak der vedtak ikke iverksettes innen rimelig tid.

Avvik 3

Bydelen sikrer ikke at støttekontakter og private avlastere har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 2-3
  • Internkontrollforskriften § 4

Funn:

  • Gjennom intervjuer framkom det at bydelen ikke rutinemessig vurderer hvilke kompetansekrav som må stilles til private avlastere og støttekontakter sett i forhold til brukerens særlige behov.
  • Gjennom intervjuer framkom det at bydelen ikke gir opplæring i forhold til brukerens behov før arbeidet starter, og at det ikke er rutiner som sikrer at opplæringen blir ivaretatt på annen måte.
  • Gjennom intervjuer framkom det at bydelen ikke har prosedyrer på å følge opp private avlastere og støttekontakter. Bydelen gir heller ikke tilbud om systematisk opplæring og/eller veiledning.
  • Gjennom intervjuer framkom det at bydelen ikke har prosedyrer for å evaluere tjenesten i vedtaksperioden, og at private avlastere eller støttekontakter ikke rapporterer til bydelen.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Avvikene som ble avdekket under tilsynet underbygger at bydelens styringssystem er mangelfullt. Fylkesmannen har blant annet merket seg at bydelen ikke har et godt nok system for å skaffe oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt, og det er mangelfulle systemer for evaluering av hele tjenesten. Bydelen har utarbeidet saksbehandlingsrutiner, men mangler blant annet skriftlige rutiner for iverksetting, evaluering og oppfølging av støttekontakter og avlastere. Fylkesmannen fikk også opplyst at bydelen ikke har et avvikssystem som er kjent og implementert på dette området. Bydelen oversendte imidlertid en innholdsfortegnelse over internkontroll på Søknadskontoret og det ble opplyst at det ble prioritert å få rutiner og internkontrollsystemet på plass.

7. Regelverk

  • Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv – sosialtjenesteloven
  • Lov av 10.02.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker – forvaltningsloven
  • Forskrift av 08.06.2001 nr. 676 om individuell plan etter helse- og sosiallovgivningen
  • Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og sosialtjenesten
  • Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

  • Organisasjonskart/ delegasjon/ stillingsbeskrivelser søknadskontoret/oversikt over personal
  • Årsmelding 2006
  • Budsjett 2007
  • Strategisk handlingsplan 2007 -2010.
  • Innholdsfortegnelse Internkontroll Søknadskontoret
  • Saksbehandlingsrutiner for søknadskontoret
  • Alminnelige saksbehandlingsregler
  • 10 avlastningsvedtak pluss sakspapirer
  • 10 støttekontaktvedtak pluss sakspapirer
  • Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket.
  • 13 saksmapper om avlastning og støttekontakt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 19.07.07.
  • Oversendelse av dokumentasjon fra bydelen datert 31.08.07.
  • Program for tilsynet datert 11.09.07.
  • E-poster og telefonsamtale vedrørende gjennomføringen av tilsynet samt en avklaring av bydelens organisering generelt.
  • Ettersendt liste over avlastere og støttekontakter.

9. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Giske Edvardsen

Avdelingssjef, Søknadskontoret

X

X

X

Synnøve Aga

Førstekonsulent, Søknadskontoret

X

X

X

Metter Gjellerud Gjengstø

Førstekonsulent, Søknadskontoret

X

X

X

Inga-Lill Zahl

Førstekonsulent, Søknadskontoret

X

X

Sylvi Askeland

Konsulent, Søknadskontoret

X

X

X

Tove Bjur

Førstekonsulent, Søknadskontoret

X

Martin Olav Folde

Avdelingssjef, Sosial og psykisk helse

X

X

Mary Anne Johannessen

Enhetsleder, Hjemmesykepleie og rehab.

X

X

Silje Roland

Teamleder, Øvre Skogvei

X

X

Synnøve Wollan

Avlaster

X

Jon Bjørnar Sandve

Støttekontakt

X

Fra Fylkesmannen deltok:
Rådgiver Arnfinn Løvik, revisor
Rådgiver Karianne Arnkværn, revisjonsleder
Førstekonsulent Jeanette Kleven, observatør