Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomførte 18. og 20. april 2007 tilsyn med helse- og sosialtjenester til voksne med alvorlig psykisk lidelse i Oslo kommune, bydel Alna.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

  • Oppstartfasen – tilgjengelighet til tjenester, håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning av behov og avgjørelse/vedtak om tjenester
  • Iverksettingsfasen – iverksetting av tjenester innen forsvarlig tid, i tråd med plan og utredning og krisehåntering
  • Oppfølgingsfasen – sikring av kontinuitet, oppfølging av tjenestemottakerne, revurdering av behov og eventuelt justering av tjenester

I forhold til hver fase er det undersøkt om bydelen oppfyller krav i sosial- og helselovgivningen om:

  • brukermedvirkning
  • koordinering av tjenestene
  • individuelt tilpassede tjenester
  • forsvarlig tjenesteyting

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble funnet 3 avvik.

Avvik 1:

Bydelen har ikke en koordinerende enhet for habilitering- og rehabiliterings-virksomheten som er synlig og lett tilgjengelig

Kommentar:
God informasjon og en tydelig organisering er en forutsetning for å få koordinerte og samordnede tjenester. Tjenester som inngår i kommunens helsetjenestetilbud skal integreres i et samlet tverrfaglig re-/habiliteringstilbud, og ved behov skal helsetjenesten samarbeide med sosialtjenesten.

Avvik 2:

  • Bydelen har ikke et system som sikrer at alle vedtak om støttekontakt iverksettes innen forsvarlig tid.

Kommentar:
Bydelen har bl.a. nettverksgrupper som et alternativ til støttekontakt. Det er imidlertid vesentlige forskjeller mellom ordningene. Støttekontakt er knyttet til en bruker, og en nettverksgruppe består av flere brukere med en fagperson som leder. Støttekontakt er en lovregulert oppgave, noe ordningen med nettverksgrupper o.l. ikke er.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus har imidlertid merket seg at støttekontakt er et satsningsområde i bydelen, og at det arbeides aktivt og bevisst med å rekruttere støttekontakter. Enhet for psykisk helsearbeid har fått styrket sin bemanning for å bl.a. å rekruttere og følge opp støttekontakttjenesten.

Avvik 3:

Bydelen sikrer ikke at det fattes vedtak om praktisk bistand og opplæring til tjenestemottakere med alvorlige psykiske lidelser i samlokaliserte boliger

Dato: 15. juni 2007

Heidi Fugli
revisjonsleder
Ketil Kongelstad
revisor

 

 

Karianne Arnkværn
revisjonsleder
Marit Thorseth
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Oslo kommune, bydel Alna, i perioden 060207 - 150607. Tilsynet ble gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus. Tilsynet er en del av et landsomfattende felles tilsyn i 2007 med sosial- og helsetjenester til personer med alvorlige psykiske lidelser, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innenfor det tema tilsynet omfatter.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med psykisk sykdom.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport. Oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved revisjonsbevis. Revisjonsbevis innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring


2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Alna har ca. 44 500 innbyggere. Bydelen er organisert med et Bestillerkontor og fagavdelinger for utførertjenestene. Sosial- og helsetjenesten er direkte underlagt bydelsdirektør med ledergruppe, og omfatter blant annet enhet for psykisk helsearbeid. Enhet for psykisk helsearbeid skal ha den samlede oversikt over hoveddelen av personer med psykiske lidelser med behov for bistand fra bydelen, og er bydelens hovedkontakt til spesialisthelsetjenesten. Enhet for psykisk helsearbeid har både en bestiller- og utøverfunksjon. Enheten fatter vedtak om tjenester til personer med psykiske lidelser som er knyttet til enheten, og utfører også tjenestene. Vedtak om administrering av legemidler fattes imidlertid av Bestillerkontoret, og ytes av enhet for hjemmetjenesten. Enhet for hjemmetjenesten er organisert i tre områder; Furuset og Ellingsrud, Haugerud og Trosterud, samt Teisen og Tveita. Enhet for mennesker med funksjonshemninger yter tjenester til funksjonshemmede.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 6. februar 2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Forundersøkelse:

Forut for tilsynet ble det holdt telefonintervju med to fastleger, en støttekontakt og tilhørende Distrikts psykiatriske senter.

Åpningsmøte ble avholdt 18. april 2007.

Intervjuer
12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 20. april 2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var bydelens planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrer at personer med alvorlig psykisk sykdom får forsvarlige tjenester. De aktuelle problemstillingene er belyst i tre faser gjennom fire perspektiver. Bydelens oppgaver innenfor hver av disse har sammenheng med og kan påvirke hverandre.

Oppstartfasen

tilgjengelighet til tjenester, håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning av behov og avgjørelse/vedtak om tjenester

Iverksettingsfasen

iverksetting av tjenester innen forsvarlig tid, i tråd med plan og utredning og krisehåndtering

Oppfølgingsfasen

sikring av kontinuitet, oppfølging av tjenestemottakerne, revurdering av behov og eventuelt justering av tjenester

I forhold til hver fase er det undersøkt om bydelen oppfyller krav i sosial- og helselovgivingen om:

  • brukermedvirkning
  • koordinering av tjenestene
  • individuelt tilpassede tjenester
  • forsvarlig tjenesteyting

5. Funn

Avvik 1

Bydelen har ikke en koordinerende enhet for habilitering- og rehabiliteringsvirksomhet som er synlig og lett tilgjengelig.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om helsetjenesten i kommunene § 1-3 1 ledd nr 3, jf. forskrift om habilitering og rehabilitering § 8, 2. ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

  • Det fremkom gjennom intervjuer at det ikke har vært noen koordinerende enhet i bydelen siden 2004
  • Gjennom dokumentgransking fremkom ingen opplysninger om hvordan bydelen sikrer koordinerte og samordnede tjenester
  • Flere samarbeidende enheter etterlyste et mer formelt tverrfaglig samarbeid

Kommentar:
God informasjon er en forutsetning for å få koordinerte og samordnede tjenester. Tjenester som inngår i kommunens helsetjenestetilbud skal integreres i et samlet tverrfaglig re-/habiliteringstilbud, og ved behov skal helsetjenesten samarbeide med sosialtjenesten.

Avvik 2

Bydelen har ikke et system som sikrer at alle vedtak om støttekontakt iverksettes innen forsvarlig tid.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4-3, jf. § 4-2 c, jf. forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester § 3, jf. forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4, bokstav f og g.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

  • I flere intervjuer framkom at ikke alle vedtak om støttekontakt ble iverksatt innen forsvarlig tid
  • Gjennom dokumentgransking framkom ingen opplysninger eller prosedyrer for hvordan bydelen skal sikre at vedtak om støttekontakt blir iverksatt innen forsvarlig tid
  • Gjennom intervjuer og dokumentgransking framkom at bydelen ikke har prosedyrer som sikrer at alternative tiltak blir vurdert i hver sak der vedtak om støttekontakt ikke blir iverksatt innen forsvarlig tid.
  • I flere intervjuer framkom at bydelen i enkelte saker iverksetter alternative tiltak, men at det ikke er praksis å foreta en rutinemessig vurdering i slike saker

Kommentar:
Bydelen har bl.a. nettverksgrupper som et alternativ til støttekontakt. Det er imidlertid vesentlige forskjeller mellom ordningene. Støttekontakt er knyttet til en bruker, og en nettverksgruppe består av flere brukere med en fagperson som leder. Støttekontakt er en lovregulert oppgave, noe ordningen med nettverksgrupper o.l. ikke er. Alternative måter å organisere støttekontakttjenesten på kan bli en uthuling av en lovhjemlet tjeneste. For personer med en alvorlig psykisk lidelse, vil det være vanskelig for enkelte å forholde seg til en nettverksgruppe o.l. ordninger. De vil derfor gjennomgående ha et større behov for en støttekontakt å forholde seg til, bl.a. til å følge til ulike aktiviteter, sosialt samvær og støtte til å mestre sosiale situasjoner

Avvik 3

Bydelen sikrer ikke at det fattes vedtak om praktisk bistand og opplæring til tjenestemottakere med alvorlige psykiske lidelser i samlokaliserte boliger

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 8-1, jf. §§ 4-3 og 4-2 a, jf. forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

  • Det fremkom under intervju og dokumentgransking at brukere i samlokaliserte boliger ikke hadde vedtak om praktisk bistand og opplæring

6. Regelverk

  • lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
  • lov av 30.3.1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • lov av 13.12.1991 nr 81 om sosiale tjenester m. v.
  • lov av 2.7.1999 nr 64 om helsepersonell
  • lov av 2.7.1999 nr 63 om pasientrettigheter
  • lov av 10.2.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • forskrift om individuell plan
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester
  • forskrift om habilitering og rehabilitering

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Årsmelding
  • Strategisk plan 2006 – 2009
  • Sektorplaner 2006 – 2009
  • Handlingsplan for psykisk helsearbeid 2004 – 2008
  • Lokal samarbeidsavtale psykisk helse Aker universitetssykehus HF og bydel Alna og bydel Bjerke
  • Tjenesteutvikling i 2006 – 2007
  • Årsplan 2007 – Enhet for psykisk helsearbeid
  • Handlingsplan for kompetanseutvikling for psykisk helsearbeid 2006
  • Utkast til plan for opplæring og kompetanseutvikling 2007
  • Sikkerhetsrutiner for enhet for psykisk helsearbeid
  • Sikkerhetsrutiner for Ellingsrudåsen boliger
  • Sikkerhetsrutiner Veslestua
  • Referater fra møter med Brukerråd med arbeidsgruppe med vedlegg
  • Prosessdokument for brukerundersøkelse
  • Referat dialogmøte for ansatte i enhet for psykisk helsearbeid
  • Rutine for tjenesteutøvelsen for enhet psykisk helsearbeid
  • Rutine kvalitetssikring av tjenester – støttekontakt
  • Rutine kvalitetssikring av tjenester – dagsenter
  • Rutine kvalitetssikring av tjenester – praktisk bistand i hjemmet
  • Rutine for kvalitetssikring av tjenester – hjemmesykepleie
  • Rutine for kvalitetssikring av tjenester – tjenester til funksjonshemmede
  • Rutine for kvalitetssikring av tjenester – omsorgsbolig med bemanning
  • Rutine for kvalitetssikring av tjenester – samhandling med bruker
  • Rutine for avklaring av ansvar mellom enheter
  • Rutine Samordningsteam
  • Kartleggingsverktøy for tverrfaglig tiltak – ”Alna-modellen”
  • Prosedyre for saksgang og søknadsbehandling for enhet psykisk helsearbeid 2007
  • Prosedyre for individuell plan – utarbeidelse og gjennomføring
  • Brosjyre Banken Aktivitetshus og Veslestua
  • Psykisk helsearbeid – aktivitetsoversikt
  • Unikt målekort 2006 enhet for psykisk helsearbeid
  • Rapport fra Kommunerevisjonen nr. 23/2006 – Psykisk helsearbeid – bruk av individuelle planer i to bydeler, vedlagt bydelens kommentar til rapporten
  • Rapport fra Kommunerevisjonen nr. 24/2006 – Psykisk helsearbeid – styringsinformasjon, vedlagt bydelens kommentar til rapporten
  • Oppfølgingstjenesten psykiatri/rus – system for daglig drift
  • Invitasjon til seminar med oppfølgingstjenesten for personer med psykisk lidelse og rusmiddelproblemer
  • Rutine for melding av saker til samordningsteamet
  • Mandat for koordinerende utvalg for handlingsplan for psykisk helsearbeid
  • Fullmakter for 2007
  • Delegasjonsfullmakter for 2007
  • Stillingsbeskrivelser for leder enhet for psykisk helsearbeid, merkantil konsulent, fagkonsulent, miljøterapeut, koordinerende miljøterapeut og saksframlegg for opprettelse av stilling i bestillerfunksjonen for enhet for psykisk helsearbeid
  • Møteplan våren 2007 for enhet for psykisk helsearbeid
  • Program for seminar psykisk helsearbeid 27. november 2006
  • Program individrettet arbeid 2. og 3. november 2004
  • Program psykisk helsearbeid 21. september 2005

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Gjennomgang av journaler/mapper fra 16 tjenestemottakere
  • Gjennomgang av møtebok for henvendelser og fordeling av saker – enhet for psykisk helsearbeid
  • Nøkkeltall 2006 – enhet for psykisk helsearbeid

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel for tilsynet datert 6. februar 2007
  • Tilsendt dokumentasjon fra bydel Alna datert 19. mars 2007
  • Program for tilsynet 29. mars 2007

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Hanne I. Xepapadakis

Leder for enhet forebygging og rehabilitering

x

x

x

Solveig Rose Røthe

Leder for enhet psykisk helsearbeid

x

x

x

Anne Finsveen

Sosialkonsulent, Oppfølging

x

x

x

Elisabeth Lehne

Førstekonsulent, enhet psykisk helsearbeid

x

x

x

Christian Tangen Berntsen

Miljøarbeider, Ellingsrud boliger

x

x

x

Arnstein Øverland

Førstekonsulent, Bestillerkontoret

x

Anne Grete S. Wagner

Leder Bestillerkontoret

x

x

Liv Johansen

Sykepleier, Hjemmetjenesten

x

x

x

Liljan Celius

Leder Mennesker med funksjonshemninger

x

x

x

Unni Aasbø

x

x

Bjørg T. Madsen

Avdelingssjef

x

x

Frank Thrana

Bydelsoverlege

x

x

Elisabeth Engen

Førstekonsulent, enhet psykisk helsearbeid

x

Toril Andreassen

Psykiatrisk sykepleier, enhet psykisk helsearbeid

x

Erik Kjeldstadli

Bydelsdirektør

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver/sykepleier Heidi Fugli, Helsetilsynet i Oslo og Akershus, revisjonsleder
Rådgiver/jurist Karianne Arnkværn, Fylkesmannen i Oslo og Akershus sosial og familieavdeling,
revisor ass fylkeslege Ketil Kongelstad, Helsetilsynet i Oslo og Akershus, revisor
Rådgiver/statsviter Marit Thorseth, Fylkesmannen i Oslo og Akershus sosial og familieavdeling, revisor