Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Oslo og Akershus gjennomførte i perioden 10.04.07 til 08.06.07 tilsyn med sosialtjenester til beboere ved Hovinveien boliger.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfatter følgende områder:

  • Tilsynsområde 1
    Om bydel Grünerløkka sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.
  • Tilsynsområde 2
    Om bydel Grünerløkka sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap 4A brukes i henhold til lovverket på de samme aktuelle tjenestemottakere.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble funnet 2 avvik og gitt en merknad.

Avvik 1

Bydel Grünerløkka sikrer ikke at tjenesteyterne ved Hovinveien boliger har tilstrekkelig kompetanse knyttet til Lov om sosiale tjenester Kap 4A.

Avvik 2

Ved organisering i Hovinveien boliger legger ikke bydel Grünerløkka til rette for minst mulig bruk av tvang og makt, jamfør krav til forebygging og andre vilkår i loven.

Merknad 1

Bydel Grünerløkka har et forbedringspotensiale når det gjelder å kontrollere og følge opp om tjenestene ved Hovinveien boliger er forsvarlige i henhold til lovverket.

Dato:

Terje Hermansen
revisjonsleder
Øivind Pedersen
revisor

 

 

Inger Bøvre
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved bydel Grünerløkka, Hovinveien boliger, i perioden 10.04.07 – 08.06.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Grünerløkka er delt inn i fire avdelinger. Helse- og sosial avdelingen er en egen avdeling. Avdelingen har en bestillerenhet og flere utførerenheter. Hjemmebaserte tjenester er en utførerenhet. Seksjonen Hjemmebaserte tjenester er delt inn i fire fagavdelinger og er organisert under seksjonssjef. Hovinveien boliger er fra 2007 organisert under nyopprettet Fagavdeling for miljøarbeid og psykisk helse. Tidligere var Hovinveien boliger direkte underlagt seksjonssjef.

Hovinveien boliger består av 8 leiligheter hvor det bor tjenestemottakere med ulik grad av hjelpebehov. I tillegg er det fire tjenestemottakere som bor utenfor Hovinveien boliger som mottar tjenester fra personale ved Hovinveien boliger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.04.07.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Samtaler ble avholdt med følgende i forkant av åpningsmøte:

2 representanter fra Ullevål Universitetssykehus, Avdeling for voksenhabilitering.

Åpningsmøte ble avholdt 21.05.07.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Dokumentgranskning
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Hovinveien boliger 21.05.07.

Sluttmøte ble avholdt 23.05.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Område 1.

Om bydel Grünerløkka sikrer at aktuelle tjenestemottakere ved Hovinveien boliger mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester bokstav a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser, herunder:

  • Forsvarlig planlegging og organisering
  • Forsvarlig utførelse og vedlikehold

Område 2.

Om bydel Grünerløkka sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakere, herunder

  • Forsvarlig planlegging og organisering
  • Forsvarlig utførelse og vedlikehold

5. Funn

Under tilsynet ble det funnet 2 avvik og gitt 1 merknad.

Område 1

Det ble gitt en merknad.

Det ble ikke gitt avvik.

Merknad 1

Bydel Grünerløkka har et forbedringspotensialet når det gjelder å kontrollere og følge opp om tjenestene ved Hovinveien boliger er forsvarlige i henhold til lovverket.

Merknaden er basert på følgende:

  • Ved dokumentgranskning og intervjuer fremkom at bydelen ikke har skriftlige rutiner og et system for å følge med og sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosiallovgivningen som omfatter Hovinveien boliger.
  • Ved intervjuer og dokumentgranskning fremkom at en kartlegging av bistandsbehov som medførte reduserte tjenester ikke er skriftliggjort.

Område 2

Det ble ikke gitt noen merknader.

Det ble gitt to avvik.

Avvik 1

Bydel Grünerløkka sikrer ikke at tjenesteyterne ved Hovinveien boliger har tilstrekkelig kompetanse knyttet til Lov om sosiale tjenester Kap 4A.

Avvik fra følgende myndighetskrav

  • Lov om sosiale tjenester §§ 2-3 og 4A-4

Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Avviket er basert på følgende:

  • Gjennom intervjuer og dokumentgranskning fremkom at det verken foreligger opplæringsplan for ansatte i bydelen eller ved boligen.
  • Gjennom intervjuer og dokumentgranskning fremkom at det ikke har vært gitt tilstrekkelig opplæring knyttet til Kap 4A. Opplæring er blitt etterspurt av tjenesteyterne men ikke gjennomført.
  • Gjennom intervjuer, dokumentgranskning og samtale fremkom at det er svært få ansatte med relevant høgskoleutdanning og at disse er fordelt på flere tjenestesteder.
  • Gjennom intervju, dokumentgranskning og samtale fremkom at det ikke gis tilstrekkelig systematisk opplæring, veiledning og oppfølging av de ansatte.

Avvik 2

Ved organisering i Hovinveien boliger legger ikke bydel Grünerløkka til rette for minst mulig bruk av tvang og makt, jamfør krav til forebygging og andre vilkår i loven.

Avvik fra følgende myndighetskrav

  • Lov om sosiale tjenester §§ 4A-1, 4A-4 og 4A-5

Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Avviket er basert på følgende:

  • Gjennom intervjuer, samtale, dokumentgranskning og befaring fremkom at den daglige organiseringen medfører stor grad av uforutsigbarhet for tjenestemottakerne fordi tjenesten blir planlagt fra dag til dag.
  • Intervjuer, samtale og dokumentgranskning viste at den daglige organiseringen vanskeliggjør systematisk veiledning av tjenesteyterne fordi tjenesten blir planlagt fra dag til dag og det er således i liten grad planlagt hvem tjenesteyterne skal yte tjenester til.
  • Ved dokumentgranskning, intervjuer og samtale fremkom at organiseringen av fagstillingene ikke gir rom for tilstrekkelig veiledning av de øvrige ansatte, se brev av 16.05.07 fra Ullevål universitetssykehus, Avdeling for voksenhabilitering.

6. Virksomhetens styringssystem

Virksomheten mangler skriftlige rutiner og et system for å følge med og sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosiallovgivningen. Dokumentasjon og kommunikasjon brukes imidlertid aktivt i den daglige tjenesteytingen og informasjonen om behov for tjenester og eventuelt endrede behov blir rapportert til bestillerkontoret i bydelen.

Tjenesten bærer preg av at det er mange styringssystemer på tjenestestedsnivå, blant annet ble det nevnt og lagt frem under befaringen 63 vaktbeskrivelser som tjenesteyterne skal yte tjenester etter.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester
  • Rundskriv IS-10/2004 Rettsikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor enkelte personer med psykisk utviklingshemning
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift om individuell plan
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester
  • Lov om helsetjenesten i kommunen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for bydelen og hvordan tjenester til personer med utviklingshemning er organisert
  • Bydelens delegasjonsreglement
  • Opplæringsplan for nyansatte i Hovinveien boliger
  • Plan for Hovinveien, prioriterte arbeidsområder 2007
  • Skjema vedrørende medisinutlevering, skjema for registrering av epileptiske anfall og skjema for registrerting av faresituasjoner
  • Oversikt over organiseringen av Hovinveien boliger
  • Oversikt over ansatte ved Hovinveien boliger
  • Anonymiserte vedtak om tjenester for tjenestemottakerne ved Hovinveien boliger
  • Skjema for skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner
  • Rutiner, systemer og prosedyrer angående Kap. 4A ved Hovinveien boliger
  • Bydelens nettsider

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmapper vedrørende to tjenestemottakere ved Hovinveien boliger
  • Dokumentasjon som befant seg på Hovinveien boliger, herunder perm vedrørende Kap 4A, arbeidsplaner som skulle iverksettes i etterkant av tilsynet og beboerpermer.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 10.04.07
  • Svarbrev fra Bydel Grünerløkka datert 30.04.07
  • Telefonkontakt og korrespondanse per mail mellom revisjonsleder og bydel Grünerløkka forut for tilsynet
  • Program for tilsynet

Andre informasjonskilder:

  • Fylkesmannens egne dokumenter, som saker etter Kap 4A
  • Brev fra Ullevål universitetssykehus, Avdeling for voksenhabilitering datert 16.05.07
  • Referat fra møte mellom bydel Grünerløkka og Avdeling for voksenhabilitering datert 26.04.07

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Tove Skillingstad

Saksbehandler

X

X

X

Gunhild Angell

Seksjonssjef, Bestillerenheten

X

X

X

Virginia Rajesan

Avedelingsleder, Fagavdeling for miljøarbeid og psykisk helse

X

X

X

Anne Bente Gran

Avdelingsleder

X

X

X

Tage Guldvog

Fungerende bydelsdirektør, Avdelingssjef helse og sosial

X

 

X

Karin Gjerdrum Olsen

Miljøarbeider

 

X

X

Jatinder Sharma

Seksjonssjef, hjemmebaserte tjenester

   

X

Lise Echholt

Førstekonsulent, bydelsadministrasjonen

   

X

Humberto Matthews

Miljøterapeut

 

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder, rådgiver Terje Hermansen
Revisor, rådgiver Øivind Pedersen
Observatør, førstekonsulent Inger Bøvre