Helsetilsynet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.


Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynsområde 1

Om bydel Nordstrand sikrer at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Det ble gitt 1 avvik på dette området.

Avvik 1

Bydel Nordstrand sikrer ikke at alle aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud ved tildeling av tjenester i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Tilsynsområde 2

Om bydel Nordstrand sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakerne.

Det ble gitt 1 avvik på dette området.

Avvik 1

Bydel Nordstrand sikrer ikke at alle aktuelle ansatte har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i henhold til Lov om sosiale tjenester Kap. 4A.

Dato: 16.05.08

Rådgiver Øivind Pedersen
revisjonsleder
Rådgiver Inger Bøvre
revisor

 

 

Rådgiver Sunniva Holberg
revisor

 

 

1. Innledning

 

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med bydel Nordstrand — Glimmerveien boliger, Birger Olivers vei boliger og Peder Holters vei boliger i perioden 29.01.08 — 16.05.08. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet for året 2008.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bydel Nordstrand har ca. 45000 innbyggere og er beliggende sørøst i Oslo.

Bydelen gjennomgikk en større omorganisering høsten 2007, bydelen er nå organisert med i bydelsdirektør og 2 assisterende bydelsdirektører, samt 11 resultatenheter og 2 stabsenheter. Resultatenhet for bo- og dagtilbud organiserer utførertjenestene til de personene med utviklingshemmede som omfattes av dette tilsynet. Bestillerkontoret er en egen resultatenhet.

Bydelen har 12 samlokaliserte boliger for personer med utviklingshemning. 3 av disse boligene er blitt gjort til gjenstand for dette tilsynet, dette gjelder Glimmerveien boliger, Birger Olivers vei boliger og Peder Holters vei boliger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.01.08 og med endret dato 12.02.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Samtale ble avholdt 29.02.08 med Avdeling for voksenhabilitering i Oslo

Åpningsmøte ble avholdt 02.04.08.

Intervjuer
12 personer ble intervjuet 02.04.08 og 03.04.08..

Det ble gjennomført befaring ved Glimmerveien boliger, Birger Olivers vei boliger og Peder Holters vei boliger 02.04.08 og 03.04.08.

Sluttmøte ble avholdt 09.04.08.

4. Hva tilsynet omfattet

 

Lov om sosiale tjenester Kap. 4A — Rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med utviklingshemning.

Område 1.

Om bydel Nordstrand sikrer at aktuelle tjenestemottakere ved Glimmerveien boliger, Birger Olivers vei boliger og Peder Holters vei boliger mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Område 2.

Om bydel Nordstrand sikrer at bruk av tvang og makt etter Lov om sosiale tjenester Kap. 4A brukes i henhold til lovverket overfor de samme aktuelle tjenestemottakerne.

5. Funn

Det ble ikke gitt noen merknader på noen av de to tilsynsområdene.

Område 1

Avvik 1

Bydel Nordstrand sikrer ikke at aktuelle tjenestemottakere mottar et forsvarlig tjenestetilbud ved tildeling av tjenester i samsvar med eventuelle endrede bistandsbehov og uavhengig av endrede rammebetingelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav

  • Lov om sosiale tjenester § 4-2 a og c, jamfør § 4-3.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 16, 17, 24, 25 og 33.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 g.

Avviket bygger på følgende

Ved dokumentgranskning og intervjuer g det frem at bydelen ikke har et forsvarlig system som sikrer at vedtak blir vurdert og fornyet selv om tjenesten om praktisk bistand og opplæring blir videreført.

  • Dokumentgranskning og intervjuer viser at bydelen ikke følger sine egne rutiner for å sikre samarbeidet mellom bestillerenheten og utførerenhetene.
  • Ved dokumentgranskning fremkommer det at det er blitt fattet vedtak om redusering av tjenesten uten at dette er blitt grunngitt.
  • Dokumentgranskning viser at det ved redusering av tjenester ikke er blitt foretatt en forhåndsvarsling om endringen.
  • Dokumentgranskning viser at en klagesak ikke er blitt oversendt til Fylkesmannen.
  • I vedtakene vises det til vedlagt bistandsplan som skal spesifisere tjenesten.
  • Dokumentgranskning og intervjuer viser at denne planen i mange tilfelle ikke er vedlagt, samt at det råder uklarhet om hvilket dokument dette faktisk er.

Område 2

Avvik 1

Bydel Nordstrand sikrer ikke at alle aktuelle ansatte har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i henhold til Lov om sosiale tjenester Kap. 4A.

Avvik fra følgende myndighetskrav

Lov om sosiale tjenester § 4A-1 og 4A-4, jamfør § 2-3.

Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 c.

Avviket bygger på følgende

Ved dokumentgranskning, intervjuer og samtaler fremkommer det at ansatte ikke har

tilstrekkelig kunnskap om sentrale begreper i lovverket, herunder utøvelsen av tvang og makt.

Ved dokumentgranskning og intervjuer går det frem at internopplæring i boligene

inneholder omtaler og beskrivelser knyttet til tvang og makt som ikke er i henhold til lovens ordlyd.

Dokumentgranskning og intervjuer viser at bydelen ikke har en samlet og koordinerende plan for opplæring i lovverket.

Andre funn

Dette gjelder funn som ikke direkte faller inn under tilsynsområdene, men som ble avdekket under tilsynet og presentert på sluttmøtet.

1. Vedtakene om praktisk bistand og opplæring til flere av de aktuelle tjenestemottakerne inneholdt ulike former for og grader av å ta egenbetaling/vederlag. Det syntes ikke å være noe sammenheng eller systematikk med hensyn til dette, og i flere tilfeller vil denne innkrevingen være i strid med forskriften. På sluttmøtet ble det fra bydelens side anført at dette aldri er blitt innkrevd.

2. En søknad fra pårørende/hjelpeverge fra 2005 om støttekontakt ble funnet ubehandlet i en saksmappe.

 

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Bydel Nordstrand har utarbeidet egne prosedyrer for intern systemrevisjon, og det er der anført at bydelen skal føre tilsyn med bydelens tjenester. Ut fra Fylkesmannens kjennskap i forbindelse med dette tilsynet er det ikke blitt ført tilsyn med de tjenester som omfattes av denne systemrevisjonen det siste året.

Tilsynsmyndigheten - Fylkesmannen har konkludert med svikt i kommunens egen internkontroll, noe som viser seg gjennom funnene i de 2 avvikene som er blitt avdekket.

7. Regelverk

 

  • Lov om sosiale tjenester.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.
  • Forskrift om individuell plan i helse og sosialtjenesten.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for bydelen, herunder hvordan tjenester til personer med utviklingshemning er organisert.
  • Bydelens delegasjonsreglement, deriblant utpeking av overordnet faglig ansvarlig for tjenesten knyttet til Kap. 4A.
  • Bydelens internkontrollsystem.
  • Oversikt over organiseringen ved de 3 tjenestestedene.
  • Oversikt over alle ansatte ved de 3 tjenestestedene.
  • Anonymiserte vedtak om tildeling av tjenester for de aktuelle tjenestemottakerne.
  • Skjema for skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner.
  • Rutiner, systemer og prosedyrer angående Kap. 4A ved de 3 tjenestestedene.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmapper vedrørende de aktuelle tjenestemottakerne.
  • Sakspapirer og dokumenter på tjenestestedene.
  • Prosedyrer knyttet til disponering og oppbevaring av brukers midler, elektronisk kvalitetssystem og registrering av avvik.

Dokumenter hos Fylkesmannen:

  • Saksmapper knyttet til aktuelle tjenestemottakere og Kap. 4A.
  • Utdrag fra bydelens nettsider.
  • Årsmelding og årsstatistikk for bydelen 2007.
  • Rapport fra landsomfattende tilsyn 2005 med tjenester til voksne personer med langvarige og sammensatte behov.
  • Arbeidstilsynets rapport fra tilsyn med Glimmerveien bolig i 2007.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 29.01.08 og med endret dato 12.02.08.
  • Program for revisjonen.
  • E-post fra Fylkesmannen vedrørende tilleggsopplysninger, samt svar fra kommunen.

 

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon/stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte
Marie Anbjørg Joten Ass. bydelsdirektør X   X
Torgeir Solberg Miljøarbeider X X X
Cherry Arambulo Sykepleier X X X
Inger-Lise Dahl Tjenesteleder X X X
Kristine Aarhus Miljøarbeider X X X
Cathrine Belle Miljøterapeut/vernepleier X X X
Gro Nielsen Tjenesteleder X X X
Agnes Kristiansen Omsorgsarbeider X X  
Randi Baastad Miljøarbeider X X X
Anita Kolstad Tjenesteleder X X X
Sissel Badendyck Kvalitetsrådgiver X   X
Rupinder Bains Enhetsleder bo- og dagtilbud X X X
Per Johannessen Bydelsdirektør X    
Kan Skredsvik Enhetsleder bestillerenheten X X  
Anne Morstad Fagkonsulent b.enheten X X X
Marit Lindberg Teamleder, avd. for v.h.     X
Nils-Øivind Offernes Psykolog, avd. for v.h.     X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Øivind Pedersen, revisjonsleder
Rådgiver Inger Bøvre, revisor

Rådgiver Sunniva Holberg, revisor
Førstekonsulent Jeanette Kleven, observatør